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Servizi aggiuntivi Fatturazione Elettronica > Servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti

Incassi e pagamenti

Il modulo incassi e pagamenti è lo strumento gestionale di Aruba che, grazie alla perfetta integrazione con il servizio di Fatturazione Elettronica, consente di avere il controllo completo su incassi, pagamenti e movimenti di cassa

Incassi e pagamenti, infatti, permette di agire non solo sulle fatture, ma anche sulle singole rate che compongono una fattura, con la possibilità di modificarle e gestirle.

Per maggiori dettagli visionare la pagina dedicata.

Elenco step da eseguire procedura guidata di riconciliazione
La procedura guidata di riconciliazione si compone di 5 step. Nella guida il quadro generale delle operazioni da eseguire.

Step 1 e 2: caricamento documento e selezione campi
I primi due step per l'inserimento di una nuova riconciliazione sono il caricamento del file .csv o .xls/xlsx contenente i movimenti del conto corrente della banca da riconciliare e la compilazione dei campi relativi al file caricato. I dettagli nella guida.

Step 3: selezione banca e periodo dei movimenti
Lo step 3 della procedura guidata di riconciliazione richiede di indicare quale è la banca in cui sono presenti i movimenti del conto corrente da riconciliare e il periodo di riferimento. I dettagli nella guida.

Step 4: associazione automatica tra movimenti banca e movimenti applicazione
In questo step il sistema indica proposte di riconciliazione fra i movimenti del conto corrente (presentati a sinistra) e le rate/i movimenti manuali dell'applicazione (a destra). Si può scegliere di confermarla, annullarla o saltare lo step. I dettagli nella guida.

Step 5: associazione manuale tra movimenti banca e movimenti applicazione
Nello step 5 è richiesto di indicare l'associazione tra i movimenti della banca importati con file excel e le rate e i movimenti manuali di prima nota associati a quella banca per il periodo prescelto. I dettagli nella guida.

1.1 Acquisto del servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti
Incassi e pagamenti è acquistabile su Aruba come servizio aggiuntivo a quello di Fatturazione Elettronica. L'ordine può essere eseguito dal sito pec.it, dalla propria area clienti o dal pannello di Fatturazione Elettronica. I dettagli nella guida.

1.2 Configurazione del servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti
La configurazione di Incassi e pagamenti consente di impostare banche predefinite per la gestione degli incassi (fatture inviate) e dei pagamenti (fatture ricevute). Le banche indicate saranno utilizzate qualora non sia possibile collegare una fattura (e le relative rate) a una banca presente in anagrafica. Nella guida la procedura di configurazione.

10.1 Censimento banche o casse per pagamento rate fattura
Il pannello permette di inserire banche o casse su cui si vuole che sia predisposto l'incasso o il pagamento delle rate della fattura. Tutti i dettagli nella guida.

10.2 Impostare banche e casse predefinite da associare a incassi e pagamenti
Con Incassi e pagamenti è possibile impostare una cassa ed una banca predefinite da associare agli incassi ricevuti relativamente alle fatture inviate e ai pagamenti fatti sulle fatture ricevute. I dettagli nella guida.

10.3 Modificare i dati di una banca censita a sistema
Il menu Anagrafiche > Banche del pannello di Fatturazione consente di censire nuove banche su cui si vuole che sia predisposto l'incasso o il pagamento delle rate della fattura. Nella guida le modalità per variare uno o più dati inseriti.

10.4 Come eliminare una banca censita a sistema
Se si vuole eliminare una banca cui sono associati dei movimenti di prima nota e le eventuali riconciliazioni, il sistema chiede di sceglierne altra cui associare quegli stessi movimenti. I dettagli nella guida.

10.5 Modificare o eliminare una cassa aggiuntiva creata
Su Anagrafiche > Banche e casse è possibile creare casse aggiuntive, oltre alla Cassa contanti predefinita e creata da sistema. Nella guida le modalità per modificarle o eliminarle.

10.6 Estrarre l'anagrafica di più banche e casse contemporaneamente
Dal menu a tendina Azioni in alto a sinistra del menu Anagrafiche > banche è possibile estrarre l'anagrafica di più banche contemporaneamente. Le modalità nella guida.

11.1 Ricezione avvisi per eventi salvati sui calendari Incassi e Pagamenti
Il menu Impostazioni > Generali del pannello di Fatturazione Elettronica consente di indicare un indirizzo email di posta ordinaria su cui ricevere avvisi relativi agli eventi salvati su Agenda. Tutti i dettagli nella guida.

11.2 Visualizzazione eventi salvati su calendari Incassi e Pagamenti
Con il modulo incassi e pagamenti sono resi disponibili su menu Agenda due calendari predefiniti Incassi e Pagamenti. Gli eventi associati ai calendari vengono inseriti di default a sistema e non è possibile aggiungerne altri. Tutti i dettagli nella guida.

11.3 Modifica ricezione notifiche email per eventi su calendari Incassi e Pagamenti
Per ogni scadenza riportata in Agenda è possibile modificare le modalità di ricezione di una notifica email per le stesse. I dettagli nella guida.

12.1 Disattivazione Incassi e pagamenti
Una guida dettagliata su come disattivare Incassi e pagamenti in caso di non utilizzo.

2.1 Modalità di rinnovo Fatturazione Elettronica e Incassi e pagamenti
Il rinnovo del servizio aggiuntivo Incassi e Pagamenti va eseguito in contemporanea a quello di Fatturazione Elettronica. Cliccando nella guida si viene rimandati a quella di Fatturazione Elettronica da cui visionare le modalità.

2.2 Visualizzare se Incassi e pagamenti è attivo da pannello
Il pannello di Fatturazione Elettronica, in corrispondenza del form Stato servizio in home page consente di visionare se Incassi e Pagamenti è attivo. I dettagli nella guida.

2.3 Visualizzare se Incassi e pagamenti è attivo da area clienti
Da area clienti è possibile visualizzare se il modulo incassi e pagamenti è attivo. I dettagli nella guida.

3.1 Funzionalità aggiuntive menu Fatture Inviate
Il servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti consente di gestire gli incassi a livello delle singole rate delle fatture e i movimenti in entrata collegati. Nella guida il dettaglio delle funzionalità presenti nel menu Fatture Inviate.

3.2 Stati di inoltro a SdI per cui non è visibile il relativo stato di incasso
In caso di fatture inviate in stato Presa in carico, Inviata, Scartata o Errore di elaborazione, non è presente alcuna informazione di incasso e pertanto lo stato di incasso non è assegnabile. I dettagli nella guida.

3.3 Indicare una fattura inviata come incassata
È possibile indicare una fattura come incassata scegliendo lo stato dall'apposito menu a tendina in corrispondenza del filtro Incassi. La modifica dello stato di incasso di una fattura ha però effetto su tutte le rate incluse in quella fattura. Tutti i dettagli nella guida.

3.4 Indicare una fattura inviata come non incassata
Segnando la fattura come non incassata saranno persi i dati di incasso inseriti, e quindi quelli relativi alla prima nota ed eventuali riconciliazioni. Tutti i dettagli nella guida.

3.5 Indicare una fattura inviata come non gestita
Nel caso in cui si sposti automaticamente su Non gestita lo stato di una fattura vengono eliminate tutte le rate associate alla fattura stessa e quindi i relativi incassi. I dettagli nella guida.

3.6 Come gestire lo storno totale e parziale di una fattura
Lo stato Stornata di una fattura inviata non è gestibile in automatico, ma si visualizza se risultano stornate tutte le rate o l'intero documento. I dettagli nella guida.

3.7 Quando si visualizza una fattura in stato parzialmente incassata
Una fattura sarà visualizzata in stato Parzialmente incassata se risultano ancora rate da incassare (o scadute, se la data di scadenza dell'incasso è superata). I dettagli nella guida.

4.1 Come visionare le rate di incasso di una fattura e operazioni eseguibili
Il servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti consente di gestire gli incassi a livello delle singole rate delle fatture inviate. Nella guida le modalità per visualizzare le rate di incasso e gestirle.

4.2 Stati fatture inviate per cui non è presente lo stato di incasso e le relative rate
In caso di fatture inviate in stato Presa in carico, Inviata, Scartata o Errore di elaborazione, non è presente alcuna informazione di incasso e pertanto lo stato di incasso non è assegnabile (il campo in corrispondenza della colonna Incassi è vuoto). I dettagli nella guida.

4.3 Inserimento dell'importo incassato di una singola rata
Con Incassi e pagamenti è possibile indicare una rata come incassata o gestire l'incasso di importi minori o maggiori rispetto a quelli previsti. I dettagli nella guida.

4.4 Indicare una singola rata come incassata, non incassata o stornata
Il menu a tendina Azioni in corrispondenza di ogni singola rata consente di impostarla come incassata, non incassata o stornata. Tutti i dettagli nella guida.

4.5 Modificare data, banca o metodo di pagamento associato alla rata
Il menu a tendina Azioni in corrispondenza di ogni singola rata consente di modificare la banca o il metodo di pagamento associati e la data di scadenza della rata stessa. Tutti i dettagli nella guida.

4.6 Inserire un allegato in una singola rata
Per inserire un allegato a una rata, dal menu a tendina Azioni scegliere la voce Allega. Tutti i dettagli nella guida.

4.7 Creare le rate di incasso di una fattura o aggiungere ulteriori rate
Se la fattura è in stato Non gestita è possibile creare manualmente le rate di incasso. Se nella fattura è presente almeno una rata in stato Non incassata o Scaduta si visualizza il pulsante +Aggiungi rate per inserirne una ulteriore. I dettagli nella guida.

4.8 Come eliminare una rata di incasso
Per eliminare una rata, dal menu a tendina Azioni scegliere la voce Elimina. Tutti i dettagli nella guida.

4.9 Visualizzare il totale incassato e non incassato di ogni cliente e gestire le rate di incasso dal menu Anagrafiche
Nell'anagrafica del cliente è possibile verificare il totale incassato e l'importo ancora da incassare per ciascun soggetto. E' inoltre possibile gestire le rate di tutte le fatture di quel cliente. Tutti i dettagli nella guida.

5.1 Funzionalità aggiuntive menu Fatture Ricevute
Il servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti consente di gestire i pagamenti a livello delle singole rate delle fatture e i movimenti in uscita collegati. Nella guida il dettaglio delle funzionalità presenti nel menu Fatture Ricevute.

5.2 Indicare una fattura ricevuta come pagata
È possibile indicare una fattura come pagata scegliendo lo stato dall'apposito menu a tendina in corrispondenza del filtro Pagamenti. La modifica dello stato di pagamento di una fattura ha però effetto su tutte le rate incluse in quella fattura. Tutti i dettagli nella guida.

5.3 Indicare una fattura ricevuta come non pagata
Segnando la fattura come non pagata saranno persi i dati di incasso inseriti, e quindi quelli relativi alla prima nota ed eventuali riconciliazioni. Tutti i dettagli nella guida.

5.4 Indicare una fattura ricevuta come non gestita
Nel caso in cui si sposti automaticamente su Non gestita lo stato di una fattura vengono eliminate tutte le rate associate alla fattura stessa e quindi i relativi pagamenti. I dettagli nella guida.

5.5 Come gestire lo storno totale e parziale di una fattura
Lo stato Stornata di una fattura ricevuta non è gestibile in automatico, ma si visualizza se risultano stornate tutte le rate o l'intero documento. I dettagli nella guida.

5.6 Quando si visualizza una fattura in stato parzialmente pagata
Una fattura sarà visualizzata in stato Parzialmente pagata se risultano ancora rate da pagare (o scadute, se la data di scadenza del pagamento è superata). I dettagli nella guida.

6.1 Come visionare le rate di pagamento di una fattura e operazioni eseguibili
Il servizio aggiuntivo Incassi e pagamenti consente di gestire i pagamenti a livello delle singole rate delle fatture ricevute. Nella guida le modalità per visualizzare le rate di pagamento e gestirle.

6.2 Inserimento dell'importo pagato di una singola rata
Con Incassi e pagamenti è possibile indicare una rata come pagata o gestire l'incasso di importi minori o maggiori rispetto a quelli previsti. I dettagli nella guida.

6.3 Indicare una singola rata come pagata, non pagata o stornata
Il menu a tendina Azioni in corrispondenza di ogni singola rata consente di impostarla come pagata, non pagata o stornata. Tutti i dettagli nella guida.

6.4 Modificare data, banca o metodo di pagamento associato alla rata
Il menu a tendina Azioni in corrispondenza di ogni singola rata consente di modificare la banca o il metodo di pagamento associati e la data di scadenza della rata stessa. Tutti i dettagli nella guida.

6.5 Inserire un allegato in una singola rata
Per inserire un allegato a una rata, dal menu a tendina Azioni scegliere la voce Allega. Tutti i dettagli nella guida.

6.6 Creare le rate di pagamento di una fattura o aggiungere ulteriori rate
Se la fattura è in stato Non gestita è possibile creare manualmente le rate di pagamento. Se nella fattura è presente almeno una rata in stato Non pagata o Scaduta si visualizza il pulsante +Aggiungi rate per inserirne una ulteriore. I dettagli nella guida.

6.7 Come eliminare una rata di pagamento
Per eliminare una rata, dal menu a tendina Azioni scegliere la voce Elimina. Tutti i dettagli nella guida.

6.8 Visualizzare il totale pagato e non pagato di ogni fornitore e gestire le rate di pagamento dal menu Anagrafiche
Nell'anagrafica del fornitore è possibile verificare il totale pagato e l'importo ancora da pagare per ciascun soggetto. È inoltre possibile gestire le rate di tutte le fatture di quel fornitore. Tutti i dettagli nella guida.

7.01 Funzionalità principali menu Incassi e pagamenti > prima nota
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota consente di visionare le entrate e le uscite di cassa generate da rate segnate come Incassate e Pagate. I dettagli nella guida.

7.02 Come visionare il dettaglio dei movimenti e la navigazione veloce lista elementi menu
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota consente di accedere il dettaglio dei movimenti di cassa automatici o manuali e navigare fra i tab di dettaglio degli elementi del menu. I dettagli nella guida.

7.03 Aggiungere un movimento manuale di prima nota
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota consente di inserire manualmente movimenti di cassa non collegati ad alcun documento. Le modalità nella guida.

7.04 Come modificare la rata che ha generato un movimento automatico di prima nota
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota consente di visionare i movimenti di cassa generati automaticamente da rate incassate e pagate. Nella guida l'elenco delle modifiche eseguibili.

7.05 Come modificare un movimento manuale di prima nota
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota consente di inserire manualmente movimenti di cassa non collegati ad alcun documento. Nella guida le modalità per variare uno o più dati.

7.06 Come eliminare un movimento manuale di prima nota
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota consente di inserire manualmente movimenti di cassa non collegati ad alcun documento. Nella guida le modalità per eliminarli.

7.07 Indicare un movimento di prima nota come riconciliato
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota consente di indicare un movimento manuale o automatico come riconciliato. Tutti i dettagli nella guida.

7.08 Scaricare un report excel dei movimenti di prima nota in elenco
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota consente di scaricare un report excel dei movimenti di prima nota in elenco. Nella guida le modalità per procedere.

7.09 Ricerca documenti su menu Incassi e pagamenti > prima nota
Il menu Incassi e pagamenti > prima nota può contenere dai 5 ai 100 movimenti per pagina. Inoltre è possibile personalizzare l'elenco dei filtri applicabili per ricercare uno specifico documento.

7.10 Ricerca avanzata movimenti su menu Incassi e pagamenti > prima nota
La ricerca avanzata permette di effettuare ricerche intelligenti per individuare velocemente il movimento di prima nota di interesse.

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