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Fatturazione Elettronica > 18 - FAQ > Faq Fatturazione Elettronica

18.1 Faq Fatturazione Elettronica

Attivazione del servizio e funzionamento

Il servizio può essere acquistato da www.pec.it:
  • da aziende, ditte individuali, liberi professionisti e soggetti titolari di P.IVA che necessitano di emettere e ricevere fatture elettroniche da e verso privati, Pubbliche Amministrazioni e persone fisiche. Per attivare il servizio è necessario accedere o registrarsi con la propria partita iva, in tal senso consultare la pagina dedicata;
  • da enti, associazioni, condomini e tutti i soggetti senza Partita IVA che hanno la necessità di ricevere e gestire fatture elettroniche e di conservarle a norma, in tal senso consultare la pagina dedicata
, il servizio consente di uploadare fatture (in formato .xml) elaborate con altro software. Completato il caricamento, è sufficiente inviare la fattura. Il sistema firma digitalmente il documento e lo pone in conservazione in modo automatico, garantendo il rispetto della normativa di riferimento.   
, per l’utilizzo del servizio è necessario che ambo le parti, Commercialista e Cliente, siano abilitate per l’utilizzo del servizio di Fatturazione Elettronica Aruba. Maggiori dettagli sull’attivazione del servizio sono disponibili da questa pagina. Basterà una semplice registrazione per ottenere un account con il quale accedere all’area di lavoro dei propri clienti che utilizzano la Fatturazione Elettronica di Aruba, e gestire online tutti i loro documenti.

Ciclo passivo fatturazione (ricezione)

Il Codice Destinatario assegnato ad Aruba dall'Agenzia delle Entrate, e utilizzabile da tutti gli utenti con servizio "Fatturazione Elettronica" attivo è: KRRH6B9. E' possibile ricevere solo le fatture con codice destinatario fornito da Aruba. I documenti eventualmente ricevuti sulla casella pec non sono presenti.

Il codice è visibile su pannello alla sezione "Configurazione > Dati ricezione", seguendo le indicazione riportate alla guida dedicata e può essere:
  • Inviato ai propri fornitori per la ricezione delle fatture. In questo caso chi emette la fattura dovrà inserire il codice KRRH6B9 nel campo "CodiceDestinatario" di ogni .xml;  
  • Registrato presso il "Portale Fatture e Corrispettivi" dell’agenzia dell’Entrate https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/ (modalità consigliata), seguendo le indicazioni alla guida dedicata. Completata la registrazione, la fattura sarà sempre recapitata all’indirizzo telematico indicato sul Portale dell’Agenzia dell’Entrate, indipendente da quanto indicato nel campo "CodiceDestinatario" delle singole fatture XML. Verificare con molta attenzione i dati inseriti sul portale dell’Agenzia delle Entrate in quanto, in caso di errore, le fatture non saranno recapitate.
No, la funzione "Fatture Ricevute" (ciclo passivo di Fatturazione Elettronica) è disponibile solo per utenti Privati, non per le Pubbliche Amministrazione.

Gestione e utilizzo del servizio

In caso di creazione fatture per la cessione di carburanti, al momento dell'inserimento del prodotto in fattura, secondo quanto chiarito dall’Agenzia delle Entrate con la circolare n. 8/E/2018, i campi "CodiceTipo" e "CodiceValore", all’interno del blocco "CodiceArticolo", devono essere compilati inserendo rispettivamente la dicitura "CARB" e uno dei valori indicativi dei tipi di carburante. Nei casi in cui sia prevista l’indicazione della targa, la stessa potrà essere inserita nel campo "MezzoTrasporto" del file della fattura elettronica
Sì. È possibile verificare le compatibilità del Pannello Fatturazione Elettronica con sistemi operativi e browser alla guida dedicata.
È possibile integrare il servizio Fatturazione Elettronica con gestionali o sistemi esterni mediante web services. Per procedere è necessario acquistare il servizio "Fatturazione Elettronica Premium". Per maggiori informazioni visionare la pagina dedicata.   
Il censimento di nuovi utenti privati in anagrafica avviene tramite uno tra i due identificativi di seguito indicati:
  • Codice Destinatario a 7 caratteri fornito da SDI;
  • Casella PEC del privato destinatario della Fattura.
No, le fatture generate sono firmate dalla Certification Autority Aruba PEC. In caso di creazione di Comunicazioni Finanziarie (Dati Fatture o Liquidazioni Periodiche IVA) è invece indispensabile essere in possesso di una firma digitale in quanto i documenti devono essere caricati su pannello in formato .p7m e firmati con le credenziali del rappresentante legale o da un professionista accreditato (es. Commercialista).
La voce "Riferimento amministrazione" può essere inserita in due campi differenti:
  1. Come "Dato aggiuntivo" del singolo prodotto durante la creazione di una fattura (in questo caso nella stampa SDI e nel file xml verrà visualizzato tra i Dati relativi alle linee di dettaglio della fornitura);
  2. Oppure è possibile inserirlo su: "CONFIGURAZIONE => CEDENTE/PRESTATORE" così da visualizzarlo nella stampa SDI e xml in un apposito campo. Nel caso in cui il cliente proceda con questa modalità si consiglia di modificarlo prima di creare un nuovo documento.
E' possibile modificare esclusivamente fatture non ancora inviate o scartate da SDI (Sistema di Interscambio). Le procedure complete sono disponibili alle guide dedicate:
, è possibile inserire qualsiasi tipo di allegato, sia con "Creazione fattura smart" che con "Creazione fattura guidata". La dimensione massima consentita è di 4 MB.
, è possibile dichiarare di aver assolto il bollo ai sensi del decreto MEF 17 giugno 2014 (art. 6), attivando la specifica voce "Dati Bollo" in caso di "Creazione fattura smart", o "Creazione fattura guidata". 
Ai sensi dell'art. 25 del Decreto Legge n. 66/2014, al fine di garantire l'effettiva tracciabilità dei pagamenti da parte delle pubbliche amministrazioni, le fatture elettroniche emesse verso le PA o verso privati appaltatori delle PA stesse devono riportare:
  • Il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di cui alla Legge n. 136 del 13 agosto 2010;
  • Il codice unico di progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche.
Per le procedure di inserimento dei codici visionare le guide dedicate:
Nel caso in cui non si sia indicato in fase di ordine del servizio una casella PEC, ma solo un indirizzo di Posta ordinaria, al momento della ricezione di comunicazioni di Posta Elettronica Certificata da parte di Aruba.it o di SDI, per visualizzarle, cliccare sull'allegato "postacert.eml" visualizzato, come da immagine esemplificativa sottostante:

La modifica può essere effettuata dal cliente in autonomia dalla sezione "Configurazioni". Per ulteriori dettagli visionare la sezione dedicata.
 
Per chiedere la modifica del legale rappresentante aprire "Richiesta di assistenza" dal portale assistenza.aruba.it, aperta con codici di Autenticazione (login @aruba.it e relativa password) su cui è intestato il servizio allegando il DOC ID valido del nuovo legale rappresentante.

Conservazione a norma ed esibizione

Fatturazione Elettronica include il servizio di conservazione a norma di fatture inviate, ricevute, comunicazioni finanziarie e delle notifiche provenienti da SdI per la durata del contratto. La funzionalità di conservazione è automatica e trasparente per il cliente che potrà visualizzare, scaricare ed esibire la documentazione conservata attraverso il Pannello di gestione del servizio. Nel caso in cui il servizio di Fatturazione Elettronica non sia rinnovato nei successivi 60 giorni è accessibile con limitazioni: è possibile effettuare solo operazioni di consultazione e recupero dei documenti presenti, scaricando le fatture già inviate. Superati i 60 giorni dalla scadenza il servizio non sarà più accessibile, i dati contenuti saranno cancellati e quindi non potranno essere più recuperati o consultati.
Sì, il servizio consente di importare fatture attive, passive e notifiche presenti sul Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate o ricevute tramite PEC o altri software. Consultare le guide dedicate in merito all'esportazione delle fatture ricevute ed emesse ed all'esportazione delle notifiche delle fatture emesse tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate; inoltre prendere visione delle guide dedicate in merito all'importazione delle fatture inviate ed all'importazione delle fatture ricevute sul proprio servizio di Fatturazione Elettronica.
L'operazione di versamento di documenti in conservazione consiste nella trasmissione dei documenti da conservare e dei metadati che li specializzano. In particolare, comprende la ricezione e presa in carico di un "Pacchetto di Versamento (PdV)", composto dalle seguenti parti:
  • Documento/i stesso che si vuole/vogliono conservare;
  • "Indice del Pacchetto di Versamento (IPdV)", cioè un file .xml, che descrive il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati.

La produzione del "Rapporto di Versamento (RdV)" rappresenta formalmente la presa in carico del "Pacchetto di Versamento (PdV)" da parte del sistema di conservazione e la trasformazione di quest’ultimo in "Pacchetto di Archiviazione", cioè un documento informatico che attesta il caricamento dei documenti in un determinato momento e la loro conservazione a norma di legge

Fatture trasmesse con valuta diversa da euro

No. L'Agenzia delle Entrate ha più volte chiarito che le fatture elettroniche emesse da soggetti stabiliti devono obbligatoriamente essere emesse in valuta euro, quindi, se l'imponibile e l'imposta esposti in Fattura sono espressi in una valuta diversa dall'Euro, la fattura non è valida e deve essere stornata con una "Nota Di Variazione" inviata a SDI. A seguire dovrà essere emessa una nuova Fattura in euro. 

Tempi di consegna di Fatture e notifiche

Secondo quanto previsto nelle regole tecniche contenute nel Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 n. 89757, "i tempi di elaborazione da parte di SDI possono variare da pochi minuti sino a 5 giorni, anche in conseguenza dei momenti di elevata concentrazione degli invii delle fatture elettroniche".

Il processo di elaborazione delle fatture da parte dello SDI è articolato in più fasi che avvengono sequenzialmente e comprendono:
  • la ricezione dei documenti inviati da parte del Provider o azienda via PEC;
  • la presa in carico da parte dello SDI;
  • il controllo formale del documento e l'eventuale verifica dei parametri di sicurezza (firma, crittografia);
  • la comunicazione del documento all'Agenzia delle Entrate per l'inserimento nell'Area Fatture e Corrispettivi;
  • l'invio della fattura al destinatario via PEC o per il tramite del Provider (con diversi tentativi a distanza di ore);
  • la comunicazione dell'esito di consegna all'Agenzia delle Entrate per l'aggiornamento dell'area Fatture e Corrispettivi;
  • l'invio dell'esito al destinatario via PEC o per il tramite del Provider.
Pertanto i tempi di consegna della Fattura elettronica e della Notifica di esito al mittente possono essere condizionati da molti fattori non predeterminabili. 

Recentemente, anche AssoSoftware, l'Associazione Nazione dei produttori di software gestionali e fiscali si è espressa sui tempi di consegna delle fatture elettroniche e delle relative ricevute da parte di SDI, ribadendo che possono verificarsi ritardi dipendenti anche da "fattori fisiologici legati a temporanei malfunzionamenti nelle eleborazioni o nella comunicazione tra sistemi e in taluni casi , in percentuali del tutto minimali, comportare ritardi anche superiori ai 5 gg, in particolare in questa prima fase di avvio del sistema". 
 
Tuttavia, per garantire una fruizione efficiente dei processi di fatturazione elettronica anche in questa fase di avvio, si consiglia di verificare sempre la propria posizione all'interno del Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. In questo modo sarà possibile avere una conferma immediata sia di aver ricevuto tutti i documenti necessari sia che le fatture elettroniche inviate siano state correttamente recapitate. Inoltre, è bene tenere presente che è sempre buona norma prestare la massima attenzione in fase di emissione di una fattura elettronica accertandosi soprattutto:
  • Di inserire correttamente il Codice Destinatario o l'indirizzo PEC del destinatario;
  • Di controllare che la Partita IVA del destinatario inserito in fattura sia corretta;
  • Di comunicare al destinatario della fattura la ricezione di notifiche di "Mancato recapito". In tali casi sarà cura dell'interessato scaricare la fattura direttamente dal Portale Fatture e Corrispettivi dell'AdE e verificare il recapito fornito per la ricezione delle Fatture. 
Sì, il servizio consente di importare fatture attive, passive e notifiche presenti sul Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate o ricevute tramite PEC o altri software. Consultare le guide dedicate in merito all'esportazione delle fatture ricevute ed emesse ed all'esportazione delle notifiche delle fatture emesse tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate; inoltre prendere visione delle guide dedicate in merito all'importazione delle fatture inviate ed all'importazione delle fatture ricevute sul proprio servizio di Fatturazione Elettronica.

Mancata consegna Fatture ai fornitori

. È possibile che fatture elettroniche sicuramente inviate dal fornitore, non vengono viste nel sistema Fatturazione Elettronica. In merito alla questione, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che le tempistiche di consegna dei documenti dipendono da diversi fattori e comunque sono condizionate dalla data di trasmissione da parte del fornitore, tenendo presente che il SDI si riserva 5 giorni per la verifica e la consegna delle fatture e delle ricevute ai soggetti coinvolti.
 
Sono diverse le casistiche per le quali una Fattura teoricamente indirizzata ad un Cliente potrebbe non essere ricevuta dal medesimo, tra queste ricordiamo:
  • Fatture inviate ad un Codice Destinatario o indirizzo PEC diverso da quello del Cliente (a tal proposito è sempre consigliato di registrare il proprio recapito di default nel servizio online dell’Agenzia delle Entrate);
  • Partita IVA del Cliente indicata in Fattura diversa da quella censita (in questi casi non può avvenire l'abbinamento e la consegna al destinatario);
  • Casi di mancata consegna per "indisponibilità del recapito".
Si tratta di casistiche pur sempre ridotte numericamente che possono essere attribuite a problematiche fisiologiche o legate al normale affinamento dei sistemi di controllo e monitoraggio nella fase di avvio dell'adempimento. Per tali motivi, in questa fase iniziale del servizio, per avere conferma di aver ricevuto tutti i documenti previsti è opportuno che gli utenti consultino la loro posizione anche all'interno del servizio Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.
 
Eventuali fatture passive che risultano non consegnate con "indisponibilità del recapito" devono essere lette e/o scaricate dal servizio Fatture e Corrispettivi ai fini della corretta detraibilità dell'imposta.

Ricordiamo che sono state aggiunte nuove funzionalità al servizio di Fatturazione Elettronica che consentono di importare fatture attive, passive e notifiche presenti sul Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate o ricevute tramite PEC o altri software. Consultare le guide dedicate in merito all'importazione delle fatture inviate ed all'importazione delle fatture ricevute sul proprio servizio di Fatturazione Elettronica.

Fatture cointestate

Come riportato nelle Faq dell’Agenzia delle Entrate, si ritiene non plausibile l’emissione di una fattura "cointestata" verso cessionario/committente soggetto passivo IVA (B2B). Nel caso di una fattura emessa nei confronti di un cessionario/committente non soggetto passivo (B2C), la compilazione dei dati fiscali andrà effettuata riportando i dati di uno solo dei soggetti.

Utenza Commercialista

Con la Fatturazione Elettronica per Commercialisti, non ci sarà più bisogno di trasmettere le fatture al proprio commercialista. Basterà infatti che il professionista si registri su Aruba per ottenere gratuitamente un account dedicato, con il quale potrà collegarsi con il cliente e gestirne le fatture.
Il commercialista potrà eseguire in qualunque momento e gratuitamente una registrazione attraverso la pagina dedicata. Basterà seguire le indicazioni descritte nella guida.
Per il commercialista basterà una semplice registrazione per ottenere un account con il quale accedere all’area di lavoro dei propri clienti che utilizzano la Fatturazione Elettronica di Aruba, e gestire online tutti i loro documenti.
Il cliente, all’interno del suo pannello ha a disposizione una funzione apposita che gli consentirà il collegamento diretto con il commercialista.
Il commercialista avrà a disposizione un apposito pannello per gestire tutti i collegamenti con i clienti che utilizzano il servizio di Fatturazione Elettronica di Aruba. Grazie all’abilitazione di specifici permessi, concessi dal proprio cliente, avrà la possibilità di gestire le fatture dalla fase di creazione a quella di invio fino alla contabilizzazione.
I permessi che il titolare può gestire, e quindi le attività che può o meno delegare al commercialista sono:

•  Lettura;
• Creazione/modifica fatture;
•  Invio fatture;
•  Gestione configurazione del servizio.


Tutti i dettagli sull’attribuzione e il significato dei permessi, sono disponibili dalla guida dedicata.

 
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