Documenti è un servizio aggiuntivo a quello di Fatturazione Elettronica, pertanto può essere acquistato solo da chi è già in possesso di Fatturazione Elettronica o in contemporanea al servizio stesso (non è disponibile per Fatturazione Elettronica Solo Ricezione e utenza commercialista).

L'ordine può essere eseguito da persona giuridica, cittadini italiani in possesso di partita IVA (liberi professionisti e piccole e medie imprese) dal sito pec.it, dalla propria area clienti o dal pannello di Fatturazione Elettronica.

Per utilizzare Fatturazione Elettronica e documenti non è necessario installare alcun software, ma sarà sufficiente collegarsi alla pagina https://fatturazioneelettronica.aruba.it e autenticarsi con i dati di accesso (username e relativa password).

Per approfondimenti e le modalità di acquisto visionare la sezione dedicata. 

Il modulo documenti consente di creare e gestire tutti i documenti necessari per il ciclo di vendita: preventivi, ordini di vendita, documenti di trasporto e fatture proforma e per quello di acquisto, grazie alla generazione di ordini di acquisto ai fornitori.
 
Documenti è perfettamente integrato nel servizio di Fatturazione Elettronica ed è possibile utilizzarlo in modo rapido e intuitivo.
 
Per creare un documento, è sufficiente autenticarsi sul pannello, quindi, dal menu di sinistra, selezionare la specifica voce Crea e scegliere la tipologia di documento desiderata tra quelle in elenco. Le modalità di compilazione sono del tutto simili a quelle di una fattura elettronica, sia a livello grafico sia di dati da compilare.
 
Dopo la creazione, è possibile gestire tutti i propri documenti dallo stesso pannello tramite un ricco menu Azioni. Si potrà modificarli, stamparli, duplicarli, collegarli tra loro, ma anche generare nuovi documenti ereditando i dati di quelli di partenza, in modo semplice e veloce.
 
Inoltre, è possibile impostare o modificare lo stato del documento in base a un flusso molto dettagliato, così da avere sempre una situazione aggiornata.
 
Infine, si può inviare i documenti tramite email ai propri clienti, anche da un indirizzo personalizzato e con un template contenente il proprio logo e messaggio.
 
Dalle impostazioni generali è possibile attivare la conservazione digitale a norma dei DDT utilizzando il sistema di conservazione incluso nel servizio di fatturazione e gestire gli avvisi per le scadenze in agenda, comprese quelle dei preventivi.

Per ulteriori informazioni commerciali consultare la pagina dedicata del sito pec.it. Per visionare le guide dedicate cliccare qui. 

I documenti compresi nel ciclo di vendita sono:

• preventivi;
• ordini di vendita;
• documenti di trasporto;
• fatture proforma.

I documenti compresi nel ciclo di acquisto sono gli ordini di acquisto. Per le modalità di creazione consultare le guide dedicate. 

Sì, il modulo documenti consente di collegare qualsiasi documento creato (fatture, note di credito, preventivi, ordini di vendita e di acquisto, documenti di trasporto e fatture proforma) a un altro documento già esistente. 

Per farlo è sufficiente autenticarsi sul pannello, selezionare il menu desiderato dall'elenco delle voci visibili a sinistra quindi cliccare sul pulsante Azioni in corrispondenza del documento da collegare e scegliere Collega a . 

Dopo il collegamento, il nome del documento collegato sarà visibile nella colonna Doc. coll. Ogni documento può essere scollegato da Documenti collegati. 
 
Tutti i dettagli sono disponibili alla sezione dedicata.

Sì, durante la creazione di un DDT, è obbligatorio inserire un cliente che abbia il blocco Sede spedizione compilato su menu Anagrafiche. 

Se non si inserisce i dati il DDT è salvato come Incompleto. Per compilare il blocco Sede spedizione su menu Anagrafiche consultare le guide dedicate. 

Il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba prevede la conservazione a norma dei DDT creati e la possibilità di procedere al download del pacchetto di distribuzione, denominato file conservato ed identificato dal simbolo ,contenente un file .zip in cui sono presenti i DDT e l'IdC (Indice di Conservazione) firmato e marcato temporale contenente l’indice Uni-Sincro come previsto da normativa, tutti generati in automatico dal sistema. 

Sono versati automaticamente in conservazione oltre ai DDT, fatture inviate e relative notifiche, fatture ricevute, comunicazioni finanziarie (liquidazione iva e dati fatture) e relative notifiche, ordini elettronici ricevuti (se è stato acquistato il modulo ordini elettronici).

NON sono versati in conservazione fatture scartate e relative notifiche.

Viene consegnato all'indirizzo PEC del Responsabile di Conservazione, fornito in fase di configurazione del servizio un Rapporto di Versamento, un documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore. Ricevuto il Rapporto di Versamento, il sistema procede alla conservazione a norma di legge. È possibile scaricare la scheda di conservazione cliccando qui.
 

Sì, il pannello di Fatturazione Elettronica consente di generare fatture da una proforma. Per procedere, è sufficiente autenticarsi sul pannello e selezionare il menu Vendite > Proforma. A questo punto, cliccare su Azioni > genera in corrispondenza della proforma da cui si vuole generare una fattura. 

Se la proforma è in stato incassata, anche la fattura generata avrà stato Incassata e Data incasso identica a quella della proforma. Inoltre, sarà attivo il blocco Causale con inserita la dicitura: "Rif. proforma PRO .... del ....". 

La procedura completa è disponibile alla guida dedicata. 

Sì, con con Fatturazione Elettronica è possibile inviare copie dei documenti creati via email, dal proprio indirizzo di posta e con un template personalizzato. Per farlo, è necessario configurare un server SMTP in uscita dal menu Impostazioni del pannello. 

È possibile visionare la procedura completa cliccando qui. Dopo la configurazione, si potrà creare un template personalizzato in modo da effettuare comunicazioni più personalizzate. Per inviare un documento via email cliccare qui. 

La copia del documento può essere inviata in italiano o in inglese. La scelta della lingua può essere fatta durante il censimento del cliente in anagrafica, o in fase di creazione documento.