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7.3.2 Versamento e creazione "Pacchetto di Archiviazione" con procedura manuale

La procedura manuale di versamento si compone di due fasi:
  • Scaricare e compilare l’Indice del Pacchetto di Versamento, prima di procedere al versamento dei file. Infatti, in caso di versamenti con questa procedura, la creazione dell'IPDV è manuale e a carico dell'utente;
  • Versare i documenti in Conservazione.
Di seguito le procedure complete da seguire:
Per scaricare e compilare l’Indice del Pacchetto di Versamento:
  1. Autenticarsi al Pannello;
  2. In Home Page, selezionare lo specifico pulsante "Visualizza" in fondo a destra, in corrispondenza del proprio archivio (identificato con la Ragione Sociale della propria azienda):
  3. Si visualizza il Form "Classi Documentali" da cui cliccare su "Scarica IPDV" in corrispondenza della Classe Documentale su cui si vuole versare il documento stesso. Nell’esempio identificativo sottostante, la Classe scelta è "Fattura emessa 4"
  4. Salvare il file su locale in formato .txt, quindi procedere alla compilazione dei campi "Value" dell’IPDV con le voci corrispondenti del/i documento/i che si  vuole versare, come esemplificato nella definizione di "Indice di Pacchetto di Versamento" di questa stessa guida. Le voci obbligatorie sono:
    • <pdvid>@PDVID@</pdvi >: (Obbligatorio) Codice univoco che identifica il pacchetto di versamento stesso. Si consiglia di riportare nuovamente il nome del pacchetto;
    • <docid>@DOCID@</docid>: (Obbligatorio) Attribuire un Id al documento, ad esempio 001;
    • <filename>@FILENAME@</filename>: Indicare il nome del File salvato su locale con relativa estensione, ad esempio Fattura.pdf;
    • <mimetype>@MIMETYPE@</mimetype>: Del tipo application/pdf. Si consiglia di verificare la tipologia di Mimetype in relazione alla estensione del file che si vuole versare;
    • <closingDate>2015-05-26T13:58:09.940Z</closingDate> (Obbligatorio): mantenere il formato riportato;
    • <hash algorithm="@SHA-256/MD5/SHA-1@">
      <value>@HASH@</value>: Codice univoco che contraddistingue il documento stesso, garantendone la riconoscibilità e incorruttibilità in forma automatica e univoca.
    Tutti gli altri campi sono facoltativi ed identificano i metatada obbligatori previsti dalla normativa e voci aggiuntive rispetto a questi ultimi, che, qualora compilati i vari <value>@TEXT@</value> corrispondenti, (ad esempio allegati), potranno essere utilizzati come filtri ulteriori di ricerca dei documenti conservati.
    Per dei suggerimenti sulle modalità di creazione di un IPDV, e ulteriori dettagli, visionare la guida dedicata "Definizione e creazione Ipdv - Indice del Pacchetto di Versamento".
Una volta scaricato e compilato l’IPDV come indicato alla precedente sezione di questa stessa guida, è possibile eseguire il versamento:
  1. Da "Pacchetto di Archiviazione" in Home Page scegliere "Manuale" utilizzando l’apposito menù a tendina
  2. Indicare un nome al "Pacchetto di Archiviazione" che si sta creando o lasciare quello riportato di default dal sistema. E’ possibile caricare il file IPDV dall’apposito pulsante "Scegli File", o effettuare l’upload in un secondo momento, seguendo quanto indicato al punto 3 di seguito. Cliccare su "Crea" per procedere:
  3. Nel caso in cui non si sia caricato il file, per procedere, cliccare sul nome del Pacchetto che si sta creando in Home page, quindi, alla pagina visualizzata, scegliere "Upload" in basso a sinistra:
  4. Concluso l'Upload, il Sistema di Conservazione effettua una serie di controlli atti a verificare formalmente leggibilità, integrità e la corrispondenza del documento alle regolamentazioni stabilite per la Classe Documentale di appartenenza:
    • Se l'esito è negativo il file viene rifiutato e viene restituito un errore attestante la mancata conclusione del processo di versamento.
    • Se tutti i controlli effettuati danno esito positivo, si visualizza la seguente schermata, e viene consegnato all'indirizzo PEC fornito in fase di configurazione del servizio un "Rapporto di Versamento", cioè un documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.
  5. Selezionando il Pacchetto di Archiviazione e il Documento versato, è possibile visionare l’elenco dei Matatag corrispondenti, e scaricare su locale, se necessario, il singolo file versato, utilizzando lo specifico tasto "Download", come da immagine esemplificativa sottostante:
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