Processo di conservazione
Pacchetto di versamento (PdV)
Il versamento di documenti in conservazione consiste nella
trasmissione dei documenti da conservare e dei metadati che li specializzano. In particolare, comprende la ricezione e presa in carico di un
pacchetto di versamento (PdV), composto dalle seguenti parti:
- documenti da conservare.
- Indice del pacchetto di versamento (IPdV), cioè un file .xml, che descrive il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati.
Il sistema di conservazione prende in carico un PdV solo dopo che tutte le sue parti (IPdV e relativi documenti) sono correttamente ricevuti e superano i controlli. Se i controlli hanno esito negativo, o si verificano anomalie, il PdV viene rifiutato.
Rapporto di versamento (RdV)
Viene generato un
rapporto di versamento (RdV) in formato .xml marcato temporalmente e firmato dal responsabile del servizio di conservazione
(Aruba PEC) per ciascun PdV. La produzione dell'RdV rappresenta formalmente la presa in carico del
PdV da parte del sistema di conservazione e la sua trasformazione in
pacchetto di archiviazione, cioè un documento informatico che attesta il
caricamento dei documenti in un determinato momento e la loro
conservazione a norma di legge.
Per maggiori dettagli consultare la parte successiva di questa guida.
Rapporto di conservazione (RdC)
Al termina della procedura di conservazione il sistema invia un
rapporto di conservazione (RdC). Questo documento informatico attesa la messa in conservazione dei pacchetti di versamento che diventano
pacchetti di archiviazione (PdA).
Il rapporto è inviato
all'indirizzo email PEC del responsabile produttore.
A cosa servono il Rapporto di Versamento e il Rapporto di Conservazione (RdV)
Il
rapporto di versamento (RdV) e il
rapporto di conservazione (RdC)
servono, come da loro definizione, ad attestare che il processo di conservazione è andato a buon fine e, nel caso sia necessario esibirli, sono disponibili all’interno del
Pacchetto di Distribuzione (PdD) scaricabile dal pannello di Conservazione
consultando questa guida.
Rapporto di versamento
Il rapporto di versamento (RdV) è un
documento informatico in formato .XML e
previsto dal manuale della conservazione, che definisce un momento della procedura di invio in conservazione dei pacchetti di versamento. In particolare
attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.
Di seguito il
dettaglio delle informazioni contenute nell'RdV:
- identificativo unico del pacchetto di versamento (PdV), come indicato nel relativo indice del pacchetto di versamento (IPdV);
- identificativo unico del pacchetto di versamento (PdV) fornito dal sistema di conservazione data di ricezione dell'indice del pacchetto di versamento (IPdV).
Per ogni documento accettato è poi indicato:
- id univoco, come indicato nell'Indice del Pacchetto di versamento (IPdV);
- id univoco fornito dal sistema di conservazione;
- hash;
- data di ricezione;
- esito della ricezione (accettato o warning);
- descrizione warning, ove necessario.