Cosa sono le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Le
Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID, sono diventate operative il
1° Gennaio 2022.
Vanno in linea di massima a sostituire le seguenti norme:
- il DPCM 13 novembre 2014, contenente Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici;
- il DPCM 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
- il DPCM 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche per il protocollo informatico.
Le nuove regole interessano:
- tutte le PA italiane;
- i soggetti privati che trattano documenti informatici, ove non diversamente previsto. Per esempio, enti gestori di pubblici servizi, società a controllo pubblico, privati e soggetti privati che erogano servizi alla PA.
Adeguamenti attuati da Aruba in qualità di conservatore
Di seguito l'elenco degli
adeguamenti attuati da Aruba in qualità di conservatore:
Pacchetti di versamento e formati dei documenti gestiti da Aruba PEC
- i pacchetti di versamento sono conservati in conformità del nuovo standard UNI SInCRO 2020, senza che si debba eseguire alcuna operazione;
- i formati dei documenti gestiti da Aruba PEC, previsti dalla normativa e idonei o meno alla conservazione, sono distinti in modo più chiaro, così da decidere il formato del documento più adatto alla propria attività.
Nuovi metadati di formazione dei documenti informatici e amministrativi
Aruba gestisce tutti i nuovi metadati di formazione dei documenti informatici e amministrativi indicati nell'
allegato 5 delle Linee Guida AgID e associati alle classi documentali acquistate, così da inviare in conservazione i documenti con tutti i nuovi metadati associati alle attuali classi documentali attive.
I nuovi metadati, se valorizzati in fase di versamento,
potranno essere ricercabili.
È disponibile un
prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale.
Dal 1° gennaio 2022 è quindi necessario integrare i nuovi metadati in fase di versamento dei pacchetti, consultabili nel
prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale. I metadati ad oggi già comunicati nelle vigenti schede di conservazione sono lasciati inalterati.
Si precisa che saranno rifiutati e non portati in conservazione i pacchetti di versamento non conformi alla normativa vigente e al Manuale della Conservazione di Aruba PEC. Il rifiuto viene attuato fino a che il pacchetto di versamento non sia formato in maniera conforme, per un numero infinto di volte.
Nuova figura Titolare dell'oggetto della conservazione
È stata introdotta la
figura del Titolare dell'oggetto della conservazione, identificato come la
persona fisica o giuridica che ha la responsabilità di conservare per legge un documento, che corrisponde, nella nomenclatura del servizio DocFly, all'
archivio.
Scarto del Pacchetto di Archiviazione
Nel caso di
archivi pubblici o privati per i quali sia intervenuta una dichiarazione di particolare interesse storico artistico, sarà richiesto al Titolare dell'oggetto della conservazione di
inviare il nulla osta per lo scarto e la relativa autorizzazione rilasciata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali.
Adeguamenti per le Pubbliche Amministrazioni
Alle Pubbliche Amministrazioni è stato richiesto di dotarsi, a propria cura e spese:
- di un proprio manuale di conservazione dove illustrare dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione;
- nel manuale si potrà descrivere anche le attività del processo di conservazione affidate al Conservatore, in conformità con il contenuto del Manuale di Conservazione predisposto da quest'ultimo, o rinviare, per le parti di competenza, al Manuale del Conservatore.