Quando usare il versamento guidato
Il versamento guidato è consigliato quando devi conservare documenti con metadati strutturati e vuoi essere accompagnato nella compilazione dei dati richiesti.
In alternativa:
- Per i documenti previsti dalla normativa RENTRI come Registro cronologico di carico/scarico e FIR digitale, utilizza il versamento semplificato RENTRI.
Come effettuare un versamento guidato
Prima di effettuare un versamento guidato, assicurati di aver completato la configurazione iniziale del servizio DocFly Base, altrimenti alcune funzioni potrebbero non essere disponibili.
Per fare un versamento:
- accedi a DocFly;
- seleziona Conserva in alto a sinistra;
- se il pulsante non è visibile, premi l'icona con le 3 linee orizzontali ☰ accanto a Docfly Base.
Nel menu scegli
Versamento guidato:
- scegli la classe documentale in cui effettuare il versamento e Prosegui;
- su Carica documento vai su Scegli file e seleziona il documento da versare.
È possibile caricare
file con dimensione massima pari a 300 MB.
I formati supportati sono indicati direttamente in pagina.
Il nome del file caricato compare in pagina a fianco di Scegli file.
Se necessario nei campi
Identificativo Documento,
Identificativo PdA (Pacchetto di Archiviazione)
utente e
Identificativo PdV (Pacchetto di Versamento) indica eventuali dati identificativi del documento/i.
Vai su
Prosegui:
Nella pagina
Inserisci i dati dei metadati sono visibili i metadati previsti per la classe documentale su cui si sta effettuando il versamento suddivisi tra:
- previsti da normativa obbligatori;
- previsti da normativa non obbligatori;
- informazioni aggiuntive.
Espandi i menu per compilare i campi di interesse. I metadati obbligatori per la classe documentale su cui stai versando sono contrassegnati da asterisco.
Per verificare quali metadati valorizzare come obbligatori, consulta il
prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le nuove Linee Guida AgiD identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale.
Vai su
Esegui versamento per concludere.
I metadati mostrati dipendono dalla classe documentale selezionata.
Per le classi documentali standard RENTRI i metadati non sono compilabili tramite questa procedura.
Esito del versamento
Esito positivo del versamento
Dopo aver concluso il caricamento dei file, vai su
Esegui versamento, per consentire al sistema di conservazione di verificare:
- leggibilità;
- integrità;
- corrispondenza del documento alle regole stabilite per la classe documentale di appartenenza, ad esempio controllo sulla validità della firma digitale apposta.
Al termine del versamento
con esito positivo, il sistema conferma che
I documenti sono stati versati nella classe scelta e viene inviata all'indirizzo di posta ordinaria che hai fornito
durante la configurazione del servizio, l'email
rapporto di versamento.
Nella pagina di conferma trovi le opzioni:
- Vai a Versato, per accedere all’area Versato dell’Archivio e visualizzare i documenti appena versati;
- Esegui un nuovo versamento, per avviare immediatamente un nuovo processo di versamento, senza dover tornare al menu precedente, utile se devi fare più versamenti consecutivi;
- Chiudi, per uscire dalla procedura.
Il pacchetto di versamento viene creato automaticamente e i documenti sono conservati secondo le regole definite
durante la configurazione iniziale.
Esito negativo del versamento
Se i controlli eseguiti nei documenti versati danno esito negativo, il caricamento non avviene e ricevi, all'indirizzo PEC fornito
durante la configurazione del servizio, l'email di
esito del versamento con allegato un file .xml con il dettaglio dell'errore riscontrato.