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3.02 Versamento manuale di documenti

 

Quando usare il versamento manuale

È consigliato per la conservazione di documenti non gestiti da processi automatici o semplificati e che richiedono la compilazione dei metadati tramite file dedicati (json o csv).
In particolare, utilizza il versamento manuale per documenti non standard, privi di regole specifiche di conservazione o che prevedono metadati personalizzati.

In alternativa:
  • Se devi compilare i metadati e vuoi essere guidato passo passo, utilizza il versamento guidato;
  • Per i documenti previsti dalla normativa RENTRI come Registro cronologico di carico/scarico e FIR digitale, utilizza il versamento semplificato RENTRI.

Come effettuare un versamento manuale

Prima di effettuare un versamento manuale, assicurati di aver completato la configurazione iniziale del servizio DocFly Base e di aver configurato correttamente la classe documentale e i relativi metadati.

Per fare un versamento:
  • accedi a DocFly;
  • seleziona Conserva in alto a sinistra;
  • se il pulsante non è visibile, premi l'icona con le 3 linee orizzontali ☰ accanto a Docfly Base. 
Nel menu scegli Versamento manuale:
  • scegli la classe documentale su cui effettuare il versamento e Prosegui;
  • su Carica documento e file metadati sceglie se fare un caricamento singolo o multiplo. 
Per caricare un file .zip contenente più documenti, spunta la voce Multiplo. 

Seleziona il documento o il file .zip da versare con Scegli file. 

È possibile caricare file con dimensione massima pari a 300 MB.
I formati supportati sono indicati direttamente in pagina.

Il nome del documento o del file .zip caricato compare in pagina a fianco di Singolo/Multiplo.
Se necessario nei campi Identificativo Documento, Identificativo PdA (pacchetto di archiviazione) utente e Identificativo PdV (pacchetto di versamento) indica eventuali dati identificativi dei documenti.  

Da File dei metadati usa Scegli File per caricare un file json o csv per i metadati.
I file json o csv di esempio possono essere scaricati dal pannello di Conservazione:
  • scarica un json singolo per versamento singolo e modificalo come seguendo i consigli per la compilazionea;
  • scarica un json multiplo per il versamento multiplo di file contenuti in un .zip. In questo caso devi creare un file json con i gruppi di informazioni ripetute per il numero di documenti contenuti nello zip, seguendo i consigli per la compilazionea.
Se scegli csv devi scaricare in locale un unico file in questo formato.
Sono ammessi solo file di metadati con nome metadata.json o metadata.csv.

Vai su Esegui versamento per concludere:
Versamento manuale – Carica documento e file metadati: Scegli file, Singolo/Multiplo e pulsante Esegui versamento

Il versamento è concluso. 

Come scaricare i file json o csv dal pannello di Conservazione

Caratteristiche dei file json o csv

Il file, json o csv, è il file con con cui vengono forniti i valori dei metadati della classe documentale.
I file json o csv riportano i metadati della classe documentale e indicano quali campi sono obbligatori in base alla configurazione effettuata.

Scaricare i file json

Per scaricare i file json, accedi al menu di sinistra Gestione Account e scegli la sezione Classi Documentali. Espandi la classe da usare per il versamento (ad esempio Classe 1):

Classi documentali: elenco con Classe1 e Classe2; azione per espandere la classe selezionata.

Si vedono i dettagli della classe. Scorri la schermata, premi Scarica template e scegli json o csv:
Scarica template: menu aperto con scelta del formato dei metadati, File json o File csv.

Se scegli json, si scarica in locale un file metadata.zip contenente:
  • 1 cartella multiplo, con all'interno il file json, già con nome file corretto, da utilizzare per caricamento multiplo o singolo con file .zip. Modifica il file come indicato in questa guida;
  • 1 cartella singolo, con all'interno il file json, già con nome file corretto, da utilizzare per caricamento singolo. Modifica il file come indicato in questa guida.
Se scegli csv si scarica in locale un unico file in questo formato.

Esito del versamento

Esito positivo del versamento

Dopo aver concluso il caricamento dei file, vai su Esegui versamento, per consentire al sistema di conservazione di verificare:
  • leggibilità;
  • integrità;
  • corrispondenza del documento alle regole stabilite per la classe documentale di appartenenza, ad esempio controllo sulla validità della firma digitale apposta.
Al termine del versamento con esito positivo, il sistema conferma che I documenti sono stati versati nella classe scelta e viene inviata all'indirizzo di posta ordinaria fornito durante la configurazione del servizio, l'email rapporto di versamento. 

Nella pagina di conferma trovi le opzioni:
  • Vai a Versato, per accedere all’area Versato dell’Archivio e visualizzare i documenti appena versati; 
  • Esegui un nuovo versamento, per avviare immediatamente un nuovo processo di versamento, senza dover tornare al menu precedente, utile se devi fare più versamenti consecutivi;
  • Chiudi, per uscire dalla procedura.
Il pacchetto di versamento viene creato automaticamente.
I documenti saranno conservati quando sarà applicata la regola per la creazione automatica del pacchetto indicata durante la prima configurazione. 
 
La conservazione è attestata dalla ricezione dell'email Rapporto di versamento, che indica la creazione del pacchetto di archiviazione. Per i dettagli leggi la guida su come consultare i pacchetti di archiviazione.

Esito negativo del versamento

Se i controlli eseguiti nei documenti versati danno esito negativo, il caricamento non avviene e si riceve all'indirizzo PEC fornito durante la configurazione del servizio, l'email di esito del versamento con allegato un file .xml con il dettaglio dell'errore riscontrato.  
 
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