Argomenti:

• Cosa comporta lo scarto di un PdA
• Come chiedere lo scarto immediato di un PdA
• Come chiedere lo scarto programmato di un PdA, con e senza interesse storico aristico
• Come chiedere lo spostamento di un PdA

 

Cosa comporta lo scarto di un PdA

Lo scarto immediato o programmato di un Pacchetto di Archiviazione comporta la cancellazione di quello stesso PdA.
 

Come chiedere lo scarto immediato di un PdA

Segui questi passaggi:

1. compila il modulo .pdf:
   • su produttore inserisci lo username del servizio;
   • su archivio indica il codice fiscale;
   • su PdA specifica il Pacchetto di Archiviazione da cancellare. Per saperer dove trovarlo e come cercalo, vai alla guida come visualizzare i pacchetti di archiviazione;
   • indica la motivazione dello scarto;
   • nel campo Firma Digitale apponi la firma digitale del Responsabile della conservazione.
     Oppure, apponi firma olografa e data. In questo caso allegare fotocopia del documento di identità valido del Responsabile della conservazione.
2. Invia il modulo compilato, e se hai usato la fima olografa anche il documento di identità, dalla casella PEC indicata nei dati del Responsabile della conservazione durante la configurazione del servizio, all'indirizzo [email protected].

Come chiedere lo scarto programmato di un PdA, con e senza interesse storico artistico

Accedi al pannello DocFly con le tue credenziali. Su Scarto trovi due sezioni:

• PdA in scadenza. Comprende tutti i PdA per cui è giunto il termine di conservazione.
• PdA in scarto. Riepiloga i PdA per i quali c'è già una richiesta di scarto, in attesa di completamento.

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Scarto di PdA senza interesse storico artistico

Se i documenti non rivestono un particolare interesse storico o artistico, segui queste indicazioni:

• vai su PdA in scadenza;
• poi su Azioni scegli Scarta PdA, per ciascun PdA da scartare;
• scegli NO, per indicare che il PdA non ha interesse storico;
• inserisci un nome identificativo della richiesta di scarto;
• spunta le dichiarazioni, Prosegui e poi Conferma scarto PdA;
• il PdA passa nella sezione PdA in scarto:                                                                                

L'eliminazione del PdA avviene:

• 7 giorni dopo la scadenza della conservazione, se autorizzata prima della scadenza.
• 7 giorni dopo l’autorizzazione, se concessa dopo la scadenza.

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Scarto di PdA con interesse storico artistico

Se i documenti rivestono un particolare interesse storico o artistico, segui queste indicazioni:

• vai su PdA in scadenza;
• in corrispondenza del PdA da scartare vai su Azioni e scegli Scarta PdA;
• scegli SI, per indicare che il PdA ha interesse storico;
• inserisci un nome identificativo della richiesta di scarto;
• spunta le dichiarazioni e Prosegui;
• il PdA passa da PdA in scadenza a PdA in scarto, con lo stato Verifiche in corso.                                                                                      

Vai su PdA in scarto e segui le istruzioni per completare lo scarto:

• in corrispondenza del PdA con Verifiche in corso, vai su Azioni e scegli Scarica documento di richiesta;
• compila il modulo con i riferimenti del PdA;
• invia il modulo compilato via PEC alla sovrintendenza per chiedere il nulla osta allo scarto;
• attendi la risposta ufficiale;
• invia la risposta ricevuta dalla sovrintendenza insieme al modulo di autorizzazione allo scarto via PEC a [email protected].

Mentre attendi la valutazione della richiesta da parte dell’operatore, puoi monitorarne lo stato su PdA in scarto.

Se la valutazione ha esito positivo, il PdA viene eliminato automaticamente:

•  7 giorni dopo la scadenza del termine ultimo di conservazione, se l’autorizzazione è precedente.
•  7 giorni dopo la ricezione dell’autorizzazione, se successiva alla scadenza del termine ultimo di conservazione.

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Sezione PdA in scarto

Cosa puoi fare su PdA in scarto:

• visualizzare i PdA con richieste di scarto in attesa di completamento;
• revocare le richieste di scarto;
• scaricare il documento di richiesta scarto, per i PdA di interesse storico.

Come chiedere lo spostamento di un PdA

Puoi richiedere lo spostamento di un pacchetto di archiviazione conservato, nei seguenti casi

• cambio di partita IVA del produttore;
• cessazione della partita IVA.

Lo spostamento può essere effettuato solo se l’archivio di origine e quello di destinazione presentano:

• le stesse classi documentali
• lo stesso nome
• gli stessi metadati

Segui questi passaggi per procedere:

1. Compila e firma digitalmente il modulo .pdf.
2. Accedi qui con lo username (del tipo [email protected]) associato al servizio.
3. Consulta le FAQ o premi direttamente Non ho risolto, richiedi assistenza, per aprire la richiesta.
4. Allega:
   • il modulo compilato e firmato digitalmente dal responsabile della conservazione. 
   • se utilizzi la firma olografa, allega anche la copia fronte/retro di un documento di identità valido del responsabile della conservazione;
5. Invia la richiesta.