Cosa comporta lo scarto di un PdA
Lo
scarto immediato o
programmato di un Pacchetto di Archiviazione comporta la cancellazione di quello stesso PdA.
L'operazione è irreversibile e non si possono recuperare PdA scartati e cancellati.
Come chiedere lo scarto immediato di un PdA
Segui questi passaggi:
- compila il modulo .pdf:
- su produttore inserisci lo username del servizio;
- su archivio indica il codice fiscale;
- su PdA specifica il Pacchetto di Archiviazione da cancellare. Per saperer dove trovarlo e come cercalo, vai alla guida come visualizzare i pacchetti di archiviazione;
- indica la motivazione dello scarto;
- nel campo Firma Digitale apponi la firma digitale del Responsabile della conservazione.
Oppure, apponi firma olografa e data. In questo caso allegare fotocopia del documento di identità valido del Responsabile della conservazione.
- Invia il modulo compilato, e se hai usato la fima olografa anche il documento di identità, dalla casella PEC indicata nei dati del Responsabile della conservazione durante la configurazione del servizio, all'indirizzo [email protected].
Come chiedere lo scarto programmato di un PdA, con e senza interesse storico artistico
Accedi al
pannello DocFly con le tue credenziali. Su
Scarto trovi due sezioni:
- PdA in scadenza. Comprende tutti i PdA per cui è giunto il termine di conservazione.
- PdA in scarto. Riepiloga i PdA per i quali c'è già una richiesta di scarto, in attesa di completamento.
Scarto di PdA senza interesse storico artistico
Se i documenti
non rivestono un particolare interesse storico o artistico, segui queste indicazioni:
- vai su PdA in scadenza;
- poi su Azioni scegli Scarta PdA, per ciascun PdA da scartare;
- scegli NO, per indicare che il PdA non ha interesse storico;
- inserisci un nome identificativo della richiesta di scarto;
- spunta le dichiarazioni, Prosegui e poi Conferma scarto PdA;
- il PdA passa nella sezione PdA in scarto:

L'eliminazione del PdA avviene:
- 7 giorni dopo la scadenza della conservazione, se autorizzata prima della scadenza.
- 7 giorni dopo l’autorizzazione, se concessa dopo la scadenza.
Scarto di PdA con interesse storico artistico
Se i documenti
rivestono un particolare interesse storico o artistico, segui queste indicazioni:
- vai su PdA in scadenza;
- in corrispondenza del PdA da scartare vai su Azioni e scegli Scarta PdA;
- scegli SI, per indicare che il PdA ha interesse storico;
- inserisci un nome identificativo della richiesta di scarto;
- spunta le dichiarazioni e Prosegui;
- il PdA passa da PdA in scadenza a PdA in scarto, con lo stato Verifiche in corso.
Vai su
PdA in scarto e segui le
istruzioni per completare lo scarto:
- in corrispondenza del PdA con Verifiche in corso, vai su Azioni e scegli Scarica documento di richiesta;
- compila il modulo con i riferimenti del PdA;
- invia il modulo compilato via PEC alla sovrintendenza per chiedere il nulla osta allo scarto;
- attendi la risposta ufficiale;
- invia la risposta ricevuta dalla sovrintendenza insieme al modulo di autorizzazione allo scarto via PEC a [email protected].
Mentre
attendi la valutazione della richiesta da parte dell’operatore, puoi monitorarne lo stato su
PdA in scarto.
Se la valutazione ha esito positivo, il PdA viene eliminato automaticamente:
- 7 giorni dopo la scadenza del termine ultimo di conservazione, se l’autorizzazione è precedente.
- 7 giorni dopo la ricezione dell’autorizzazione, se successiva alla scadenza del termine ultimo di conservazione.
Sezione PdA in scarto
Cosa puoi fare su PdA in scarto:
- visualizzare i PdA con richieste di scarto in attesa di completamento;
- revocare le richieste di scarto;
- scaricare il documento di richiesta scarto, per i PdA di interesse storico.
Come chiedere lo spostamento di un PdA
Puoi richiedere lo spostamento di un pacchetto di archiviazione conservato, nei seguenti casi
- cambio di partita IVA del produttore;
- cessazione della partita IVA.
Lo spostamento può essere effettuato solo se l’archivio di origine e quello di destinazione presentano:
- le stesse classi documentali
- lo stesso nome
- gli stessi metadati
Segui questi passaggi per procedere:
- Compila e firma digitalmente il modulo .pdf.
- Accedi qui con lo username (del tipo [email protected]) associato al servizio.
- Consulta le FAQ o premi direttamente Non ho risolto, richiedi assistenza, per aprire la richiesta.
- Allega:
- il modulo compilato e firmato digitalmente dal responsabile della conservazione.
- se utilizzi la firma olografa, allega anche la copia fronte/retro di un documento di identità valido del responsabile della conservazione;
- Invia la richiesta.