Alcune classi documentali standard, come quelle dedicate alla normativa RENTRI (Registro cronologico di carico/scarico e FIR digitale), non possono essere modificate manualmente. Puoi modificare solo le classi documentali personalizzate o acquistate.
Assicurati di aver completato la configurazione iniziale del servizio DocFly Base e di aver definito almeno una classe personalizzata.
Durante la configurazione del servizio di Conservazione è richiesta la
scelta delle classi documentali in cui classificare i documenti versati.
Per cambiare alcune impostazioni:
- accedi a DocFly;
- seleziona Classi documentali nel menu di sinistra;
- se il pulsante non è visibile, premi l'icona con le 3 linee orizzontali ☰ accanto a Docfly Base.
Scegli
Azioni e poi
Modifica classe in corrispondenza della classe da modificare:
Nella pagina
Modifica classe documentale puoi apportare le modifiche.
Puoi modificare una classe documentale per:
- aggiornare i formati di documento accettati;
- cambiare la regola di creazione del pacchetto di archiviazione;
- aggiornare i controlli sulla firma e gli anni di conservazione in base alle esigenze aziendali o normative.
Formati accettati
Puoi cambiare i
formati dei file per la classe documentale, scelti durante la
prima configurazione del pannello o successivamente.
È ammessa la scelta multipla e puoi:
- selezionare un singolo formato, spuntando la casella a fianco;
- selezionare tutti i formati di una specifica macroarea spuntando la casella a fianco del nome.
Puoi selezionare i formati seguenti:
- attivi previsti dalla normativa idonei alla conservazione. Sono i formati consigliati dalla normativa rispetto alla classificazione scelta;
- attivi previsti dalla normativa non idonei alla conservazione. Sono i formati non consigliati dalla normativa vigente ma possono essere selezionati;
- attivi non previsti dalla normativa. Sono i formati per cui non è garantita la disponibilità nel tempo di un visualizzatore del file.
I documenti versati con tali estensioni verranno pertanto accettati da Aruba alle Condizioni di erogazione Servizi DocFly Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica.
Dopo la scelta, vai su
Prosegui per continuare.
Se la classe documentale è già stata usata per versamenti, alcune modifiche potrebbero non essere disponibili o incidere sui documenti conservati. Prima di procedere, verifica l’impatto.
Regola per la creazione automatica del pacchetto di archiviazione(PdA)
Indica la
regola per la creazione automatica del pacchetto di archiviazione, scegliendone una tra quelle visibili nel menu.
Le operazioni sono le stesse della
prima configurazione del pannello. Dopo le modifiche, premi
Prosegui per continuare.
Definire i controlli che il sistema effettua sull’apposizione delle firme nei documenti versati
In questo step è necessario
definire i controlli che il sistema effettuerà sull’
apposizione delle firme nei documenti versati per ogni classe documentale nonché
gli anni di conservazione.
Le operazioni sono le stesse della
prima configurazione del pannello. Dopo le modifiche,
Prosegui per continuare.
Sottoscrivere la scheda di conservazione
Il sistema chiede di sottoscrivere nuovamente la scheda di conservazione:
- vai su Conferma la configurazione;
- inserisci il codice OTP ricevuto con email Invio otp;
- Vai su Prosegui.