Introduzione
Le classi documentali permettono di organizzare e conservare correttamente i documenti all’interno di DocFly.
A ogni classe sono associati metadati, ovvero informazioni che descrivono il documento e ne facilitano la ricerca e la gestione nel tempo.
Documenti RENTRI
Per alcune tipologie di documenti, come quelli previsti dalla normativa RENTRI, DocFly mette a disposizione classi documentali già configurate automaticamente. In questi casi non è necessario creare nuove classi né configurare manualmente i metadati.
Step 1 - Scegliere il tipo di classe documentale che si sta configurando
Cosa sono le classi documentali
Le
classi documentali sono macrocategorie in cui vengono classificate le medesime tipologie di documenti, cioè una organizzazione logica degli stessi attraverso specifici criteri di ricerca (i
metatag).
Il pacchetto base di
DocFly-Conservazione Digitale comprende 2 classi documentali, in cui verranno archiviati tutti i documenti versati.
Come scegliere il tipo di classe documentale che si sta configurando
Per scegliere il
tipo di classe documentale, selezionare una delle voci disponibili dal menu a tendina:
- Documento Amministrativo
- Documento Informatico
- Documento Tributario
- PEC Base
- Registro Giornaliero di Protocollo
- Rentri - FIR
- Rentri - Registro carico e scarico
Si ricorda che lo step, obbligatorio, è visibile dopo il cambio password provvissoria e l'inserimento dei dati titolare servizio.
Per maggiori dettagli leggi la guida sulla
configurazione del pannello.
Il pannello permette la conservazione a norma del
registro cronologico di carico e scarico rifiuti e
formulario digitale di identificazione rifiuti (FIR). Il registro cronologico è in formato XML, mentre il FIR digitale è in formato xFIR e la normativa prevede la conservazione a norma per 3 anni.
Nel pannello sono presenti due classi documentali specifiche:
- RENTRI - Registro carico e scarico
- RENTRI – Formulario di Identificazione Rifiuti digitale.
Le classi documentali RENTRI sono classi standard create automaticamente per i possessori di DocFly Base.
Queste classi non possono essere modificate o eliminate, non richiedono configurazioni manuali e possono essere utilizzate esclusivamente tramite il
versamento semplificato RENTRI.
Selezionata la classe documentale, si attiva il pulsante
Mostra Metadati che consente di visionare in elenco i
metadati che la classe contiene, cioè l'insieme di dati associati a uno specifico documento informatico che ne permettono l’identificazione e facilitano la successiva ricerca dello stesso, che potrà essere impostata secondo tutte le voci riportate, che ne descrivono il contesto, il contenuto e la struttura.
Su
Inserisci un nome personalizzato per la classe documentale indicare un nome personalizzato per la classe documentale selezionata per facilitare la ricerca. Passando con il mouse sopra la
i informativa vengono mostrate le specifiche che il nome deve rispettare. Cliccare su
Prosegui per passare allo step 2.
Step 2 - Aggiungere un nuovo metadato alla classe documentale
In questo step si può
aggiungere un nuovo metadato alla classe documentale scelta nello step 1.
Si ricorda che i metadati sono l'insieme di dati associati a uno specifico documento informatico che ne permettono l’identificazione e facilitano la successiva ricerca dello stesso, che potrà essere impostata secondo tutte le voci riportate, che ne descrivono il contesto, il contenuto e la struttura.
Per le classi documentali standard, come quelle dedicate a RENTRI, i metadati sono gestiti automaticamente dal sistema sulla base dei documenti caricati.
Non è necessario, né possibile, aggiungere o modificare manualmente i metadati per queste classi.
Durante il versamento semplificato RENTRI, DocFly estrae automaticamente le informazioni necessarie dai file caricati e le associa ai documenti conservati.
Configurare il metadato compilando i campi richiesti e scegliendo i valori dai menu a tendina
Passando con il mouse sopra le
i informative si possono visionare le specifiche che i campi
Nome metadato e
Descrizione devono rispettare.
La casella
Lunghezza campo sotto
Descrizione è visibile solo se si scelgono i valori
Numero o
Testo dal menu a tendina
Tipo dato.
In questo caso, indicare l'effettivo numero di caratteri desiderato.
È possibile aggiungere ulteriori metadati scegliendo
Aggiungi metadato.
Compariranno nuovamente le voci sopra elencate da compilare secondo le specifiche già indicate.
Si vedrà anche il pulsante
Rimuovi metadato se si vuole rimuovere un metadato aggiunto:
Le classi documentali RENTRI sono disponibili dopo il completamento della configurazione iniziale del servizio DocFly Base.
Premi
Prosegui per passare allo step 3.
Step 3 - Selezionare i formati per questa classe documentale
In questo step si può impostare i
formati file per la classe documentale. È ammessa una scelta multipla e si può:
- selezionare un singolo formato, spuntando la casella a fianco;
- selezionare tutti i formati di una specifica macroarea spuntando la casella a fianco del suo nome.
La selezione potrà essere effettuata tra quelli:
- attivi previsti dalla normativa idonei alla conservazione: sono mostrati in elenco i formati consigliati dalla normativa rispetto alla classificazione scelta;
- attivi previsti dalla normativa non idonei alla conservazione: sono mostrati in elenco i formati non consigliati alla conservazione secondo la vigente normativa, ma possono essere selezionati;
- attivi non previsti dalla normativa: sono riportati i formati per cui non potrà essere garantita la disponibilità nel tempo di un visualizzatore del file.
I documenti versati con tali estensioni verranno pertanto accettati da Aruba alle Condizioni di erogazione Servizi DocFly Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica:
Cliccare su
Prosegui per passare allo step 4. Per le specifiche
consultare questa guida.