L'IPDV - indice del pacchetto di versamento è un file .xml, contenente le informazioni sui documenti che saranno inviati in conservazione. Nello specifico, si tratta di un file che descrive il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati.

Ogni Classe Documentale ha uno specifico IPDV a seconda dei dati che lo costituiscono, e ogni IPDv può contenere solo ed esclusivamente documenti della medesima tipologia, ovvero della stessa classe documentale. Un IPDV può contenere un singolo documento, così come può richiamare più file inseriti in un medesimo pacchetto di archiviazione. 

All’interno dell’xml che rappresenta l’indice sono contenute diverse sezioni, che identificano i metadati e le informazioni supplementari, il cui valore è indicato all’interno del campo "value". I metadati sono indicati con il tag xml metadata, mentre le informazioni supplementari con il tag extrainfos, come da immagine esemplificativa sottostante:

La modalità di creazione di un IPDV dipende dalla scelta effettuata per il versamento dei pacchetti (PdA):

• se i documenti sono versati da pannello di Conservazione con procedura guidata, il file xml dell’IPDV è creato automaticamente dal sistema tramite la compilazione di un form;
• se i documenti sono versati da pannello di Conservazione con procedura manuale, la creazione dell'IPDV è manuale;
• nel caso di versamenti con client FTP, la creazione dell’IPDV è manuale.

Per creare manualmente l'IPDV si consiglia di seguire i seguenti passi:

1. autenticarsi sul pannello;
2. in home page, selezionare lo specifico pulsante Visualizza in fondo a destra, in corrispondenza del proprio archivio (identificato con la ragione sociale della propria azienda):
   
3. scaricare il template dell’IpdV associato alla classe documentale che si desidera utilizzare:
   
4. inserire l’id del PdV nel file scaricato. Esempio:
   <pdvid>PDV20170501-1</pdvid>
5. per ogni file presente nel pacchetto di versamento deve essere indicato un identificatore univoco. Esempio:
   <docid>DOCID20170501-1</docid>
6. per ogni file presente nel pacchetto di versamento deve essere indicato il nome. Esempio:
   <filename>rapporto.pdf</filename>
7. per ogni file presente nel pacchetto di versamento deve essere indicato il mimetype. Esempio:
   <mimetype>application/pdf</mimetype>
8. per ogni file presente nel pacchetto di versamento deve essere indicata una data di riferimento Esempio:
   <closingdate>2017-08-03</closingdate>
9. per ogni file presente nel pacchetto di versamento deve essere indicata la sua impronta. Esempio:
   <hash algorithm="SHA-256">
   <value> syPwGsJ4j2C2GGTJOihifc3grYz3B/ZcIIxjHGA6ChE=<</value>
   </hash>
   per il calcolo dell’impronta si possono utilizzare anche dei servizi on-line: link;
10. per ogni file presente nel pacchetto di versamento sostituire all’interno del file xml scaricato i valori di default per i metadati indicati con @TEXT@ con quelli desiderati. Esempio:
    <singlemetadata>
    <namespace>conservazione.doc</namespace>
    <name>oggettodocumento </name>
    <value>Registro Fatture 2017</value>
    </singlemetadata>
11. rinominare il file xml con quello desiderato. Esempio IPDV-20170501. Si ricorda che il nome del file deve cominciare obbligatoriamente con "IPDV-". IPDV deve essere scritto tutto maiuscolo: