Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici andranno in linea di massima a sostituire le seguenti norme:

1. il DPCM 13 novembre 2014, contenente Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici;
2. il DPCM 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
3. il DPCM 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche per il protocollo informatico.

Di seguito l'elenco degli adeguamenti previsti da Aruba in qualità di conservatore:

Pacchetti di versamento e formati dei documenti gestiti da Aruba PEC

• i pacchetti di versamento verranno conservati in conformità del nuovo standard UNI SInCRO 2020, senza che si debba eseguire alcuna operazione;
• i formati dei documenti gestiti da Aruba PEC, previsti dalla normativa e idonei o meno alla conservazione, saranno distinti in modo più chiaro, così da decidere il formato del documento più adatto alla propria attività.
   
  La lista completa dei formati previsti da normativa è scaricabile sul sito di AgID cliccando qui.

Nuovi metadati di formazione dei documenti informatici e amministrativi

Cosa fa Aruba

Gestisce tutti i nuovi metadati di formazione dei documenti informatici e amministrativi indicati nell'allegato 5 delle Linee Guida AgID e associati alle classi documentali acquistate.

Viene pertanto consentito di inviare in conservazione i documenti con tutti i nuovi metadati associati alle attuali classi documentali attive. I nuovi metadati, se valorizzati in fase di versamento, potranno essere ricercabili.

Cosa spetta ai clienti Aruba

Integrare i nuovi metadati in fase di versamento dei pacchetti, lasciando inalterati i metadati ad oggi già comunicati nelle vigenti schede di conservazione. È disponibile un prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale.
   

Nuova figura Titolare dell'oggetto della conservazione

È stata introdotta la figura del Titolare dell'oggetto della conservazione, identificato come la persona fisica o giuridica che ha la responsabilità di conservare per legge un documento, che corrisponde, nella nomenclatura del servizio DocFly, all'archivio.

Scarto del Pacchetto di Archiviazione

Nel caso di archivi pubblici o privati per i quali sia intervenuta una dichiarazione di particolare interesse storico artistico, sarà richiesto al Titolare dell'oggetto della conservazione di inviare il nulla osta per lo scarto e la relativa autorizzazione rilasciata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali.

Dal 1^ gennaio 2022 sarà necessario integrare i nuovi metadati in fase di versamento dei pacchetti, consultabili nel prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale. I metadati ad oggi già comunicati nelle vigenti schede di conservazione saranno lasciati inalterati. 

Nei prossimi mesi verranno rese disponibili le nuove schede di conservazioni contenenti i nuovi metadati, nel caso sia necessario aggiungere o acquistare nuove classi documentali. 

Le Pubbliche Amministrazioni, come previsto da precedente normativa, dovranno dotarsi, a propria cura e spese:

• di un proprio manuale di conservazione dove illustrare dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione;
• nel manuale si potrà descrivere anche le attività del processo di conservazione affidate al Conservatore, in conformità con il contenuto del Manuale di Conservazione predisposto da quest'ultimo, o rinviare, per le parti di competenza, al Manuale del Conservatore.