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Docfly - Conservazione > Nuove linee guida Agid sulla Conservazione > Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

Lo scorso 18 settembre AgID ha reso pubbliche le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, disciplinando in un unico corpus normativo le regole sul documento informatico.
 
Le nuove Linee Guida sono disponibili sul sito di AgID (sezione "documento informatico") e diventeranno operative entro il 1° Gennaio 2022. Entro questa data dovranno adeguarsi alle nuove regole:
  • tutte le PA italiane;
  • i soggetti privati che trattano documenti informatici, ove non diversamente previsto.

Di seguito i dettagli:
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici andranno in linea di massima a sostituire le seguenti norme:
  1. il DPCM 13 novembre 2014, contenente Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici;
  2. il DPCM 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
  3. il DPCM 3 dicembre 2013, contenente Regole tecniche per il protocollo informatico.
Di seguito l'elenco degli adeguamenti previsti da Aruba in qualità di conservatore:

Pacchetti di versamento e formati dei documenti gestiti da Aruba PEC

  • i pacchetti di versamento verranno conservati in conformità del nuovo standard UNI SInCRO 2020, senza che si debba eseguire alcuna operazione;
  • i formati dei documenti gestiti da Aruba PEC, previsti dalla normativa e idonei o meno alla conservazione, saranno distinti in modo più chiaro, così da decidere il formato del documento più adatto alla propria attività.
     
    La lista completa dei formati previsti da normativa è scaricabile sul sito di AgID cliccando qui.

Nuovi metadati di formazione dei documenti informatici e amministrativi

Cosa fa Aruba

Gestisce tutti i nuovi metadati di formazione dei documenti informatici e amministrativi indicati nell'allegato 5 delle Linee Guida AgID e associati alle classi documentali acquistate.

Viene pertanto consentito di inviare in conservazione i documenti con tutti i nuovi metadati associati alle attuali classi documentali attive. I nuovi metadati, se valorizzati in fase di versamento, potranno essere ricercabili.

Cosa spetta ai clienti Aruba

Integrare i nuovi metadati in fase di versamento dei pacchetti, lasciando inalterati i metadati ad oggi già comunicati nelle vigenti schede di conservazione. È disponibile un prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale.
 
Si precisa che continueranno ad essere rifiutati e non portati in conservazione i pacchetti di versamento non conformi alla normativa vigente e al Manuale della Conservazione di Aruba PEC. Il rifiuto viene attuato fino a che il pacchetto di versamento non sia formato in maniera conforme, per un numero infinto di volte.
 

Nuova figura Titolare dell'oggetto della conservazione

È stata introdotta la figura del Titolare dell'oggetto della conservazione, identificato come la persona fisica o giuridica che ha la responsabilità di conservare per legge un documento, che corrisponde, nella nomenclatura del servizio DocFly, all'archivio.

Scarto del Pacchetto di Archiviazione

Nel caso di archivi pubblici o privati per i quali sia intervenuta una dichiarazione di particolare interesse storico artistico, sarà richiesto al Titolare dell'oggetto della conservazione di inviare il nulla osta per lo scarto e la relativa autorizzazione rilasciata ai sensi della normativa vigente in materia di beni culturali.
Dal 1^ gennaio 2022 sarà necessario integrare i nuovi metadati in fase di versamento dei pacchetti, consultabili nel prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale. I metadati ad oggi già comunicati nelle vigenti schede di conservazione saranno lasciati inalterati. 

Nei prossimi mesi verranno rese disponibili le nuove schede di conservazioni contenenti i nuovi metadati, nel caso sia necessario aggiungere o acquistare nuove classi documentali. 
Le Pubbliche Amministrazioni, come previsto da precedente normativa, dovranno dotarsi, a propria cura e spese:
  • di un proprio manuale di conservazione dove illustrare dettagliatamente l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione;
  • nel manuale si potrà descrivere anche le attività del processo di conservazione affidate al Conservatore, in conformità con il contenuto del Manuale di Conservazione predisposto da quest'ultimo, o rinviare, per le parti di competenza, al Manuale del Conservatore.


Domande frequenti

La nuova data relativa all’obbligo di adozione delle Linee guida è stata fissata al 1° gennaio 2022.
Sono indirizzate a Pubbliche amministrazioni, enti gestori di pubblici servizi, società a controllo pubblico, privati e soggetti privati che erogano servizi alla PA.
No, la normativa suggerisce e consiglia quelli che sono più idonei. Il pannello di Conservazione consente di visualizzare quali sono quelli previsti dalla normativa e idonei alla conservazione e quelli che non lo sono. Inoltre le schede di conservazione saranno aggiornate riportando questa stessa distinzione
, il file Indice di conservazione generato firmato e marcato dal conservatore (Aruba) cambierà per seguire il nuovo standard entro il 1 Gennaio 2022. Non sarà richiesto alcun intervento da parte dei clienti e non verranno modificati gli indici pregressi.
Sono stati rivisti i metadati relativi al documento informatico, amministrativo informatico e all'aggregazione documentale informatica da prevedere in fase di formazione del documento per essere conformi con la nuova normativa.

Dal 1^ gennaio 2022 sarà necessario integrare i nuovi metadati in fase di versamento dei pacchetti, consultabili nel prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale. I metadati ad oggi già comunicati nelle vigenti schede di conservazione saranno lasciati inalterati. 
No, il pannello di Conservazione verrà predisposto per accettare metadati ulteriori rispetto a quelli precedentemente configurati, per cui ad ogni versamento si potranno aggiungere i nuovi metadati previsti dalle Linee Guida. È disponibile un prospetto riepilogativo dei nuovi metadati che le Linee Guida identificano come obbligatori per ciascuna classe documentale.
 
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