In fase di configurazione del servizio di Conservazione è richiesta la
scelta delle classi documentali in cui classificare i documenti versati.
La eventuale variazione di una o più classi documentali (il servizio base ne comprende 2, che in fase di ordine è possibile aumentare secondo le proprie esigenze) può essere effettuata solo ed esclusivamente inviando ad Aruba specifica documentazione.
Di seguito l'
elenco dei dati modificabili o non modificabili in relazione alle classi documentali, la
documentazione che è necessario inviare e le
modalità di invio:
Dati modificabili
-
Nome della classe
scelto in fase di configurazione del servizio, ma solo se la stessa NON è già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
-
Formati per la conservazione
ad esempio per aggiungere ulteriori estensioni rispetto a quelle previste dalla normativa;
Dati non modificabili
-
Nome della classe
scelto in fase di configurazione del servizio, qualora la stessa sia già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
-
Metadati
e gli extrainfo che costituiscono la classe stessa.
Come inviare la richiesta
Aprire una richiesta di assistenza dal portale
assistenzaclienti.aruba.it, autenticandosi con
account Aruba (login @aruba.it e relativa password) su cui è intestato il servizio.
Documentazione da allegare obbligatoriamente alla richiesta
- modulo Richiesta modifica scheda conservazione compilato in ogni sua parte;
- copia fronte retro del documento d'identità valido e leggibile del responsabile della Conservazione.
Inserire nella parte
Classe Documentale del modulo il
nome della classe documentale in uso e da modificare (come esemplificato nella sezione successiva di questa stessa guida). Su
Formati accettati è possibile visionare quelli:
- Idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa, cioè i formati consigliati dalla normativa rispetto alla classificazione scelta.
- Non idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa, cioè quelli non consigliati alla conservazione secondo la vigente normativa, ma possono essere selezionati.
- Altri Formati non previsti da normativa sono riportati i formati per cui non potrà essere garantita la disponibilità nel tempo di un visualizzatore del file: i documenti versati con tali estensioni verranno pertanto accettati da Aruba alle Condizioni di erogazione Servizi DocFly Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica.
Per
esemplificazioni e consigli utili su come compilare il modulo visionare la sezione successiva di questa stessa guida.
Aruba si riserva la facoltà di richiedere ulteriore documentazione.
Di seguito alcuni
consigli utili alla compilazione del modulo
Richiesta modifica scheda conservazione:
Colonna Tab. A - Definizione Documenti
Indicare il
nome della classe documentale o delle classi documentali scelte per la classificazione dei documenti. Per visualizzare la classe documentale configurata sul pannello di conservazione sostitutiva:
- autenticarsi sul pannello;
- in corrispondenza del nome dell'archivio (identificato con la Ragione Sociale della propria azienda) cliccare su Visualizza:
- la sezione consente di visualizzare le proprie classi documentali configurate e i formati abilitati:
Colonna Formati accettati
Selezionare i formati da abilitare sulla classe documentale dal menu a tendina scegliendo tra i formati previsti dalla normativa e altri formati.
Colonna Firma Digitale
Cliccare sulla voce
Seleziona per aprire apposito menu a tendina dove scegliere:
- SI: In questo caso vengono accettati da Aruba solo documenti firmati con firma digitale qualificata;
- NO: In questo caso vengono accettati da Aruba anche documenti non firmati.