Argomenti:

• Cosa comporta la rettifica dei metadati di un documento
• Come rettificare i metadati
• Come riconoscere i PdA rettificati

 

Cosa comporta la rettifica dei metadati di un documento

Il pannello di Conservazione consente di rettificare uno o più metadati, cioè sostituire uno o più metadati a corredo dei documenti conservati, per esempio per modificare un'informazione inserita con un'altra o aggiungere o cancellare altre informazioni necessarie. Può essere utile se si è indicato che un documento è relativo a una pratica ma per errore si è conservato facendo riferimento a un'altra. 
 

Come rettificare i metadati

Autenticarsi sul pannello e selezionare Archivi nel menu di sinistra. Se il menu non fosse visibile, cliccare su ☰ a fianco di Docfly Base. 

Su Conservato mantenere la spunta su Vista documenti. È presente l’elenco dei documenti conservati, per ricercarli consultare questa guida. Cliccare sul menu Azioni in corrispondenza di un documento in elenco e scegliere Rettifica metadati:



Nella schermata Rettifica metadati modificare i metadati del file conservato. Sono suddivisi per categorie, per esempio Metadati previsti da normativa obbligatori, andare su ˅ ed espandere il menu a tendina quindi modificare i dati di interesse. È possibile anche aggiungere dei metadati relativamente a quanto previsto dalla classe documentale selezionata. 

Eseguite le modifiche, premere su Salva per concludere. I metadati sono modificati e il PdA è messo in conservazione. 

Verrà creato un nuovo PdA di rettifica, contenente i soli metadati rettificati. La dimensione è 0 B in quanto non contribuisce all'aumento dello spazio occupato. Se si preme sul nuovo PdA rettificato, si accede al dettaglio ed espandendo il menu Dettagli metadati sono visibili le rettifiche fatte ai metadati:

Come riconoscere i PdA rettificati

I PdA rettificati sono riconoscibili nel menu Archivio. Su Conservato spuntare la voce Vista PdA in corrispondenza di Ricerca pacchetti di archiviazione. Se non vi fossero PdA in elenco ricercarli consultando questa guida:



I PdA rettificati hanno l'icona mostrata in figura e l'indicazione PdA-update nella colonna Identificativo PdA utente. Si ricorda che questi PdA contengono i soli metadati rettificati, pertanto hanno dimensione 0 B in quanto non contribuiscono all'aumento dello spazio occupato.



Selezionando il PdA si accede al dettaglio. Cliccando su Visualizza il PdA finale a destra si accede alla schermata dove scaricare il PdD ottenuto a seguito di tutte le rettifiche effettuate:



Si apre la schermata Richiedi pacchetto di distribuzione e si può assegnare un nome alla richiesta di esibizione. Cliccare su Richiedi PdD: 



Si visualizza una schermata di conferma e si riceve l'email, all'indirizzo PEC fornito durante la configurazione del servizio, La tua richiesta di esibizione del servizio DocFly Conservazione Digitale. Il pacchetto di distribuzione, che conterrà il PdA iniziale e i PdA di rettifica eseguiti, è presente nel menu Esibizioni​ dove si potrà scaricarlo in file .zip.