Il secondo step,
a carico dell’utente admin (responsabile della conservazione) prevede i passaggi di seguito indicati:
Scelta delle classi documentali
Le
classi documentali sono macrocategorie in cui vengono classificate le medesime tipologie di documenti, cioè una organizzazione logica degli stessi attraverso specifici criteri di ricerca (i metatag).
Il pacchetto base del servizio comprende due classi documentali, in cui verranno archiviati tutti i files versati a seconda della voce scelta all’interno della classe documentale stessa.
Lo step è indispensabile per la successiva reperibilità dei documenti conservati. Per procedere:
- definire la macroarea utilizzando l’apposito menu a tendina in corrispondenza della voce Classe Documentale (ad esempio Fatture emesse):

Completata la scelta è possibile (i campi di seguito riportati sono visibili solo ed esclusivamente a seguito dell’indicazione di una classe documentale):
- fornire un nome personalizzato alla classe documentale (ad esempio Fatture emessa 2018) per facilitare la ricerca;
- tramite il pulsante Personalizza selezionare ulteriori estensioni di file da mandare in conservazione rispetto a quelle consigliate. Per visualizzare le voci cliccare sul pulsante stesso, quindi:
- sotto Formati idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa sono preselezionati dal sistema i file consigliati dalla normativa rispetto alla classificazione scelta;
- per inserire una ulteriore estensione mettere il flag in corrispondenza delle voci desiderate sottostanti ad Altri Formati:

Definizione dei metatag
Cliccando su
Dettagli Classe si visualizzano tutti i
metatag associati alla classe documentale scelta (ad esempio
Fattura Emessa come nel caso sopra indicato), cioè l'insieme di dati associati a uno specifico documento informatico che ne permettono l’identificazione e facilitano la successiva ricerca dello stesso, che potrà essere impostata secondo tutte le voci riportane nel tab e che ne descrivono il contesto, il contenuto e la struttura:
Qualora sotto la voce
Valorizzato siano presenti campi con
Sì, questi indicano le voci che in successiva fase di caricamento dei file verranno richiesti come obbligatori da compilare (per i dettagli sulle modalità di caricamento visionare la
guida dedicata).
Per
concludere lo step 2 ripetere la procedura sopra indicata per la seconda classe documentale quindi spuntare su
Conferma dati e prosegui nella configurazione in basso a destra.