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Docfly - Conservazione > 3 - Acquisto e configurazione > Configurazione del servizio Docfly - Conservazione Sostitutiva

3.3 Configurazione del servizio Docfly - Conservazione Sostitutiva

Concluso l’acquisto di Docfly Conservazione Sostitutiva da pec.it e modificata la password temporanea di accesso al pannello, è obbligatorio configurare il servizio seguendo gli step sotto elencati:
  1. step 1: inserire i dati del responsabile della conservazione (utente admin) e del produttore, cioè delle persone designate dal cliente ad operare in suo nome, conto e interesse con Aruba PEC per l’esecuzione del contratto in funzione del ruolo;
  2. step 2: scegliere le classi documentali in cui classificare i documenti;
  3. step 3: controllare i dati e confermarli.
Le operazioni possono essere interrotte e riprese; una volta confermato uno step ed effettuato il logout, al successivo accesso al pannello il sistema mostra in automatico i passaggi mancanti.
Modificata la password temporanea di accesso al pannello, per configurare il servizio:

Indicare i dati del responsabile della conservazione

L’acquirente del servizio o altro soggetto nominato dallo stesso, cioè la figura di riferimento che ha la facoltà di affidare a terzi, in tutto o in parte, l’esecuzione delle attività previste a suo carico dalla normativa vigente.
Indicare nel campo Email un indirizzo di posta ordinaria e non una PEC da inserire nel form apposito. A questo stesso indirizzo di posta ordinaria saranno inviate cominicazioni di servizio da parte di Aruba. 

Indicare i dati produttore

L’acquirente del servizio o altro soggetto nominato dallo stesso, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Se i dati del responsabile della conservazione e i dati produttore sono coincidenti cliccare su Copia i dati del responsabile della conservazione e i campi sono inseriti automaticamente dal sistema. Per indicare un soggetto diverso compilare i singoli form con i dati del soggetto desiderato:


cliccare su Conferma dati e prosegui nella configurazione in basso a destra; il sistema chiede di indicare un numero di cellulare valido (impostarlo senza indicare trattini, spazi, parentesi, punti o altri caratteri non numerici ad eccezione del "+") su cui verrà inviato un codice numerico di verifica. Per procedere:
  1. cliccare su Invia SMS:
  2. inserire il codice di verifica ricevuto via SMS (in caso di mancata ricezione cliccare su Invia di nuovo):
  3. cliccare su Conferma Dati e prosegui nella configurazione in basso a destra per concludere lo step 1.
Il secondo step, a carico dell’utente admin (responsabile della conservazione) prevede i passaggi di seguito indicati:

Scelta delle classi documentali

Le classi documentali sono macrocategorie in cui vengono classificate le medesime tipologie di documenti, cioè una organizzazione logica degli stessi attraverso specifici criteri di ricerca (i metatag). Il pacchetto base del servizio comprende due classi documentali, in cui verranno archiviati tutti i files versati a seconda della voce scelta all’interno della classe documentale stessa. 
 
Lo step è indispensabile per la successiva reperibilità dei documenti conservati. Per procedere:
  1. definire la macroarea utilizzando l’apposito menu a tendina in corrispondenza della voce Classe Documentale (ad esempio Fatture emesse):
Completata la scelta è possibile (i campi di seguito riportati sono visibili solo ed esclusivamente a seguito dell’indicazione di una classe documentale): 
  1. fornire un nome personalizzato alla classe documentale (ad esempio Fatture emessa 2018) per facilitare la ricerca;
  2. tramite il pulsante Personalizza selezionare ulteriori estensioni di file da mandare in conservazione rispetto a quelle consigliate. Per visualizzare le voci cliccare sul pulsante stesso, quindi:
    • sotto Formati idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa sono preselezionati dal sistema i file consigliati dalla normativa rispetto alla classificazione scelta;
    • per inserire una ulteriore estensione mettere il flag in corrispondenza delle voci desiderate sottostanti ad Altri Formati:

Definizione dei metatag

Cliccando su Dettagli Classe si visualizzano tutti i metatag associati alla classe documentale scelta (ad esempio Fattura Emessa come nel caso sopra indicato), cioè l'insieme di dati associati a uno specifico documento informatico che ne permettono l’identificazione e facilitano la successiva ricerca dello stesso, che potrà essere impostata secondo tutte le voci riportane nel tab e che ne descrivono il contesto, il contenuto e la struttura:
 


Qualora sotto la voce Valorizzato siano presenti campi con , questi indicano le voci che in successiva fase di caricamento dei file verranno richiesti come obbligatori da compilare (per i dettagli sulle modalità di caricamento visionare la guida dedicata).
 
Per concludere lo step 2 ripetere la procedura sopra indicata per la seconda classe documentale quindi spuntare su Conferma dati e prosegui nella configurazione in basso a destra. 
Conclusi i due step precedenti, il sistema mostra un riepilogo di tutti i dati inseriti. È possibile variare una o più informazioni fornite utilizzando l’apposito tasto Modifica in corrispondenza di Responsabile della conservazione e Produttore e/o Classi documentali. Una volta definita la correttezza di tutte le voci inserite spuntare su Conferma Dati e completa la configurazione per concludere la configurazione del servizio. 

Si riceve apposita email DocFly - Conservazione Sostitutiva: scheda conservazione ed elenco persone, contenente:
  • scheda di conservazione con l'indicazione delle caratteristiche, modalità e termini di versamento dei documenti informatici indicati in fase di configurazione;
  • elenco persone con l'indicazione dei dati relativi al responsabile della conservazione e al responsabile produttore nominati.
La documentazione allegata è disponibile anche sul pannello di Conservazione, alla sezione Dati fiscali, raggiungibile cliccando sul pulsante Visualizza in home page). Per tutte le operazioni e le funzionalità di gestione del pannello stesso, visionare la sezione dedicata
 
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