Modificata la password temporanea di accesso al pannello e configurati i dati del responsabile della conservazione e del produttore, è richiesta la scelta delle classi documentali e la definizione dei metatag. I passaggi sono a carico dell'utente admin (responsabile della conservazione). Di seguito i dettagli:

Scelta delle classi documentali

Le classi documentali sono macrocategorie in cui vengono classificate le medesime tipologie di documenti, cioè una organizzazione logica degli stessi attraverso specifici criteri di ricerca (i metatag). Il pacchetto base del servizio comprende due classi documentali, in cui verranno archiviati tutti i files versati a seconda della voce scelta all’interno della classe documentale stessa. 
 
Lo step è indispensabile per la successiva reperibilità dei documenti conservati. Per procedere, definire la macroarea utilizzando l’apposito menu a tendina in corrispondenza della voce Classe Documentale (ad esempio Fatture emesse):



Completata la scelta (i campi di seguito riportati sono visibili solo dopo aver selezionato una classe documentale):

1. scegliere un nome personalizzato della classe documentale (ad esempio Fatture emessa 2018) per facilitare la ricerca;
2. indicare per quanti anni (minimo 5) devono essere conservati i documenti presenti in quella specifica classe documentale: 
   

Tramite il pulsante Personalizza selezionare ulteriori estensioni di file da mandare in conservazione rispetto a quelle consigliate. Per visualizzare le voci cliccare sul pulsante stesso, quindi:

1. sotto Formati idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa sono preselezionati dal sistema i formati consigliati dalla normativa rispetto alla classificazione scelta;
2. su Formati non idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa sono indicati quelli non consigliati alla conservazione secondo la vigente normativa, ma possono essere selezionati;
3. su Altri Formati sono riportati i formati per cui non potrà essere garantita la disponibilità nel tempo di un visualizzatore del file: i documenti versati con tali estensioni verranno pertanto accettati da Aruba alle Condizioni di erogazione Servizi DocFly Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica: 
   

Definizione dei metatag

Cliccando su Dettagli Classe si visualizzano tutti i metatag associati alla classe documentale scelta (ad esempio Fattura Emessa come nel caso sopra indicato), cioè l'insieme di dati associati a uno specifico documento informatico che ne permettono l’identificazione e facilitano la successiva ricerca dello stesso, che potrà essere impostata secondo tutte le voci riportane nel tab e che ne descrivono il contesto, il contenuto e la struttura:
 


Qualora sotto la voce Valorizzato siano presenti campi con Sì, questi indicano le voci che in successiva fase di caricamento dei file verranno richiesti come obbligatori da compilare (per i dettagli sulle modalità di caricamento visionare la guida dedicata).
 
Per concludere lo step 2 ripetere la procedura sopra indicata per la seconda classe documentale (Classe documentale 2) quindi spuntare su Conferma dati e prosegui nella configurazione in basso a destra.