Per connettersi allo spazio web via FTP e versare i documenti su Pannello "
Docfly Conservazione Sostitutiva", è necessario utilizzare un
Client FTP. Di seguito sono elencati:
- I parametri di configurazione per eseguire il versamento dei documenti con Filezilla Client;
- Le modalità di versamento dei documenti stessi in conservazione.
Per
configurare il Client FTP al versamento dei documenti, seguire gli
Step di seguito indicati:
Configurato il Client FTP con i parametri indicati alla prima sezione di questa stessa guida e
impostato il trasferimento binario, a connessione avvenuta l'utenza è composta da due parti:
- Sulla sinistra sono visibili le cartelle del proprio computer;
- Sulla destra lo spazio DocFly personale, come da immagine esemplificativa sottostante. In tale spazio è inizialmente visibile l'elenco degli archivi in cui è possibile versare. Ogni archivio è identificato dal codice fiscale del titolare dell'archivio stesso:

Il
processo di versamento ottimale si compone dei seguenti passi:
- Identificazione e selezione dell'archivio corretto su cui eseguire il versamento dei documenti;
- Creare il Pacchetto di Archiviazione: cioè la cartella contenitore dove depositare tutti i documenti che si vogliono conservare in un'unica soluzione (ad esempio "test client Ftp"). Una volta creata la cartella, trascinarla all’interno dell’archivio su cui si desidera effettuare il versamento:
Creare una sola cartella contenitore dove depositare tutti i documenti che si vogliono conservare. All'interno della stessa devono essere contenuti solo ed esclusivamente file (Ipdv e relativi documenti) e non sottocartelle. In caso contrario il PdA creato non viene processato, in quanto i documenti caricati via ftp che non si trovano all’interno di cartelle non vengono presi in considerazione perché non associati ad alcun PDA.

- Accesso alla cartella del PdA;
- Upload degli IPdV, cioè di uno o più "Indici del Pacchetto di Versamento", singoli file che descrivono il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati (per la definizione completa di IPDV e suggerimenti utili per la creazione cliccare qui). Docfly a cadenze predefinite verifica l'esistenza di nuovi PdA e/o di nuovi IPdV da processare. Nel caso dovesse trovarne, li elabora e si predispone alla ricezione dei documenti da conservare;
Nel caso si renda necessario modificare le caratteristiche del versamento, ad esempio per correggere alcuni metadati o aggiungere/rimuovere documenti dal versamento, è sufficiente eseguire upload di un nuovo IPdV corretto che riporti lo stesso pdvid riportato nel l'IPdV considerato obsoleto.
Per procedere è sufficiente trascinare l’IPdV nell’archivio desiderato:

- Upload dei file indicati negli Indici del punto precedente, per concludere il versamento. A cadenze predefinite il sistema controlla l'esistenza di documenti da conservare, così come dichiarati negli IPdV caricati come indicato al punto 3. Una volta ricevuti tutti i documenti di tutti gli IPdV di un PdA, DocFly procede automaticamente con la loro messa in conservazione:

Concluso il caricamento il PdA è visibile da "
Pannello Docfly Conservazione Sostitutiva" e si riceve apposita email "
Rapporto di versamento del servizio DocFly-Conservazione Sostitutiva" attestante il corretto caricamento del Pacchetto di Versamento e contenente il Rapporto di Versamento completo e dettagliato.
La produzione del "Rapporto di Versamento (RdV)" rappresenta formalmente la presa in carico del "Pacchetto di Versamento (PdV)" da parte del sistema di conservazione e la trasformazione di quest’ultimo in "Pacchetto di Archiviazione", cioè un documento informatico che attesta il caricamento dei documenti in un determinato momento e la loro conservazione a norma di legge.
In caso di errori nel processo gli stessi vengono segnalati con apposita email "
Esito del versamento su DocFly-Conservazione Sostitutiva" con indicati, se presenti, gli errori riscontrati nel versamento del PdA.
Il processo di conservazione vero e proprio (detto anche "chiusura del PdA") avviene automaticamente nel momento in cui tutti i documenti dichiarati in tutti i IPdV caricati nel PdA sono stati correttamente ricevuti. In questo senso il Produttore deve essere sicuro di avere caricato inizialmente tutti gli IPdV di interesse per evitare che il processo di conservazione del PdA parta in anticipo.
Si ricorda che l'accesso al pannello di Conservazione è inibito e l'utenza bloccata:
- in caso di inserimento per 5 volte consecutive di una password errata. Si consiglia di eseguire un reset password in caso di smarrimento per evitare il blocco dell'account;
- se non si modifica la password di accesso ogni 6 mesi. Si consiglia di cambiarla prima della scadenza;
- nel caso in cui non si utilizzi la propria utenza per un periodo superiore ai 6 mesi (decorrenti dall'ultimo accesso al pannello). Si consiglia di eseguire almeno un accesso ogni 6 mesi.