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Docfly - Conservazione > Versamento documenti in conservazione > Versamento e creazione pacchetto di archiviazione con procedura manuale

8.4 Versamento e creazione pacchetto di archiviazione con procedura manuale

La procedura manuale di versamento si compone di due fasi:
  • fase 1: scaricare e compilare l’indice del pacchetto di versamento, prima di procedere al versamento dei file. Infatti, in caso di versamenti con questa procedura, la creazione dell'IpdV è manuale e a carico dell'utente;
  • fase 2: versare i documenti in conservazione.
Di seguito le procedure complete da seguire:
 
Per scaricare e compilare l’indice del pacchetto di versamento:
  1. autenticarsi sul pannello;
  2. in home page selezionare lo specifico pulsante Visualizza in fondo a destra, in corrispondenza del proprio archivio (identificato con la ragione sociale della propria azienda):
  3. si visualizza il form Classi Documentali da cui cliccare su Scarica IpdV in corrispondenza della classe documentale su cui si vuole versare il documento stesso. Nell’esempio identificativo sottostante, la Classe scelta è Contratto:
  4. salvare il file su locale in formato .txt, quindi procedere alla compilazione dei campi Value dell’IpdV con le voci corrispondenti del/i documento/i che si  vuole versare, come esemplificato nella definizione di indice del pacchetto di versamento della guida dedicata. Le voci obbligatorie sono:
    • <pdvid>@[email protected]</pdvi >: (obbligatorio) codice univoco che identifica il pacchetto di versamento stesso. Si consiglia di riportare nuovamente il nome del pacchetto;
    • <docid>@[email protected]</docid>: (obbligatorio) attribuire un Id al documento, ad esempio 001;
    • <filename>@[email protected]</filename>: indicare il nome del file salvato su locale con relativa estensione, ad esempio Fattura.pdf;
    • <mimetype>@[email protected]</mimetype>: del tipo application/pdf. Si consiglia di verificare la tipologia di Mimetype in relazione alla estensione del file che si vuole versare;
    • <closingDate>2015-05-26T13:58:09.940Z</closingDate> (obbligatorio): mantenere il formato riportato;
    • <hash algorithm="@SHA-256/MD5/[email protected]">
      <value>@[email protected]</value>: codice univoco che contraddistingue il documento stesso, garantendone la riconoscibilità e incorruttibilità in forma automatica e univoca.
    Tutti gli altri campi sono facoltativi ed identificano i metatada obbligatori previsti dalla normativa e voci aggiuntive rispetto a questi ultimi, che, qualora compilati i vari <value>@[email protected]</value> corrispondenti, (ad esempio allegati), potranno essere utilizzati come filtri ulteriori di ricerca dei documenti conservati.
Per dei suggerimenti sulle modalità di creazione di un IpdV e ulteriori dettagli, visionare la guida dedicata Definizione e creazione Ipdv - Indice del Pacchetto di Versamento.
Una volta scaricato e compilato l’IpdV come indicato alla precedente sezione di questa stessa guida, è possibile eseguire il versamento. Per procedere:
  1. autenticarsi sul pannello;
  2. da pacchetto di archiviazione in home page scegliere Manuale utilizzando l’apposito menu a tendina:
  3. assegnare un nome al pacchetto di archiviazione che si sta creando o lasciare quello riportato di default dal sistema. È possibile caricare il file IpdV dall’apposito pulsante Scegli File, o effettuare l’upload in un secondo momento, seguendo quanto indicato al punto 3 di seguito. Cliccare su Crea per procedere:
  4. nel caso in cui non si sia caricato il file, per continuare, cliccare sul nome del pacchetto che si sta creando in home page, quindi, alla pagina visualizzata, scegliere Upload in basso a sinistra:
  5. concluso l'upload, il sistema di conservazione effettua una serie di controlli atti a verificare formalmente leggibilità, integrità e la corrispondenza del documento alle regolamentazioni stabilite per la classe documentale di appartenenza:
    • se l'esito è negativo il file viene rifiutato e viene restituito un errore attestante la mancata conclusione del processo di versamento;
    • se tutti i controlli effettuati danno esito positivo, si visualizza la seguente schermata, e viene consegnato all'indirizzo PEC fornito in fase di configurazione del servizio un rapporto di versamento, cioè un documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.
     
    Ricevuto il rapporto di versamento, il pacchetto di versamento si trasforma in pacchetto di archiviazione, cioè un documento informatico che attesta il caricamento dei documenti in un determinato momento e la sua conservazione a norma di legge. 

  6. selezionando il pacchetto di archiviazione e il documento versato, è possibile visionare l’elenco dei Matatag corrispondenti, e scaricare su locale, se necessario, il singolo file versato. Per farlo, utilizzare lo specifico tasto Download, come da immagine esemplificativa sottostante:
Si ricorda che l'accesso al pannello di Conservazione è inibito e l'utenza bloccata:
  • in caso di inserimento di una password errata per un numero eccessivo di volte consecutive. Si consiglia di eseguire un reset password in caso di smarrimento per evitare il blocco dell'account;
  • se non si modifica la password di accesso ogni 6 mesi. Si consiglia di cambiarla prima della scadenza.
 
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