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Docfly - Conservazione > 5 - Modifica dati > Modifica classi documentali e metadati assegnati

5.2 Modifica classi documentali e metadati assegnati

In fase di configurazione del servizio di Conservazione è richiesta la scelta delle classi documentali in cui classificare i documenti versati. La eventuale variazione di una o più classi documentali (il servizio base ne comprende 2, che in fase di ordine è possibile aumentare secondo le proprie esigenze) può essere effettuata solo ed esclusivamente inviando ad Aruba specifica documentazione.

Di seguito l'elenco dei dati modificabili o non modificabili in relazione alle classi documentali, la documentazione che è necessario inviare e le modalità di invio:

Dati modificabili

Dati non modificabili

  1. Nome della classe scelto

    in fase di configurazione del servizio, ma solo se la stessa NON è già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
  2. Formati per la conservazione

    ad esempio per aggiungere ulteriori estensioni rispetto a quelle previste dalla normativa;
  1. Nome della classe

    scelto in fase di configurazione del servizio, qualora la stessa sia già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
  2. Metadati

    e gli extrainfo che costituiscono la classe stessa.

Documentazione da inviare

Modalità di invio

Compilare e inviare uno dei moduli indicati a seconda della classe documentale gestita accompagnato da copia fronte retro del documento d'identità valido e leggibile dell’intestatario username @aruba.it su cui è attivo il servizio:
  1. scheda Richiesta di variazione scheda conservazione – documento fiscale compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la conservazione di documenti aventi rilevanza tributaria formati sia da privati che da Pubbliche Amministrazioni, ad esempio fatture attive e passive, libro giornale, registri iva;
  2. scheda Richiesta di variazione scheda conservazione – documento amministrativo informatico compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la conservazione di atti formati da Pubbliche Amministrazioni con strumenti informatici, ad esempio delibere, determine, ordinanze, i contratti sigliati da una PA;
  3. scheda Richiesta di variazione scheda conservazione – documento informatico compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la per la conservazione di atti formati da privati con strumenti informatici, ad esempio il contratto di un'azienda privata;
  4. scheda Richiesta di variazione scheda conservazione – Registro Giornaliero di Protocollo compilata in ogni sua parte. Specifica classe riservata alla PA per la conservazione del registro giornaliero di protocollo.
 Per esemplificazioni e consigli utili su come compilare i moduli di Richiesta variazione schede conservazione sopra elencati visionare la sezione successiva di questa stessa guida.

Aruba si riserva la facoltà di richiedere ulteriore documentazione.
Compilare solo se è stata attivata una firma automatica massiva correlata al servizio di conservazione sostitutiva.
Di seguito alcuni consigli utili alla compilazione dei moduli di richiesta variazione schede conservazione riportati nella sezione precedente di questa stessa guida:

Colonna Tab. A - Definizione Documenti

Indicare il nome della classe documentale o delle classi documentali scelte per la classificazione dei documenti. Per visualizzare la classe documentale configurata sul pannello di conservazione sostitutiva:
  1. autenticarsi sul pannello;
  2. in corrispondenza del nome dell'archivio (identificato con la Ragione Sociale della propria azienda) cliccare su Visualizza:
  3. la sezione consente di visualizzare le proprie classi documentali configurate e i formati abilitati:

Colonna Formati accettati

Selezionare i formati da abilitare sulla classe documentale dal menu a tendina scegliendo tra i formati previsti dalla normativa e altri formati.

Colonna Firma Digitale

Cliccare sulla voce Seleziona per aprire apposito menu a tendina dove scegliere:
  • SI: In questo caso vengono accettati da Aruba solo documenti firmati con firma digitale qualificata;
  • NO: In questo caso vengono accettati da Aruba anche documenti non firmati.

Colonna Firma Massiva e Username Firma

Compilare solo se è stata attivata una firma automatica massiva correlata al servizio di conservazione sostitutiva.

Parte Metadati

Prendere visione dei metadati che compongono la classe di partenza. 
 
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