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Docfly - Conservazione > Modifica dati > Modifica classi documentali e metadati assegnati

5.3 Modifica classi documentali e metadati assegnati

In fase di configurazione del servizio di Conservazione è richiesta la scelta delle classi documentali in cui classificare i documenti versati. La eventuale variazione di una o più classi documentali (il servizio base ne comprende 2, che in fase di ordine è possibile aumentare secondo le proprie esigenze) può essere effettuata solo ed esclusivamente inviando ad Aruba specifica documentazione.

Di seguito l'elenco dei dati modificabili o non modificabili in relazione alle classi documentali, la documentazione che è necessario inviare e le modalità di invio:
 

Dati modificabili

Dati non modificabili

  1. Nome della classe scelto

    in fase di configurazione del servizio, ma solo se la stessa NON è già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
  2. Formati per la conservazione

    ad esempio per aggiungere ulteriori estensioni rispetto a quelle previste dalla normativa;
  1. Nome della classe

    scelto in fase di configurazione del servizio, qualora la stessa sia già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
  2. Metadati

    e gli extrainfo che costituiscono la classe stessa.

Documentazione da inviare

Modalità di invio

Compilare in ogni sua parte e inviare il modulo Richiesta modifica scheda conservazione accompagnato da copia fronte retro del documento d'identità valido e leggibile del responsabile della Conservazione:

Inserire nella parte "Classe Documentale" il nome della classe documentale in uso e da modificare (come esemplificato nella sezione successiva di questa stessa guida). Su Formati accettati è possibile visionare quelli:
  1. Idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa, cioè i formati consigliati dalla normativa rispetto alla classificazione scelta.
  2. Non idonei per la conservazione ai sensi della vigente normativa, cioè quelli non consigliati alla conservazione secondo la vigente normativa, ma possono essere selezionati;
  3. Altri Formati non previsti da normativa sono riportati i formati per cui non potrà essere garantita la disponibilità nel tempo di un visualizzatore del file: i documenti versati con tali estensioni verranno pertanto accettati da Aruba alle Condizioni di erogazione Servizi DocFly Conservazione Sostitutiva e Fatturazione Elettronica.
 Per esemplificazioni e consigli utili su come compilare i moduli di Richiesta variazione schede conservazione sopra elencati visionare la sezione successiva di questa stessa guida.

Aruba si riserva la facoltà di richiedere ulteriore documentazione.
Di seguito alcuni consigli utili alla compilazione dei moduli di richiesta variazione schede conservazione riportati nella sezione precedente di questa stessa guida:

Colonna Tab. A - Definizione Documenti

Indicare il nome della classe documentale o delle classi documentali scelte per la classificazione dei documenti. Per visualizzare la classe documentale configurata sul pannello di conservazione sostitutiva:
  1. autenticarsi sul pannello;
  2. in corrispondenza del nome dell'archivio (identificato con la Ragione Sociale della propria azienda) cliccare su Visualizza:
  3. la sezione consente di visualizzare le proprie classi documentali configurate e i formati abilitati:

Colonna Formati accettati

Selezionare i formati da abilitare sulla classe documentale dal menu a tendina scegliendo tra i formati previsti dalla normativa e altri formati.

Colonna Firma Digitale

Cliccare sulla voce Seleziona per aprire apposito menu a tendina dove scegliere:
  • SI: In questo caso vengono accettati da Aruba solo documenti firmati con firma digitale qualificata;
  • NO: In questo caso vengono accettati da Aruba anche documenti non firmati.
 
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