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Docfly - Conservazione > 5 - Modifica dati > Modifica classi documentali e metadati assegnati

5.2 Modifica classi documentali e metadati assegnati

In fase di configurazione del servizio di Conservazione è richiesta la scelta delle classi documentali in cui classificare i documenti versati. La eventuale variazione di una o più classi documentali (il servizio base ne comprende 2, che in fase di ordine è possibile aumentare secondo le proprie esigenze) può essere effettuata solo ed esclusivamente inviando ad Aruba specifica documentazione.

Di seguito l'elenco dei dati modificabili o non modificabili in relazione alle classi documentali, la documentazione che è necessario inviare e le modalità di invio:

Dati modificabili

Dati non modificabili

  1. Nome della classe scelto

    in fase di configurazione del servizio, ma solo se la stessa NON è già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
  2. Formati per la conservazione

    ad esempio per aggiungere ulteriori estensioni rispetto a quelle previste dalla normativa;
  1. Nome della classe

    scelto in fase di configurazione del servizio, qualora la stessa sia già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
  2. Metadati

    e gli extrainfo che costituiscono la classe stessa.

Documentazione da inviare

Modalità di invio

Compilare e inviare uno dei moduli indicati a seconda della classe documentale gestita:
  1. scheda Richiesta di variazione scheda conservazione – documento fiscale compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la conservazione di documenti aventi rilevanza tributaria formati sia da privati che da Pubbliche Amministrazioni, ad esempio fatture attive e passive, libro giornale, registri iva;
  2. scheda Richiesta di variazione scheda conservazione – documento amministrativo informatico compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la conservazione di atti formati da Pubbliche Amministrazioni con strumenti informatici, ad esempio delibere, determine, ordinanze, i contratti sigliati da una PA;
  3. scheda Richiesta di variazione scheda conservazione – documento informatico compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la per la conservazione di atti formati da privati con strumenti informatici, ad esempio il contratto di un'azienda privata;
  4. scheda Richiesta di variazione scheda conservazione – Registro Giornaliero di Protocollo compilata in ogni sua parte. Specifica classe riservata alla PA per la conservazione del registro giornaliero di protocollo;

    Di seguito alcuni consigli utili alla compilazione:
    • nella colonna Tab. A - Definizione Documenti indicare il nome della classe documentale o delle classi documentali scelte per la classificazione dei documenti;
    • nella colonna Formati accettati barrare la prima casella per selezionare solo le estensioni previste dalla normativa, o entrambe le caselle per indicare ulteriori estensioni;
    • nella colonna Firma Digitale" cliccare sulla voce "seleziona per aprire apposito menu a tendina dove scegliere:
      SI: In questo caso vengono accettati da Aruba solo documenti firmati con firma digitale qualificata;
      NO: In questo caso vengono accettati da Aruba anche documenti non firmati;
    • nella parte metadati prendere visione dei metadati che compongono la classe di partenza. 
  5. copia fronte retro del documento d'identità valido e leggibile dell’intestatario username @aruba.it su cui è attivo il servizio.
Aruba si riserva la facoltà di richiedere ulteriore documentazione.
 
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