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Docfly - Conservazione > 4 - Modifica Dati > Modifica Classi Documentali e metadati assegnati

4.2 Modifica Classi Documentali e metadati assegnati

In fase di configurazione del servizio DocFly-Conservazione Sostitutiva è richiesta la scelta delle Classi Documentali in cui classificare i documenti versati. La eventuale variazione di una o più classi Documentali (il servizio base ne comprende 2, che in fase di ordine è possibile aumentare secondo le proprie esigenze) può essere effettuata solo ed esclusivamente inviando ad Aruba specifica documentazione.

Di seguito l'elenco dei dati modificabili o non modificabili in relazione alle classi documentali, la documentazione che è necessario inviare e le modalità di invio:

DATI MODIFICABILI

DATI NON MODIFICABILI

  1. Nome della classe scelto

    in fase di configurazione del servizio, ma solo se la stessa NON è già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
  2. Formati per la conservazione

    ad esempio per aggiungere ulteriori estensioni rispetto a quelle previste dalla normativa;
  1. Nome della classe

    scelto in fase di configurazione del servizio, qualora la stessa sia già stata utilizzata per eseguire dei versamenti;
  2. Metadati

    e gli extrainfo che costituiscono la classe stessa.

DOCUMENTAZIONE DA INVIARE

MODALITA' DI INVIO

Compilare e inviare uno dei moduli indicati a seconda della classe documentale gestita:
  1. Scheda "Richiesta di variazione Scheda conservazione – documento fiscale" compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la conservazione di documenti aventi rilevanza tributaria formati sia da Privati che da Pubbliche Amministrazioni, ad esempio fatture attive e passive, libro giornale, registri iva;
  2. Scheda "Richiesta di variazione Scheda conservazione – documento amministrativo informatico" compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la conservazione di atti formati da Pubbliche Amministrazioni con strumenti informatici, ad esempio delibere, determine, ordinanze, i contratti sigliati da una PA;
  3. Scheda "Richiesta di variazione Scheda conservazione – documento informatico" compilata in ogni sua parte. Inviare la scheda per la per la conservazione di atti formati da Privati con strumenti informatici, ad esempio il contratto di un'azienda privata;
  4. Scheda "Richiesta di variazione Scheda conservazione – Registro Giornaliero di Protocollo" compilata in ogni sua parte. Specifica classe riservata alla PA per la conservazione del registro giornaliero di protocollo;

    Di seguito alcuni consigli utili alla compilazione:
    • Nella colonna "Tab. A - Definizione Documenti" indicare il nome della Classe Documentale o delle Classi Documentali scelte per la classificazione dei documenti;
    • Nella colonna "Formati accettati" barrare la prima casella per selezionare solo le estensioni previste dalla normativa, o entrambe le caselle per indicare ulteriori estensioni;
    • Nella colonna "Firma Digitale" cliccare sulla voce "seleziona" per aprire apposito menù a tendina dove scegliere:
      SI: In questo caso vengono accettati da Aruba solo documenti firmati con firma digitale qualificata;
      NO: In questo caso vengono accettati da Aruba anche documenti non firmati;
    • Nella parte "Metadati" prendere visione dei metadati che compongono la classe di partenza. 
  5. Copia fronte retro del documento d'identità valido e leggibile dell’Intestatario Login Aruba su cui è attivo il servizio.
Aruba si riserva la facoltà di richiedere ulteriore documentazione.
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