Si può rinnovare Conservazione sostitutiva per 1 o più anni (massimo 10). 

Il rinnovo può essere eseguito da pannello web o area clienti. L'ordine deve essere concluso (con la registrazione del relativo pagamento da parte di Aruba) almeno 15 giorni prima della scadenza. Per i dettagli consultare questa guida.

Se non si rinnova il servizio (con la registrazione del pagamento entro la data di scadenza), nei successivi 90 giorni il pannello di Conservazione sostitutiva sarà accessibile con delle limitazioni. Sarà possibile effettuare soltanto operazioni di consultazioni e recupero dei documenti conservati, non si potrà quindi eseguire nuovi versamenti.

Superati i 90 giorni dalla scadenza il servizio non sarà più accessibile, i dati contenuti saranno cancellati e quindi non potranno essere più recuperati o consultati.

Sarà comunque possibile procedere con un nuovo acquisto del servizio di conservazione.

I documenti versati in conservazione sono conservati finché il contratto in essere è attivo, cioè fin quando il servizio di conservazione sostitutiva è rinnovato regolarmente.

La conservazione è effettuata nel rispetto della normativa vigente, cioè garantendo i fondamentali requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità ed opponibilità. Per maggiori dettagli sulle caratteristiche Generali del servizio, visionare la pagina dedicata https://www.pec.it/docfly-conservazione-sostitutiva.aspx. Qualora il titolare dei documenti conservati interrompa il contratto in essere, non rinnovando il servizio o richiedendone disdetta, la conservazione dei documenti per i successivi anni, nel rispetto della normativa, è esclusivamente a suo carico.

La conservazione potrà avvenire in house, tramite sistema apposito, garantendo i fondamentali requisiti dettati dalla normativa, oppure affidandosi ad un conservatore accreditato.

Se si esaurisce lo spazio di archiviazione a propria disposizione, si può aumentare da pannello web o area clienti. Per i dettagli consultare questa guida. 

Per aumentare il numero di classi documentali disponibili sul servizio di conservazione sostitutiva:

1. Eseguire un bonifico bancario alle coordinate di seguito riportate:
   BPER Banca S.p.A.
   Agenzia: Bibbiena Stazione
   Conto Corrente intestato a: Aruba S.p.A.
   IBAN: IT 55C 05387 71335 000042125809
   SWIFT/BIC: BPMOIT22XXX
   Causale: indicare la dicitura "Upgrade classi documentali + username del docfly";
   Costo: ogni classe ha il costo pari a 5€ + iva
2. Eseguito il bonifico aprire una richiesta di assistenza con username @aruba.it (del tipo [email protected]) e relativa password associata al servizio, dal portale assistenzaclienti.aruba.it (per le modalità visionare la guida dedicata) allegando copia del bonifico bancario, di un documento di riconoscimento in corso di validità ed il "modulo scheda di conservazione" disponibili alla pagina "Modulistica DocFly - Conservazione Sostitutiva".
   La scheda di conservazione deve essere scelta in base alla nuova classe documentale e alla tipologia di documento. Di seguito un'esemplificazione:
   • Scheda conservazione – documento amministrativo informatico (per la conservazione di atti formati da Pubbliche Amministrazioni con strumenti informatici, ad esempio delibere, determine, ordinanze, i contratti sigliati da una PA);
   • Scheda conservazione – documento fiscale (documenti aventi rilevanza tributaria ad esempio fatture attive e passive, libro giornale, registri iva);
   • Scheda conservazione – documento informatico (conservazione di atti formati da Privati con strumenti informatici, ad esempio il contratto di un'azienda privata).

Un metodo di pagamento associato al rinnovo automatico può essere sostituito o rimosso, ad esempio se scaduto, autenticandosi con account Aruba su pagamenti.aruba.it. Per approfondimenti consultare questa guida.