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Docfly - Conservazione > Versamento documenti in conservazione > Versamento e creazione pacchetto di archiviazione con procedura guidata

8.3 Versamento e creazione pacchetto di archiviazione con procedura guidata

Per effettuare un versamento e creare un pacchetto di archiviazione dal pannello di Conservazione con procedura guidata:
  1. autenticarsi sul pannello;
  2. da Pacchetto di Archiviazione in home page scegliere Guidato utilizzando l’apposito menu a tendina:
  3. Indicare un nome al pacchetto di archiviazione che si sta creando o lasciare quello riportato di default dal sistema, e dall'apposto menu a tendina selezionare la classe documentale in cui inserirlo. Cliccare su Successivo per proseguire:
A questo punto generare l’indice del pacchetto di versamento compilando le voci richieste (alcune voci non obbligatorie di seguito indicate possono variare a seconda della classe documentale scelta):
  1. ID pacchetto di versamento: (obbligatorio) Codice univoco che identifica il pacchetto di versamento stesso. Si consiglia di riportare nuovamente il nome del pacchetto o lasciare quello riportato di default dal sistema.
  2. ID documento: (obbligatorio) Codice univoco che identifica il documento stesso, ad esempio 001. È possibile lasciare quello riportato di default dal sistema.
  3. Da Scegli File, cercare e selezionare il documento da caricare.
  4. Data Documento, visibile o meno a seconda della Classe Documentale indicata. 
  5. L'elenco delle voci visibili sotto Data Documento sono i metadati obbligatori in fase di formazione. Compilare i campi desiderati, verificando se ve ne sono di obbligatori contrassegnati da asterisco:
  6. Scorrendo la pagina sono visibili i metadati previsti da normativa non obbligatori e le informazioni aggiuntive, che si può scegliere o meno di valorizzare cliccando sul +.
  7. Utilizzare il pulsante Aggiungi documento per caricare più documenti contemporaneamente all’interno di uno stesso pacchetto di versamento.
     
    Qualora si voglia inserire più file all’interno del pacchetto di archiviazione ad esempio tutte le fatture di una specifica mensilità, è possibile farlo solo ed esclusivamente in questa fase. Concluso il processo non è possibile aggiungere ulteriori documenti, ma solo rettificarli.
  8. Cliccare su Genera pacchetto di archiviazione in fondo a destra per concludere la procedura:
Se l’operazione è stata eseguita correttamente si visualizza una schermata intermedia contenente dei messaggi di conferma e un riepilogo dei documenti che si stanno conservando. Il sistema conclude in autonomia l’operazione di archiviazione, attendere l’esito del caricamento e non compiere alcuna operazione (utilizzare Upload in fondo alla schermata sulla sinistra solo ed esclusivamente nel caso in cui si riscontri un errore in fase di versamento e non si veda o il documento che si intende conservare o il relativo IpdV, per eseguire eventuale nuovo caricamento).

Concluso l'upload, il sistema di conservazione effettua una serie di controlli atti a verificare formalmente leggibilità, integrità e la corrispondenza del documento alle regolamentazioni stabilite per la classe documentale di appartenenza:
  • se l'esito è negativo il file viene rifiutato e viene restituito un errore attestante la mancata conclusione del processo di versamento;
  • se tutti i controlli effettuati danno esito positivo, viene consegnato all'indirizzo PEC fornito in fase di configurazione del servizio un rapporto di versamento, cioè un documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento inviati dal produttore.
     
    Ricevuto il rapporto di versamento, il pacchetto di versamento si trasforma in pacchetto di archiviazione, cioè un documento informatico che attesta il caricamento dei documenti in un determinato momento e la sua conservazione a norma di legge. 
Selezionando il pacchetto di archiviazione e il documento versato, è possibile visionare l’elenco dei Matatag corrispondenti, e scaricare su locale, se necessario, il singolo file versato. Per farlo, utilizzare lo specifico tasto Download visibile a destra della pagina
 
Si ricorda che l'accesso al pannello di Conservazione è inibito e l'utenza bloccata:
  • in caso di inserimento di una password errata per un numero eccessivo di volte consecutive. Si consiglia di eseguire un reset password in caso di smarrimento per evitare il blocco dell'account;
  • se non si modifica la password di accesso ogni 6 mesi. Si consiglia di cambiarla prima della scadenza.
 
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