Cosa sono le aggregazioni documentali
Le aggregazioni documentali consentono di conservare insieme documenti tra loro correlati, mantenendone il collegamento logico all'interno del sistema di conservazione.
Un’aggregazione può rappresentare, ad esempio:
- un fascicolo;
- una serie documentale;
- un insieme di documenti collegati allo stesso procedimento o alla stessa attività.
Ogni aggregazione è identificata dai seguenti metadati:
- ID aggregazione, che identifica in modo univoco l’aggregazione;
- Tipo aggregazione, che indica la tipologia di aggregazione utilizzata.
I documenti associati allo stesso ID e allo stesso tipo di aggregazione rimangono collegati tra loro all’interno del sistema di conservazione.
Quando utilizzare un'aggregazione documentale
Puoi utilizzare un’aggregazione documentale quando devi conservare più documenti collegati tra loro e vuoi mantenerne il collegamento nel tempo.
Ad esempio, puoi associare alla stessa aggregazione tutti i documenti che appartengono a uno specifico fascicolo.
I documenti possono essere associati alla stessa aggregazione anche durante versamenti successivi.
Come utilizzare un'aggregazione documentale
Per utilizzare un'aggregazione documentale:
- associa i documenti a un'aggregazione durante il versamento;
- completa il versamento di tutti i documenti che devono farne parte, anche in momenti successivi;
- chiudi l'aggregazione quando è completa;
- cercala e consultala dalla sezione Aggregazioni del pannello di Conservazione.
Per maggiori informazioni, consulta le guide per
chiudere e gestire un'aggregazione documentale e
cercare e consultare le aggregazioni documentali.
Associare documenti a un'aggregazione documentale
Durante il versamento dei documenti, compila i seguenti metadati:
- nel campo ID aggregazione, inserisci l’identificativo dell’aggregazione alla quale appartiene il documento;
- nel campo Tipo aggregazione, indica la relativa tipologia.
Se il documento appartiene a un’aggregazione, entrambi i metadati sono obbligatori.
Puoi compilare questi metadati sia durante il versamento manuale sia durante il versamento guidato.
Per maggiori informazioni sul versamento dei documenti, consulta le guide dedicate al
versamento manuale e al
versamento guidato.