Conservazione Digitale

Docfly Conservazione Digitale

DocFly-Conservazione Digitale permette di conservare digitalmente qualsiasi tipo di documento informatico, amministrativo o fiscale come: fatture emesse e ricevute, fatture PA e notifiche, fatture GSE, libro giornale, Libro Unico del lavoro, registri iva, contratti, registro giornaliero protocollo (PA) ecc..

L'intuitivo pannello di gestione raggiungibile via web assicura:
  • integrità, autenticità e affidabilità dei documenti conservati;
  • totale sicurezza nella trasmissione dei documenti da sottoporre a conservazione;
  • notevole risparmio in termini di tempo, spazio e denaro.
Per maggiori dettagli sulle caratteristiche del servizio, visionare questa pagina.

Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici

1.1 Come acquistare Docfly Conservazione
Per acquistare DocFly-Conservazione Digitale collegarsi alla pagina dedicata di www.pec.it e selezionare il pulsante Acquista sulla destra. I dettagli nella guida.

1.2 Come modificare la password provvisoria
Durante il primo accesso al pannello è obbligatorio modificare la password ricevuta. Tutti i dettagli nella guida.

1.3 Step di configurazione pannello
In questa guida sono elencati gli step da eseguire per configurare il pannello di Conservazione.

1.4 Come configurare le classi documentali e i metadati
Le classi documentali sono macrocategorie in cui vengono classificate le medesime tipologie di documenti, cioè una organizzazione logica degli stessi attraverso specifici criteri di ricerca (i metatag). Nella guida le modalità per configurarle.

1.5 Controlli apposizione firme e regole PdA
Nello step 4 è necessario definire i controlli che il sistema effettuerà sull’apposizione delle firme nei documenti versati per ogni classe documentale nonché gli anni di conservazione.

1.6 Inserimento responsabile conservazione e produttore
Lo step consente di configurare i dati del responsabile della conservazione e del produttore dei Pdv. I dettagli nella guida.

1.7 Conclusione prima configurazione servizio
Per concludere la configurazione si dovrà sottoscrizione la scheda di conservazione e inserire un codice OTP.

10.1 Compatibilità sistemi operativi e browser con pannello di Conservazione
Le compatibilità dei sistemi operativi in base alla versione del browser in uso.

13.1 FAQ attivazione e utilizzo del servizio
Seguire le indicazioni per capire chi può acquistare il servizio o la differenza tra Conservazione Digitale e Fatturazione Elettronica.

13.2 FAQ rinnovo, aumento spazio e classi documentali
Seguire le indicazioni per sapere come rinnovare il servizio, aumentare lo spazio di archiviazione o acquistare classi documentali.

13.3 FAQ versamento documenti in conservazione
Seguire le indicazioni per sapere quali documenti possono essere versati o le modalità di versamento.

13.4 FAQ Linee guida Agid sulla conservazione
Seguire le indicazioni per conoscere le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID.

2.1 Come rinnovare Docfly - Conservazione Digitale
Docfly Conservazione Digitale può essere rinnovato dalla propria area clienti per 1 o più anni, massimo 10.

2.2 Come gestire il rinnovo automatico
Pagando un ordine di Conservazione, primo ordine o successivi rinnovi, con carta di credito o account PayPal si attiva il rinnovo automatico.

2.3 Come acquistare un GB di spazio di archiviazione
Il servizio Conservazione Digitale prevede 1 GB di spazio per la conservazione. Di seguito le modalità per acquistare 1 ulteriore GB di archiviazione.

2.4 Visionare scadenza e spazio occupato da pannello
Sul pannello di Conservazione si può visionare la data di scadenza del servizio e lo spazio di archiviazione occupato.

2.5 Visionare scadenza e spazio occupato da area clienti
Su area clienti si può visionare la data di scadenza del servizio e lo spazio di archiviazione occupato.

3.1 Schema del processo di conservazione
L'operazione di versamento consiste nella trasmissione dei documenti da conservare e dei metadati che li specializzano.

3.2 Versamento manuale di documenti
Seguire le indicazioni se si vuole eseguire un versamento e creare un Pacchetto di Archiviazione con procedura manuale.

3.3 Consigli per la compilazione di un file json o csv
Seguire le indicazioni per modificare i file json o csv di esempio scaricati dal pannello di Conservazione.

3.4 Come calcolare l'hash da inserire nel file json
Seguire le indicazioni per calcolare l'hash da inserire in un file json.

3.5 Versamento guidato di documenti
Seguire le indicazioni se si vuole eseguire un versamento e creare un Pacchetto di Archiviazione con procedura guidata.

3.6 Come richiedere un pacchetto di distribuzione
Seguire le indicazioni per scaricare in locale un pacchetto di distribuzione ed esibire i documenti.

3.7 Come visualizzare i pacchetti di archiviazione
Un Pacchetto di Archiviazione è un documento informatico che attesta il caricamento dei documenti in un determinato momento e la loro conservazione a norma di legge.

3.8 Come eliminare un pacchetto di versamento
Seguire le indicazioni per eliminare un pacchetto di versamento. Si può farlo fino a che non è conservato e quindi trasformato in PdA.

3.9 Operazioni possibili su menu Archivio
Seguire le indicazioni per l'elenco delle operazioni possibili sul menu Archivio che contiene i documenti versati, conservati e i PdA.

4.1 Come richiedere lo scarto o lo spostamento di un Pacchetto di Archiviazione
Segui la guida per richiedere lo scarto immediato o lo spostamento di un Pacchetto di Archiviazione nei casi previsti.

4.2 Come chiedere la rettifica di documenti conservati
Seguire le indicazioni per sostituire uno o più documenti conservati, ad esempio per caricamento di una versione errata di un file.

4.3 Rettifica metadati di documenti conservati
Seguire le informazioni per rettificare i metadati di documenti già conservati, per esempio per modificare un'informazione inserita.

5.1 Come accedere al pannello di conservazione
Per accedere al pannello di Conservazione inserire username e relativa password. I dettagli nella guida.

5.2 Come recuperare lo username
Le procedure da seguire se si smarrisce lo username di accesso al pannello di Conservazione.

5.3 Cambio password pannello di conservazione
Nella guida sono indicate le modalità per cambiare la password del pannello di conservazione, anche nel caso in cui non la si ricordi.

5.4 Sblocco account per password errata
Seguire le indicazioni se, durante l'accesso al pannello, si è inserito una password errata per un numero eccessivo di volte consecutive, con blocco dell’utenza.

5.5 Sblocco account per password scaduta
Seguire le indicazioni se non si è modificato la password di accesso al pannello di Conservazione negli ultimi 6 mesi con blocco dell'utenza.

6.1 Modifica titolare dell'oggetto di conservazione
Seguire le indicazioni per cambiare ragione sociale e codice fiscale di chi ha la responsabilità di conservare per legge un documento.

6.2 Modifica responsabile della conservazione
Seguire le indicazioni per cambiare i dati di chi ha facoltà di affidare a terzi, in tutto o in parte, l’esecuzione delle attività previste a suo carico dalla vigente normativa.

6.3 Modifica produttore
Seguire le indicazioni per cambiare i dati di chi produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione.

6.4 Modifica classi documentali e metadati
Seguire le indicazioni per cambiare i formati accettati, la regola di creazione del Pacchetto di Archiviazione (PDA) e i controlli che il sistema effettua sull’apposizione delle firme.

6.5 Cancellazione classe documentale
Seguire le indicazioni per eliminare una classe documentale. Non deve essere stata utilizzata per mandare in conservazione alcun documento.

6.6 Cambio password pannello di conservazione
Nella guida sono indicate le modalità per cambiare la password del pannello di conservazione, anche nel caso in cui non la si ricordi.

7.1 Acquistare e configurare nuove classi documentali
Seguire le indicazioni per acquistare e configurare nuove classi documentali.

7.2 Come visionare le classi documentali create
Seguire la guida per verificare le configurazioni assegnate alle classi documentali create.

7.3 Come ricercare i documenti conservati e versati su pannello
Seguire le indicazioni per sapere come ricercare i documenti all'interno dell'Archivio.

7.4 Operazioni possibili su menu Esibisci
Seguire le indicazioni per scaricare in locale i pacchetti di distribuzione richiesti.

7.5 Gestione utenti aggiuntivi
Seguire la guida per creare e gestire tre profili utente cui assegnare permessi di accesso al pannello.

7.6 Come impostare la ricezione di notifiche
Seguire le indicazioni per scegliere la frequenza di ricezione delle notifiche via email relative a RdV, Errore in PDV di validazione e RdC.

7.7 Come consultare e ricercare i report
Seguire la guida per le reportistiche relative alle operazioni eseguite sul pannello, gli accessi effettuati e le azione riferibili ai documenti conservati.

7.8 Funzioni home page pannello
Seguire le indicazioni per conoscere le operazioni possibili nella home page del pannello.

7.9 Come chiedere il recesso di DocFly - Conservazione Digitale
Segui le indicazioni per cessare il servizio DocFly - Conservazione Digitale o chiedere una disdetta alla scadenza.

 

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