Un
fascicolo è una
aggregazione strutturata e univocamente identificata di documenti già conservati all’interno del sistema. Il presente articolo esemplifica le modalità per creare, ricercare ed eliminare un fascicolo:
Di seguito le modalità di
creazione di un Fascicolo:
- Autenticarsi al Pannello;
- Selezionare l’apposita voce in Home Page:
- Alla sezione "Gestione fascicoli per l'archivio xxxxx" visualizzata selezionare il tasto "Nuovo Fascicolo", in alto a destra:
- Da "Nuovo Fascicolo" compilare i campi indicati. E’ obbligatorio indicare solo la voce "Identificativo – Oggetto Fascicolo", contrassegnata da asterisco (la compilazione di ulteriori voci è utile in fase di ricerca di uno specifico fascicolo, IPA titolare e IPA partecipante identificano la Pubblica Amministrazione e la PA partecipante cui fa riferimento il documento);
- Cliccare su "Salva" per completare l'operazione:
Il Fascicolo creato è visibile alla sezione "
Gestione fascicoli per l'archivio xxxxx". Per inserire documenti all’interno del fascicolo creato, cliccare su "
Visualizza" in corrispondenza dello stesso, quindi:
- Alla scermata "Fascicolo id=xxxxx" scegliere il pulsante "Aggiungi file" in basso a sinistra:
- Ricercare i documenti conservati utilizzando i metadati impostati come filtro. Conclusa la ricerca, si visualizza l'elenco di tutti i file che corrispondono ai criteri di ricerca impostati. Per aggiungerli al Fascicolo, inserire il flag in corrispondenza del file desiderato quindi cliccare su "Aggiungi Selezionati al Fascicolo";
- In alternativa, cliccare su "+ Aggiungi al Fascicolo" in corrispondenza del file desiderato senza inserire il flag al nome dello stesso. Si visualizza un messaggio di conferma dell'operazione;
- Per tornare al fascicolo cliccare su "Torna al Fascicolo".
Una volta
creato un fascicolo, è possibile
scaricare su locale il contenuto,
inserire o rimuovere documenti all'interno o eliminarlo. Di seguito i dettagli:
- Autenticarsi al Pannello;
- Selezionare l’apposita voce in Home Page:
- Si visualizzano i fascicoli precedentemente creati. E' possibile ricercare un singolo fascicolo, inserendo uno o più criteri di ricerca, e cliccando su "Filtra";
- Eliminare un intero fascicolo, utilizzando il pulsante corrispondente. Il sistema chiede conferma dell'operazione;
- Selezionando "Visualizza" si accede alla sezione "Fascicolo id=xxxxxx":
- Dalla sezione "Fascicolo id=xxxxxx" è possibile:
- Scegliere il tasto "Scarica Fascicolo" in fondo a sinistra (l'operazione comporta la creazione del relativo Pacchetto di Distribuzione e il salvataggio dello stesso in locale);
- Aggiungere ulteriori documenti da "Aggiungi file";
- Eliminare uno più documenti utilizzando il pulsante "Rimuovi dal fascicolo":
Si ricorda che l'accesso al pannello di Conservazione è inibito e l'utenza bloccata:
- in caso di inserimento per 5 volte consecutive di una password errata. Si consiglia di eseguire un reset password in caso di smarrimento per evitare il blocco dell'account;
- se non si modifica la password di accesso ogni 6 mesi. Si consiglia di cambiarla prima della scadenza;
- nel caso in cui non si utilizzi la propria utenza per un periodo superiore ai 6 mesi (decorrenti dall'ultimo accesso al pannello). Si consiglia di eseguire almeno un accesso ogni 6 mesi.