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2.1 Schema del processo di conservazione

L'operazione di versamento di documenti in conservazione consiste nella trasmissione dei documenti da conservare e dei metadati che li specializzano. In particolare, comprende la ricezione e presa in carico di un Pacchetto di Versamento (PdV), composto dalle seguenti parti:
  • documento/i stesso che si vuole/vogliono conservare;
  • Indice del Pacchetto di Versamento (IPdV), cioè un file .xml, che descrive il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati.

La produzione del Rapporto di Versamento (RdV) rappresenta formalmente la presa in carico del Pacchetto di Versamento (PdV) da parte del sistema di conservazione e la trasformazione di quest’ultimo in Pacchetto di Archiviazione, cioè un documento informatico che attesta il caricamento dei documenti in un determinato momento e la loro conservazione a norma di legge

Al termina della procedura di conservazione il sistema invia un rapporto di conservazione (RdC), documento informatico che attesa la messa in conservazione dei pacchetti di versamento che diventano Pacchetti di Archiviazione (PdA). Il rapporto è inviato all'indirizzo email PEC del responsabile produttore indicato in fase di configurazione del servizio Docfly conservazione sostitutive o successive modifiche.
 
Il Rapporto di Versamento (RdV) e il  rapporto di conservazione (RdC) servono, come da loro definizione, ad attestare che il processo di conservazione è andato a buon fine e, nel caso sia necessario esibirli, sono disponibili all’interno del pacchetto di distribuzione (PdD) scaricabile da pannello Docfly - Conservazione Sostitutiva seguendo le indicazioni alla guida dedicata.  
 
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