L'operazione di versamento di documenti in conservazione consiste nella
trasmissione dei documenti da conservare e dei metadati che li specializzano. In particolare, comprende la ricezione e presa in carico di un
Pacchetto di Versamento (PdV), composto dalle seguenti parti:
- documento/i stesso che si vuole/vogliono conservare.
- Indice del Pacchetto di Versamento (IPdV), cioè un file .xml, che descrive il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati.
Il sistema di conservazione prende in carico un PdV solo dopo che tutte le sue parti (
IPdV e relativi documenti)
vengono correttamente ricevuti e superano con esito positivo i relativi controlli. L’operazione è sancita dalla generazione di un
Rapporto di Versamento (RdV) relativo a ciascun pacchetto di versamento effettuato, cioè un
documento informatico in formato .xml marcato temporalmente e
firmato dal responsabile del servizio di conservazione (Aruba PEC). In caso di riscontro di eventuali anomalie, il pacchetto di versamento viene rifiutato.
Per ulteriori dettagli e approfondimenti sull'RdV visionare la guida dedicata.
La produzione del
Rapporto di Versamento (RdV) rappresenta formalmente la presa in carico del
Pacchetto di Versamento (PdV) da parte del sistema di conservazione e la trasformazione di quest’ultimo in
pacchetto di archiviazione, cioè un
documento informatico che attesta il caricamento dei documenti in un determinato momento e la loro conservazione a norma di legge.
Al termina della procedura di conservazione il sistema invia un
Rapporto di Conservazione (RdC), documento informatico che attesa la messa in conservazione dei pacchetti di versamento che diventano
Pacchetti di Archiviazione (PdA). Il rapporto è inviato
all'indirizzo email PEC del responsabile produttore indicato
in fase di configurazione del servizio Docfly conservazione sostitutiva o successive modifiche.
Il
Rapporto di Versamento (RdV) e il
Rapporto di Conservazione (RdC)
servono, come da loro definizione, ad attestare che il processo di conservazione è andato a buon fine e, nel caso sia necessario esibirli, sono disponibili all’interno del Pacchetto di Distribuzione (PdD) scaricabile dal pannello di Conservazione seguendo le
indicazioni alla guida dedicata.