Dopo la
creazione di un flusso e la
scelta dei documenti che ne fanno parte, puoi impostare una regola per firmare i documenti. Vai su
+ nel flusso:
Dal menu a tendina
Attività del flusso, scegli
Firma e premi
Aggiungi. Se vuoi apporre una
Marca Temporale ai documenti, seleziona l'opzione e
scegli l'account che hai configurato:
Su
Documenti dovrai scegliere i documenti da firmare. Vedrai un elenco dei documenti in pagina solo se hai scelto che provengano da una
cartella di Certified Platform e hai impostato la regola manuale. Se provengono da PEC o hai impostato una regola automatica, premi solo
Avanti.
Firmatari
Su
Firmatari devi scegliere le
Impostazioni di firma:
- Ordine firme: sequenziale o parallelo. Se scegli parallelo, tutti gli utenti selezionati riceveranno contemporaneamente la notifica per firmare.
- Formato: .PDF (Pades); .P7M (Cades); .XML (Xades). Se hai impostato una regola automatica per la scelta dei documenti, il sistema ti propone solo formati compatibili con quelli inseriti nella regola. Ad esempio, se scelgo Tutti il sistema mi proporrà solo .P7M (Cades). Se scelgo .PDF il sistema mi propone .PDF (Pades) o .P7M (Cades), se scelgo .XML il sistema mi propone .XML (Xades) o .P7M (Cades).
i
Firmatari:
- singoli utenti;
- gruppi che hai creato su Certified Platform. Se scegli un gruppo, il primo membro del gruppo che compie la richiesta di azione firmando il documento, lo farà a nome di tutti.
e indicare una
Richiesta di azione:
- presa visione;
- firma semplice;
- firma digitale.
Con
Aggiungi firmatario + puoi aggiungere ulteriori utenti o gruppi e, se l'ordine delle firme è sequenziale, cambiare l'ordine dei firmatari spostando in basso e in alto i blocchi in pagina.
Firmatari esterni
Da questa stessa pagina puoi creare e aggiungere
Firmatari esterni, cioè soggetti che non hai censito sul pannello Certified Platform come
utenti ma a cui vuoi chiedere di firmare il documento. Ti basta andare su
Crea firmatario esterno e nella finestra che vedi digitare i dati del firmatario.
Dopo la creazione, vai su
Aggiungi firmatario esterno per selezionarlo. Lo vedrai tra i firmatari in elenco.
Quando avrai completato l'attivazione dell'attività Firma, il firmatario esterno riceverà un'email all'indirizzo che hai digitato, potrà visionare i documenti e firmarli. Al termine dell'istanza del flusso riceverà anche copia dei documenti firmati.
Apposizione Firma grafica (Pades)
Se hai scelto di apporre una firma grafica, puoi farlo se i documenti da firmare sono .pdf, vedi lo step
Punti firma e devi trascinare il nome del firmatario nel punto esatto del documento in cui vuoi che la firma sia apposta:
Premi
Avanti per continuare e vai su
Salva nella pagina di riepilogo delle scelte fatte per concludere. Puoi continuare impostando altre attività:
- Firma, per impostare la firma di questi documenti ed eventualmente l'apposizione di una marca temporale.
- Conservazione, per inviarli in Conservazione.
L'attivazione del flusso di
Conservazione si considera come la
conclusione della creazione del flusso. Configuralo dopo
PEC e
Firma, se lo fai prima, non potrai più aggiungere queste regole.