Dopo la
creazione di un flusso e la
scelta dei documenti che ne fanno parte, puoi configurare un'attività di firma.
Per aggiungere una nuova attività nel flusso, seleziona il simbolo
+ in corrispondenza dell'ultima attività:
Dal menu a tendina
Attività del flusso, scegli
Firma e seleziona
Aggiungi.
Se vuoi marcare temporalmente i documenti, attiva l'opzione
Apponi Marca Temporale e seleziona dal menu a tendina
l'account configurato.
Documenti
Nella sezione Documenti seleziona uno o più documenti da firmare.
L’elenco dei documenti viene mostrato in pagina solo se i documenti provengono da una
cartella di Certified Platform e hai impostato la regola manuale.
Se i documenti provengono da PEC oppure hai configurato una regola automatica, seleziona
Avanti.
Firmatari
Aggiungi i firmatari che devono completare l’azione.
Puoi selezionare:
Richieste assegnate ai gruppi
Per le richieste assegnate ai gruppi puoi configurare:
- modalità di completamento dell’azione;
- comportamento del flusso in caso di rifiuto.
Per maggiori informazioni consulta la guida per
configurare le richieste di azione per gruppi.
Impostazioni di firma
Configura le impostazioni della richiesta di firma.
Ordine firme
Puoi scegliere tra:
- Parallelo: tutti i firmatari ricevono contemporaneamente la richiesta.
- Sequenziale: i firmatari ricevono la richiesta secondo l’ordine configurato.
Formato firma
Puoi scegliere tra:
- .PDF (PAdES);
- .P7M (CAdES);
- .XML (XAdES).
Se hai configurato una regola automatica per la scelta dei documenti, il sistema mostra solo i formati compatibili.
Esempio:
- se scegli Tutti, sarà disponibile solo .P7M (CAdES);
- se scegli .PDF, saranno disponibili .PDF (PAdES) e .P7M (CAdES);
- se scegli .XML, saranno disponibili .XML (XAdES) e .P7M (CAdES).
Richiesta di azione
Per ogni firmatario puoi configurare una delle seguenti azioni:
- firma digitale;
- firma semplice;
- presa visione.
Se selezioni
Presa visione, non è necessario configurare punti firma sul documento. L'azione viene automaticamente associata a tutti i documenti della richiesta.
Con
Aggiungi firmatario + puoi inserire ulteriori utenti o gruppi.
Se l’ordine delle firme è sequenziale, puoi modificare l’ordine dei firmatari spostando i blocchi nella pagina.
Firmatari esterni
Puoi aggiungere firmatari esterni, cioè soggetti non censiti come
utenti su Certified Platform.
Per crearli:
- vai su Crea firmatario esterno;
- inserisci i dati richiesti;
- salva il firmatario.
Successivamente seleziona
Aggiungi firmatario esterno e scegli il firmatario dall’elenco.
Quando l’attività di firma viene attivata, il firmatario esterno riceve un’email con il collegamento per visualizzare e firmare i documenti.
Al termine del flusso riceverà una copia dei documenti firmati.
Firma grafica (PAdES)
Se utilizzi la firma grafica, nella sezione
Punti firma trascina il nome del firmatario nel punto del documento in cui desideri far apporre la firma.
Ripeti l'operazione per tutti i documenti che richiedono una firma.
I destinatari configurati con l'azione
Presa visione non richiedono il posizionamento di alcun punto firma. L'azione viene gestita automaticamente dal sistema su tutti i documenti della richiesta.
Seleziona
Avanti per continuare.
Riepilogo
Nella pagina di riepilogo puoi configurare:
- nome della richiesta;
- descrizione;
- note personalizzate per destinatari o gruppi.
Queste informazioni saranno visibili nell’email inviata ai firmatari e durante la firma del documento.
Seleziona
Salva per completare la configurazione dell’attività.
Se la richiesta contiene esclusivamente azioni di
Presa visione, i documenti mantengono il nome originale e non vengono rinominati o contrassegnati come documenti firmati.
Promemoria automatici
Se attivi i
promemoria automatici, i destinatari che non completano l’azione ricevono solleciti automatici secondo la frequenza impostata, fino al completamento o alla scadenza della richiesta.