Certified Platform > Flussi di attività > Regola di invio documenti in Conservazione

6.06 Regola di invio documenti in Conservazione

​Dopo aver creato un flusso e scelto i documenti che ne fanno parte, puoi impostare una regola per inviare i documenti in conservazione.
Per farlo, segui queste indicazioni:
  • vai nel flusso e premi il pulsante con il simbolo più +, accanto all'attività;
  • nella pagina Aggiungi attività al flusso, apri il menu a tendina;
  • scegli Invio in conservazione; 
  • premi Aggiungi.
Immagine di esempio:
esempio di configurazione parziale di un flusso di attuvità

La pagina di riepilogo elenca tutti i documenti che fanno parte del flusso.
Se provengono da una cartella di Certified Platform, il sistema:
  • riporta in elenco i documenti che hai selezionato manualmente, se hai scelto Selezione documenti;
  • mostra una schermata di riepilogo della regola che hai impostato, se hai scelto Selezione automatica tramite regole per la scelta dei file. 
Il sistema indica anche se i documenti da mandare in conservazione provengono da una casella PEC.
Per completare la configurazione premi Salva.

Requisito di uniformità delle categorie documentali

Per configurare correttamente l’invio in conservazione, assicurati che tutti i documenti selezionati siano associato a una categoria documentale e che questa sia la stessa per ciascun documento.

Non puoi procedere se:
  • uno o più documenti non hanno una categoria documentale, oppure
  • i documenti appartengono a categorie diverse.
Per continuare con il versamento:
  • assegna una categoria ai documenti privi di classificazione, oppure
  • seleziona solo documenti con la stessa categoria documentale.
L’invio del documenti in Conservazione rappresenta la fase finale della creazione del flusso. Assicurati di configurarla dopo Invio PEC e Firma, poiché dopo aver attivato la conservazione, non potrai più aggiungere queste regole.

Come riconosci i documenti conservati su menu Documenti

  • In fase di versamento: significa che il documento è in fase di invio al sistema di conservazione. Questo stato è identificato dall'icona di una nuvola stilizzata, con al centro una freccia rivolta verso l'alto, di colore grigio chiaro.
  • Versato: il documento è stato versato correttamente. Questo stato è riconoscibile dall'icona di una nuvola stilizzata, con al centro una freccia rivolta verso l'alto, di colore nero. Vengono mostrate data e ora di versamento al passaggio del mouse.
  • In conservazione: il documento è archiviato a norma e identificato dall'icona di una cartella. Vengono mostrate data e ora di conservazione.
 
Quanto è stata utile questa guida?
 

Non hai trovato quello che cerchi?

Contatta i nostri esperti, sono a tua disposizione.