Dopo aver
creato un flusso e
scelto i documenti che ne fanno parte, puoi impostare una regola per
inviare i documenti in conservazione.
L'invio in conservazione consente di trasferire automaticamente i documenti al sistema di conservazione digitale al termine del flusso, verificando che siano rispettati tutti i requisiti previsti. Per farlo, segui questa guida.
Quando usare l'invio in conservazione
Puoi inserire l'invio in conservazione in un flusso di attività solo quando i documenti sono pronti per essere conservati.
In particolare l'invio in conservazione deve essere configurato:
- dopo eventuali attività di firma digitale;
- dopo eventuali attività di invio tramite PEC.
Dopo aver aggiunto l’attività di invio in conservazione, non potrai più inserire nuove attività di
firma o
invio PEC nel flusso.
Prerequisiti per l’invio in conservazione nel flusso
Per configurare l’attività di invio in conservazione, ogni documento coinvolto deve:
- avere una categoria documentale associata;
- essere associato a una categoria idonea alla conservazione;
- avere tutti gli attributi obbligatori compilati.
Se uno di questi requisiti non è soddisfatto, l’attività non può essere completata.
Requisito di uniformità delle categorie documentali
Quando il flusso prevede l’invio in conservazione di più documenti, è necessario che:
- tutti i documenti siano associati alla stessa categoria documentale;
- la categoria sia configurata per la conservazione;
- gli attributi obbligatori siano compilati per ciascun documento.
Non è possibile procedere se i documenti appartengono a categorie diverse o presentano configurazioni non coerenti.
In questi casi è necessario intervenire sui documenti prima di salvare l’attività.
Configurare l’invio in conservazione
Per aggiungere l’attività di invio in conservazione a un flusso:
- accedi alla sezione Flussi di attività;
- crea un nuovo flusso o modifica un flusso esistente;
- aggiungi l’attività Invio documenti in conservazione;
- verifica che i documenti del flusso rispettino i requisiti richiesti;
- salva il flusso.
Una volta attivato il flusso, i documenti verranno inviati automaticamente in conservazione.
L’invio in conservazione tramite flusso è un’operazione definitiva.
Una volta eseguita, non è possibile modificare la categoria documentale o gli attributi dei documenti coinvolti.
Riepilogo dei documenti nel flusso
Prima di completare la configurazione dell’attività, il sistema mostra una pagina di riepilogo con l’elenco dei documenti che fanno parte del flusso.
Se i documenti provengono da una
cartella di Certified Platform:
- vengono elencati i documenti selezionati manualmente, se hai scelto l’opzione Selezione documenti;
- viene mostrata una schermata di riepilogo della regola configurata, se hai scelto l’opzione Selezione automatica tramite regole.
Il sistema indica inoltre se i documenti da inviare in conservazione
provengono da una casella PEC.
Per completare la configurazione dell’attività, premi
Salva.
Messaggi e notifiche
Durante la configurazione dell’attività possono essere mostrati messaggi informativi o notifiche di errore, ad esempio:
Categoria non associata
Cosa significa: almeno un documento non ha una categoria documentale.
Categorie diverse
Cosa significa: i documenti selezionati appartengono a categorie documentali differenti.
Attributi obbligatori mancanti
Cosa significa: uno o più documenti non hanno tutti gli attributi obbligatori compilati.
Categoria non idonea alla conservazione
Cosa significa: la categoria documentale non è associata a una classe di conservazione.
In questi casi devi intervenire sui documenti prima di completare la configurazione del flusso.
Stati dei documenti dopo l’invio in conservazione
Una volta completato l’invio in conservazione, i documenti seguono il normale ciclo di stati previsto dal sistema.
- In fase di versamento: significa che il documento è in fase di invio al sistema di conservazione. Questo stato è identificato dall'icona di una nuvola stilizzata, con al centro una freccia rivolta verso l'alto, di colore grigio chiaro.
- Versato: il documento è stato versato correttamente. Questo stato è riconoscibile dall'icona di una nuvola stilizzata, con al centro una freccia rivolta verso l'alto, di colore nero. Vengono mostrate data e ora di versamento al passaggio del mouse.
- In conservazione: il documento è archiviato a norma e identificato dall'icona di una cartella. Vengono mostrate data e ora di conservazione.
Azioni disponibili dopo la conservazione
Dopo l’invio in conservazione:
- non puoi più modificare la categoria documentale o gli attributi del documento;
- restano disponibili le azioni di consultazione previste dalla piattaforma.
Le informazioni relative alla categoria documentale e agli attributi vengono mantenute a fini di consultazione.