Certified Platform > Flussi di attività > Come scegliere i documenti che fanno parte del flusso

6.2 Come scegliere i documenti che fanno parte del flusso

Dopo la creazione di un flusso, per configurarlo e renderlo Attivo, devi indicare la provenienza dei documenti che ne faranno parte:
 

I documenti da inserire nel flusso provengono da una cartella di Certified Platform

Se vuoi che facciano parte del flusso i documenti presenti in una cartella di Certified Platform, nella finestra Aggiungi la prima attività del flusso, vai su Documenti per sceglierlo come prima attività da creare:



Ti chiediamo di indicare un metodo per la selezione dei file, scegli:
  • Selezione manuale da dispositivo o da Documenti per cercare e aggiungere manualmente documenti.
  • Selezione automatica tramite regole per la scelta dei file per compilare i campi dedicati per la selezione automatica dei documenti.

Selezione manuale da dispositivo o da Documenti

Se scegli questa opzione, il flusso che crei sarà statico e vi saranno inseriti solo i documenti che scegli nella schermata Seleziona file da Documenti tra quelli presenti in elenco. I documenti sono filtrati in base alla cartella in cui sono contenuti. Se hai più di una cartella, scegli quella che vuoi dal menu a tendina o cerca uno specifico documento con gli altri filtri in pagina:



Dopo la scelta dei documenti, vai su Aggiungi documento per continuare. In pagina vedi l'elenco dei documenti che hai scelto, a fianco è presente una X per eliminare un file, se non ti occorre. Premi Avanti per continuare. 

Vedi il riepilogo dei dati, premi Salva per completare la configurazione.
 
L'avvio del flusso in questo caso non è automatico, dopo l'attivazione premi su Avvia, visibile scegliendo ⋯ nella colonna Azioni in corrispondenza del nome del flusso per farlo partire.

Selezione automatica tramite regole per la scelta dei file

Se scegli questa opzione, alla schermata Imposta delle regole per la lettura dei documenti devi indicare delle regole per la scelta dei documenti. In questo modo il flusso che crei sarà dinamico e vi saranno inseriti documenti ogni qual volta si verificano le regole che imposti. Puoi indicare:
  • Il nome del documento contiene... qui puoi filtrare i documenti in ingresso in base al nome del documento, al contenuto, all'estensione. Il testo da digitare è libero e a tua scelta. Non applicare il filtro per visualizzare tutti i documenti.
  • Formato: scegli tra Tutti, PDF o XML.
  • Cartella, scegli quella che contiene idocumenti da selezionare tra quelli visibili nel menu a tendina.
  • Proprietario documento. 
  • Data caricamento.
  • Categoria documentale.
  • Tag.
Premi Avanti per continuare. Vedi il riepilogo dei dati, premi Salva per completare la configurazione. Dopo che hai scelto i documenti che fanno parte del flusso, imposta le attività da eseguire su quei documenti:
  • PEC, per inviarli via email ai destinatari che desideri.
  • Firma, per impostare la firma automatica di questi documenti ed eventualmente l'apposizione di una marca temporale.
  • Conservazione, per inviarli in Conservazione.  
L'attivazione del flusso di Conservazione si considera come la conclusione della creazione del flusso. Configuralo dopo PEC e Firma, se lo fai prima, non potrai più aggiungere queste regole.

I documenti da inserire nel flusso provengono da una casella PEC

Se vuoi che facciano parte del flusso i documenti ricevuti via PEC, nella finestra Aggiungi la prima attività del flusso, vai su PEC per sceglierla come prima attività da creare:



Sei collegato alla pagina Lettura documenti e/o messaggi email da una casella PEC:
  • su Casella PEC scegli un account PEC, tra quelli configurati nel sistema. I documenti da inserire nel flusso saranno ricercati all'interno di questa casella PEC e trasferiti su una specifica cartella nella Gestione documentale di Certified Platform;
  • la compilazione dei restanti campi, Mittente, Oggetto e Tag è opzionale. 
Premi Avanti per continuare e vai su Salva nella pagina di riepilogo delle scelte fatte per concludere. Dopo che hai scelto i documenti che fanno parte del flusso, imposta le attività da eseguire su quei documenti:
  • PEC, per inviarli via email ai destinatari che desideri.
  • Firma, per impostare la firma automatica di questi documenti ed eventualmente l'apposizione di una marca temporale.
  • Conservazione, per inviarli in Conservazione.  
L'attivazione del flusso di Conservazione si considera come la conclusione della creazione del flusso. Configuralo dopo PEC e Firma, se lo fai prima, non potrai più aggiungere queste regole.
 
Quanto è stata utile questa guida?
 

Non hai trovato quello che cerchi?

Contatta i nostri esperti, sono a tua disposizione.