Con Certified Platform puoi
creare e gestire i flussi di attività, ovvero
processi automatizzati legati alla gestione documentale.
I flussi consentono di definire una sequenza di operazioni automatiche, come la selezione di documenti, l’invio via PEC, la firma digitale e la conservazione sostitutiva.
Crea un flusso di attività
Per creare un flusso di attività, accedi
pannello Certified Platform e segui queste indicazioni:
- dal menu di sinistra scegli Flussi di attività e vai su Gestione flussi. Se ti colleghi da dispositivo mobile, il menu si trova sull'icona con le tre linee ☰ in alto a destra;
- scegli Crea Flusso;
- assegna un nome al flusso;
- vai su Crea:
Adesso il flusso è creato e salvato come
Bozza.
Configura il flusso e aggungi la prima attività
Prima di attivare il flusso,
configuralo.
Per farlo vai su
Configura,
Inizia la configurazione,
Aggiungi la prima attività e scegli tra:
Puoi
personalizzare l’attività assegnandole un nome.
Imposta le attività sui documenti
Dopo aver scelto i documenti che fanno parte del flusso,
imposta le attività da eseguire sui documenti:
- Invio PEC, per inviarli via email ai destinatari che desideri.
- Firma, per impostare la firma automatica di questi documenti ed eventualmente l'apposizione di una marca temporale.
- Invio in conservazione, per inviarli in Conservazione.
L’invio del documenti in
Conservazione rappresenta la
fase finale della creazione del flusso. Assicurati di configurarla dopo
Invio PEC e
Firma, poiché dopo aver attivato la conservazione, non potrai più aggiungere queste regole.
Salva il flusso
Dopo la configurazione, puoi
attivare il flusso oppure
salvarlo:
- come Bozza, se vuoi completare la configurazione in un secondo momento. Il flusso sarà modificabile e resterà disponibile tra i modelli in bozza.
- come Template, per riutilizzarlo come base per creare nuovi flussi. Per maggiori dettagli, leggi la guida su come creare un template:
Per riprendere o modificare un flusso salvato, nella colonna
Azioni vai sull'icona con i tre puntini
⋯ in corrispondenza del flusso e
Modifica:
Avvia il flusso
L'avvio del flusso non è automatico, dopo l'attivazione vai nella colonna
Azioni in corrispondenza del flusso, premi l'icona i tre puntini orizzontali
⋯ e scegli
Avvia,
per farlo partire.