Con Certified Platform puoi
creare e gestire i flussi di attività, cioè
processi automatizzati per la gestione documentale.
I flussi consentono di definire una sequenza di operazioni automatiche, come la selezione di documenti, l’invio via PEC, la firma digitale e la conservazione sostitutiva.
Crea un flusso di attività
Per creare un flusso di attività:
- accedi al pannello Certified Platform;
- dal menu di sinistra scegli Flussi di attività e vai su Gestione flussi. Se ti colleghi da dispositivo mobile, il menu si trova sull'icona con le tre linee ☰ in alto a destra;
- scegli Crea Flusso;
- assegna un nome al flusso;
- vai su Crea:
Adesso il flusso è creato e salvato come
Bozza.
Durata e scadenza dei flussi
I flussi di attività su Certified Platform hanno una durata massima di 30 giorni.
Trascorso questo periodo, i flussi vengono disattivati automaticamente. La data di scadenza non è personalizzabile.
Promemoria automatici
Puoi attivare i
promemoria automatici per sollecitare i destinatari che non hanno ancora completato un’azione, come la firma o l’invio di documentazione.
Se attivi questa funzione, il sistema
invia automaticamente notifiche periodiche fino al completamento dell’azione o alla scadenza del flusso, senza necessità di reinvii manuali.
I promemoria sono disponibili solo se il flusso contiene attività che prevedono una richiesta di azione.
Per le richieste assegnate ai gruppi, i promemoria vengono interrotti quando l’azione non è più necessaria.
Per maggiori dettagli, consulta la guida sui
promemoria automatici.
Configura il flusso e aggiungi la prima attività
Prima di attivare il flusso,
configuralo.
Per farlo vai su
Configura,
Inizia la configurazione,
Aggiungi la prima attività e scegli tra:
Puoi
personalizzare l’attività assegnandole un nome.
Durante la configurazione del flusso puoi attivare l'opzione
Invia promemoria automatici per
inviare solleciti ai destinatari che non completano l’azione richiesta.
Imposta le attività sui documenti
Dopo aver scelto i documenti che fanno parte del flusso,
imposta le attività da eseguire sui documenti:
- Invio PEC, per inviarli via email ai destinatari che desideri.
- Firma, per impostare la firma automatica di questi documenti ed eventualmente l'apposizione di una marca temporale. Le richieste di firma possono essere assegnate anche ai gruppi di utenti, con configurazione del completamento dell’azione e gestione del rifiuto. Per maggiori informazioni consulta la guida per configurare le richieste di azione per gruppi e la guida sulla regola di firma dei documenti..
- Invio in conservazione. In questo caso assicurati che tutti i documenti siano associati a una categoria documentale e che questa sia la stessa per ciascun documento.
L’invio dei documenti in
Conservazione rappresenta la
fase finale della creazione del flusso. Assicurati di configurarla dopo le attività di
Invio PEC e
Firma, poiché dopo aver attivato la conservazione, non potrai più aggiungere queste regole.
Gestisci i permessi di monitoraggio del flusso
Puoi assegnare a
singoli utenti o
gruppi di utenti i permessi di monitoraggio del flusso.
Questa funzionalità consente di
condividere un flusso e tutte le istanze generate, permettendo ai soggetti abilitati di seguirne l’avanzamento in tempo reale.
È particolarmente utile nei contesti in cui più soggetti devono verificare l’avanzamento delle attività senza partecipare direttamente all’esecuzione operativa del flusso.
Per configurare i permessi di monitoraggio:
- vai su Permessi in alto;
- aggiungi i singoli utenti o i gruppi da abilitare al monitoraggio;
- associa ad ogni utente il permesso desiderato e Salva:
Puoi aggiornare o revocare i permessi solo prima della pubblicazione del flusso.
Per ulteriori dettagli, consulta la guida per la
gestione dei permessi di monitoraggio di un flusso.
Salva il flusso
Dopo la configurazione, puoi
pubblicare e attivare il flusso oppure
salvarlo:
- come Bozza, se vuoi completare la configurazione in un secondo momento. Il flusso sarà modificabile e resterà disponibile tra le bozze.
- come Template, per riutilizzarlo come base per creare nuovi flussi. Per maggiori dettagli, leggi la guida su come creare un template:
Per riprendere o modificare un flusso salvato, nella colonna
Azioni vai sull'icona con i tre puntini
⋯ in corrispondenza del flusso e
Modifica:
Avvia il flusso
L'avvio del flusso non è automatico, dopo l'attivazione vai nella colonna
Azioni in corrispondenza del flusso, premi l'icona con i tre puntini orizzontali
⋯ e seleziona
Avvia,
per farlo partire.