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Docfly - Conservazione > Versamento documenti in conservazione > Modalità per effettuare versamenti documenti con client FTP

8.5 Modalità per effettuare versamenti documenti con client FTP

Per connettersi allo spazio web via FTP e versare i documenti sul pannello di Conservazione, è necessario utilizzare un Client FTP. Di seguito sono elencati:
  • i parametri di configurazione per eseguire il versamento dei documenti con Filezilla Client;
  • le modalità di versamento dei documenti stessi in conservazione.
per configurare il Client FTP al versamento dei documenti, seguire gli step di seguito indicati:
 

Step 1

Parametri di configurazione

Per configurare il client FTP, accedere all’area Gestore siti, selezionare la voce Nuovo sito e, alla pagina visualizzata, inserire i parametri indicati:

Host

ftps.conservazione.docfly.it;

Protocollo

FTP;

Criptazione

Richiedi FTP implicito su TLS;

Tipo di accesso

Normale;

Utente

Username servizio;

Password

password impostata.
 

Step 2

Impostazione trasferimento Binario

Completata la configurazione del client, per garantire il corretto versamento dei documenti in conservazione, accedere all’area Modifica > Impostazioni, quindi da Trasferimenti > Tipi di File, selezionare Binario al tipo di trasferimento predefinito.

Cliccare su Ok per completare l’operazione.
Configurato il Client FTP con i parametri indicati alla prima sezione di questa stessa guida, e impostato il trasferimento binario, a connessione avvenuta l'utenza è composta da due parti: 
  1. sulla sinistra sono visibili le cartelle del proprio computer;
  2. sulla destraè presente lo spazio DocFly personale, come da immagine esemplificativa sottostante. In tale spazio è inizialmente visibile l'elenco degli archivi in cui è possibile versare. Ogni archivio è identificato dal codice fiscale del titolare dell'archivio stesso:
Il processo di versamento ottimale si compone dei seguenti passi:
  1. identificazione e selezione dell'archivio corretto su cui eseguire il versamento dei documenti;
  2. creazione del pacchetto di archiviazione, cioè la cartella contenitore dove depositare tutti i documenti che si vogliono conservare in un'unica soluzione (ad esempio "test client Ftp"). Una volta creata la cartella, trascinarla all’interno dell’archivio su cui si desidera effettuare il versamento:
     
    Creare una sola cartella contenitore dove depositare tutti i documenti che si vogliono conservare. All'interno della stessa devono essere contenuti solo ed esclusivamente file (IpdV e relativi documenti) e non sottocartelle. In caso contrario il PdA creato non viene processato, in quanto i documenti caricati via ftp che non si trovano all’interno di cartelle non vengono presi in considerazione perché non associati ad alcun PdA.

  3. accesso alla cartella del PdA;
  4. upload degli IPdV, cioè di uno o più indici del pacchetto di versamento, singoli file che descrivono il versamento stesso e i documenti che ne fanno parte attraverso l'uso di metadati (per la definizione completa di IpdV e suggerimenti utili per la creazione cliccare qui). Docfly a cadenze predefinite verifica l'esistenza di nuovi PdA e/o di nuovi IpdV da processare. Nel caso dovesse trovarne, li elabora e si predispone alla ricezione dei documenti da conservare;
     
    Se è necessario modificare le caratteristiche del versamento, ad esempio per correggere alcuni metadati o aggiungere/rimuovere documenti dal versamento, è sufficiente eseguire upload di un nuovo IpdV corretto che riporti lo stesso pdvid riportato nel l'IpdV considerato obsoleto.

    per procedere trascinare l’IpdV nell’archivio desiderato:
  5. upload dei file indicati negli indici del punto precedente, per concludere il versamento. A cadenze predefinite il sistema controlla l'esistenza di documenti da conservare, così come dichiarati negli IPdV caricati come indicato al punto 3. Una volta ricevuti tutti i documenti di tutti gli IpdV di un PdA, DocFly procede automaticamente con la loro messa in conservazione:
Concluso il caricamento il PdA è visibile sul pannello di Conservazione e si riceve apposita email ad oggetto Rapporto di versamento del servizio DocFly-Conservazione Sostitutiva attestante il corretto caricamento del pacchetto di versamento e contenente il rapporto di versamento completo e dettagliato. La produzione dell'RdV-Rapporto di Versamento rappresenta formalmente la presa in carico del PdV- Pacchetto di Versamento da parte del sistema di conservazione e la trasformazione di quest’ultimo in PdA-Pacchetto di Archiviazione, cioè un documento informatico che attesta il caricamento dei documenti in un determinato momento e la loro conservazione a norma di legge.
 
In caso di errori nel processo gli stessi vengono segnalati con apposita email ad oggetto Esito del versamento su DocFly-Conservazione Sostitutiva con indicati, se presenti, gli errori riscontrati nel versamento del PdA. 
 
Il processo di conservazione vero e proprio (detto anche chiusura del PdA) avviene automaticamente quando tutti i documenti dichiarati in tutti gli IpdV caricati nel PdA sono stati correttamente ricevuti. In questo senso il produttore deve essere sicuro di avere caricato inizialmente tutti gli IpdV di interesse per evitare che il processo di conservazione del PdA parta in anticipo.
 
Si ricorda che l'accesso al pannello di Conservazione è inibito e l'utenza bloccata:
  • in caso di inserimento di una password errata per un numero eccessivo di volte consecutive. Si consiglia di eseguire un reset password in caso di smarrimento per evitare il blocco dell'account;
  • se non si modifica la password di accesso ogni 6 mesi. Si consiglia di cambiarla prima della scadenza.
 
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