Per inviare un documento in conservazione è necessario che questo rispetti alcuni
requisiti legati alla categoria documentale e agli attributi associati.
Questa guida spiega come inviare correttamente un documento in conservazione e come gestire eventuali condizioni bloccanti.
Prerequisiti per l’invio in conservazione
Per inviare un documento in conservazione è necessario che:
- al documento sia associata una delle categorie che hai creato;
- tutti gli attributi obbligatori della categoria siano compilati;
- la categoria documentale sia associata a una classe documentale di conservazione;
- tu sia abilitato all’invio in conservazione.
Puoi verificare che un documento sia associato a una categoria documentale nel
dettaglio del documento.
Se uno di questi requisiti non è soddisfatto, l’operazione non può essere completata.
Inviare un documento in conservazione
Per inviare un documento in conservazione:
- accedi al pannello Certified Platform;
- vai su Gestione documentale. Se ti colleghi da dispositivo mobile, il menu si trova sull'icona con le 3 linee ☰ in alto a destra;
- individua il documento da inviare in conservazione;
- apri il dettaglio del documento;
- verifica che la categoria documentale e gli attributi siano correttamente compilati;
- seleziona Invia in conservazione;
- conferma l’operazione.
Il documento viene preso in carico dal sistema di conservazione.
L’invio in conservazione è un’operazione definitiva.
Dopo l’invio, non potrai più modificare la categoria o gli attributi del documento.
Compilazione della categoria e degli attributi
Se il documento non ha una categoria associata, prima dell’invio ti viene richiesto di:
- selezionare una categoria documentale;
- compilare tutti gli attributi obbligatori;
- verificare gli eventuali attributi compilati automaticamente.
Il pulsante di invio in conservazione è disponibile solo dopo la corretta compilazione degli attributi obbligatori.
Categoria documentale e classe di conservazione
Solo le
categorie documentali associate a una classe di conservazione possono essere utilizzate per l’invio in conservazione.
Se la categoria selezionata:
- è associata a una classe di conservazione, l’invio è consentito;
- non è associata a una classe di conservazione, l’invio non è possibile.
In questo caso, il documento può comunque essere
classificato e ricercato, ma non inviato in conservazione.
Messaggi e notifiche
Durante l’invio in conservazione possono essere mostrati messaggi informativi o notifiche di errore.
Di seguito trovi alcuni esempi con le relative indicazioni.
Attributi obbligatori mancanti
Cosa puoi fare: completa tutti gli attributi obbligatori per procedere con l’invio in conservazione.
Categoria non idonea alla conservazione
Cosa significa: la categoria selezionata non è associata a una classe di conservazione.
Valori non validi
Cosa significa: uno o più attributi contengono valori non validi. Controlla i dati inseriti.
Stati del documento
Una volta completato l’invio in conservazione, il documento segue il normale ciclo di stati previsto dal sistema:
- In versamento: il documento è in fase di invio al sistema di conservazione. È identificato dall'icona di una nuvola stilizzata, con al centro una freccia rivolta verso l'alto, di colore grigio chiaro.
- Versato: il documento è stato versato correttamente. È identificato dall'icona di una nuvola stilizzata, con al centro una freccia rivolta verso l'alto, di colore nero. Vengono mostrate data e ora di versamento.
- Conservato: il documento è archiviato a norma e identificato dall'icona di una cartella. Vengono mostrate data e ora di conservazione.
Azioni disponibili dopo la conservazione
Nella colonna
Azioni premi l'icona
⋯ con i
3 puntini orizzontali. Si aprirà un menu con tutte le funzionalità disponibili, tra cui:
- Verifica Firma/Marca: per controllare la validità delle firme e delle marche temporali applicate. Consulta la guida per firmare un documento.
- Scarica: per salvare una copia del documento in locale.
- Cronologia versioni: per consultare tutte le versioni del documento e se necessario ripristinarne una delle precedenti.
Le informazioni relative alla categoria documentale e agli attributi vengono mantenute a fini di consultazione.
Esito dell’invio
Al termine dell’operazione:
- lo stato del documento viene aggiornato;
- non puoi più modificare il documento per quanto riguarda categoria e attributi;
- puoi consultare l’esito dell’invio nel dettaglio del documento.