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Se hai acquistato
Conservazione Digitale di Aruba dopo il 7 marzo 2024 e hai
collegato il tuo account sul pannello Certified Platform, puoi creare
Categorie Documentali.
Le categorie documentali permettono di classificare i documenti all’interno di Certified Platform e di associare loro informazioni strutturate.
Con l’estensione delle categorie documentali puoi creare categorie più flessibili e avanzate, che consentono di definire attributi personalizzati e di utilizzare le categorie anche indipendentemente dalla conservazione digitale.
Puoi usare una categoria documentale:
- per la sola classificazione e gestione dei documenti;
- oppure in combinazione con la conservazione digitale, se associata a una classe documentale di conservazione.
Creare una nuova categoria documentale
Per creare una categoria documentale è necessario configurare almeno un attributo. Segui questi passaggi:
- accedi al pannello Certified Platform;
- vai su Configurazioni e poi su Documenti. Se ti colleghi da dispositivo mobile, il menu si trova sull'icona con le 3 linee ☰ in alto a destra;
- seleziona Crea categoria documentale;
- inserisci il nome della categoria e le informazioni richieste;
- prosegui con la configurazione degli attributi.
Creare una categoria a partire da una esistente
Per velocizzare la configurazione, puoi creare una nuova categoria documentale a
partire da una categoria già esistente.
In questo caso, viene copiata la configurazione della categoria selezionata, inclusi gli attributi e le impostazioni associate.
Per duplicare una categoria:
- individua la categoria nell’elenco;
- premi l'icona con i 3 puntini orizzontali;
- seleziona Duplica;
- conferma l’operazione.
Dopo la duplicazione della categoria, puoi:
- modificare il nome;
- aggiornare gli attributi, se necessario;
- associarla o meno lalla conservazione.
La categoria creata a partire da una esistente è
indipendente dalla categoria di origine e viene gestita
come una nuova categoria.
Configurare gli attributi della categoria
Gli attributi definiscono le informazioni che devono o possono essere associate ai documenti appartenenti alla categoria.
Durante la creazione della categoria puoi configurare:
- attributi obbligatori, che devono essere sempre compilati;
- attributi opzionali, che possono essere compilati facoltativamente.
Per ciascun attributo è possibile definire:
- il tipo di valore (per esempio testo, data, valore booleano);
- la modalità di compilazione, scegliendo tra manuale o automatica.
Gli attributi configurati saranno richiesti durante l'associazione della categoria ai documenti.
Senza almeno un attributo configurato, la categoria non può essere utilizzata sui documenti.
Associare una categoria alla conservazione
Una categoria documentale può essere associata a una classe documentale di conservazione.
Questa associazione è necessaria
solo se i documenti devono essere inviati in conservazione digitale.
In base alla configurazione:
- una categoria associata a una classe di conservazione può essere utilizzata per l’invio in conservazione;
- una categoria non associata può essere utilizzata esclusivamente per la classificazione e la ricerca dei documenti.
Quando una categoria è associata alla conservazione digitale,
gli attributi obbligatori della categoria vengono utilizzati come metadati per la conservazione dei documenti.
Questo significa che le informazioni richieste dalla categoria devono essere coerenti con i dati necessari per la conservazione, altrimenti il documento non può essere inviato in conservazione.
Quando usare una categoria senza conservazione
Puoi creare una categoria senza conservazione per classificare documenti interni o operativi che non devono essere conservati digitalmente, ma che vuoi rendere facilmente ricercabili.
Mappatura degli attributi con i metadati di conservazione
Se la categoria documentale è associata a una classe di conservazione, gli
attributi obbligatori devono essere coerenti con i metadati richiesti dalla conservazione.
Certified Platform verifica automaticamente la corretta mappatura e segnala eventuali incongruenze che impediscono il salvataggio o l’utilizzo della categoria.
Salvare la categoria documentale
Dopo aver completato la configurazione:
- verifica che tutti gli attributi obbligatori siano correttamente impostati;
- controlla l’eventuale associazione alla conservazione;
- premi Salva per creare la categoria documentale.
La categoria sarà disponibile per l’utilizzo sui documenti in base allo stato configurato.
Versione della categoria documentale
Ogni categoria documentale è
versionata.
Questo significa che il sistema tiene traccia delle modifiche effettuate nel tempo, garantendo la tracciabilità delle configurazioni utilizzate sui documenti.
Leggi la guida sulle
versioni delle categorie documentali.