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Fatturazione Elettronica > FAQ > Faq tempi di consegna di fatture e notifiche

1.7 Faq tempi di consegna di fatture e notifiche

La notifica di scarto viene inoltrata dal Sistema di Interscambio (SdI) nel caso in cui, nel corso dei controlli effettuati sul documento, vengano riscontrati degli errori nella compilazione. La notifica viene inviata al soggetto che ha trasmesso il file e contiene anche il dettaglio dell'errore riscontrato da SdI.

La fattura scartata viene considerata come non emessa e occorre inviare nuovamente a SdI il file della fattura corretta entro il limite temporale di 5 giorni dalla ricezione della notifica di scarto, al fine di evitare sanzioni. Per questo si consiglia di ricompilare il documento con la stessa data e la stessa numerazione di quella scartata.
La notifica di scarto necessità di un nuovo invio e viene considerata non emessa.
Al contrario, la notifica MC di mancata consegna, recapitata da SdI al mittente della fattura, è un documento correttamente emesso, e presente sul portale Fatture e Corrispettivi del cliente, che il sistema di interscambio ha validato ma non è riuscito a consegnare al destinatario perché non ha riconosciuto l'indirizzo telematico (ad esempio il destinatario non è dotato di codice destinatario o casella PEC per ricevere tali file). In questo caso si consiglia di inviare una copia di cortesia al cliente tramite canali secondari come una email ordinaria.
In seguito alla consegna di una fattura da parte di SdI a una Pubblica Amministrazione, quest’ultima ha tempo 15 giorni per restituire una risposta di accettazione o rifiuto.

Se non restituisce a SdI nessuna risposta il sistema di Interscambio al decorrere del quindicesimo giorno invia una notifica di decorrenza termini. La fattura inviata per la quale si riceve una notifica di decorrenza termini risulta comunque emessa dal punto di vista fiscale e sarà versata in conservazione.

In caso di ricezione di una notifica di decorrenza termini sarà quindi opportuno contattare la Pubblica Amministrazione per chiarire lo stato della fattura, cioè se è stata da loro accettata o rifiutata. Se la PA ritiene accettata la fattura si potrà attendere il pagamento. Se la PA non ritiene corretta la fattura si dovrà emettere una nota di credito e, successivamente una nuova fattura, seguendo la numerazione progressiva e correggendo gli errori evidenziati dalla Pubblica Amministrazione. Per ulteriori dettagli è disponibile la guida dedicata.
Secondo quanto previsto nelle regole tecniche contenute nel Provvedimento dell’Agenzia delle Entrate del 30 aprile 2018 n. 89757, "i tempi di elaborazione da parte di SDI possono variare da pochi minuti sino a 5 giorni, anche in conseguenza dei momenti di elevata concentrazione degli invii delle fatture elettroniche".

Il processo di elaborazione delle fatture da parte dello SdI è articolato in più fasi che avvengono sequenzialmente e comprendono:
  • la ricezione dei documenti inviati da parte del Provider o azienda via PEC;
  • la presa in carico da parte dello SdI;
  • il controllo formale del documento e l'eventuale verifica dei parametri di sicurezza (firma, crittografia);
  • la comunicazione del documento all'Agenzia delle Entrate per l'inserimento nell'area Fatture e Corrispettivi;
  • l'invio della fattura al destinatario via PEC o per il tramite del Provider (con diversi tentativi a distanza di ore);
  • la comunicazione dell'esito di consegna all'Agenzia delle Entrate per l'aggiornamento dell'area Fatture e Corrispettivi;
  • l'invio dell'esito al destinatario via PEC o per il tramite del Provider.
Pertanto i tempi di consegna della Fattura elettronica e della Notifica di esito al mittente possono essere condizionati da molti fattori non predeterminabili. 

Recentemente, anche AssoSoftware, l'Associazione Nazione dei produttori di software gestionali e fiscali si è espressa sui tempi di consegna delle fatture elettroniche e delle relative ricevute da parte di SDI, ribadendo che possono verificarsi ritardi dipendenti anche da "fattori fisiologici legati a temporanei malfunzionamenti nelle eleborazioni o nella comunicazione tra sistemi e in taluni casi , in percentuali del tutto minimali, comportare ritardi anche superiori ai 5 gg, in particolare in questa prima fase di avvio del sistema". 
 
Tuttavia, per garantire una fruizione efficiente dei processi di fatturazione elettronica anche in questa fase di avvio, si consiglia di verificare sempre la propria posizione all'interno del Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate. In questo modo sarà possibile avere una conferma immediata sia di aver ricevuto tutti i documenti necessari, sia che le fatture elettroniche inviate siano state correttamente recapitate. Inoltre, è bene tenere presente che è sempre buona norma prestare la massima attenzione in fase di emissione di una fattura elettronica accertandosi soprattutto:
  • di inserire correttamente il Codice Destinatario o l'indirizzo PEC del destinatario;
  • di controllare che la partita IVA del destinatario inserito in fattura sia corretta;
  • di comunicare al destinatario della fattura la ricezione di notifiche di Mancato recapito. In tali casi sarà cura dell'interessato scaricare la fattura direttamente dal portale Fatture e Corrispettivi dell'AdE e verificare il recapito fornito per la ricezione delle fatture. 
. È possibile che fatture elettroniche sicuramente inviate dal fornitore, non vengono viste nel sistema Fatturazione Elettronica. In merito alla questione, l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che le tempistiche di consegna dei documenti dipendono da diversi fattori e comunque sono condizionate dalla data di trasmissione da parte del fornitore, tenendo presente che il SDI si riserva 5 giorni per la verifica e la consegna delle fatture e delle ricevute ai soggetti coinvolti.
 
Sono diverse le casistiche per le quali una Fattura teoricamente indirizzata ad un Cliente potrebbe non essere ricevuta dal medesimo, tra queste ricordiamo:
  • fatture inviate ad un Codice Destinatario o indirizzo PEC diverso da quello del cliente (a tal proposito è sempre consigliato di registrare il proprio recapito di default nel servizio online dell’Agenzia delle Entrate);
  • partita IVA del Cliente indicata in fattura diversa da quella censita (in questi casi non può avvenire l'abbinamento e la consegna al destinatario);
  • casi di mancata consegna per "indisponibilità del recapito".
Si tratta di casistiche pur sempre ridotte numericamente che possono essere attribuite a problematiche fisiologiche o legate al normale affinamento dei sistemi di controllo e monitoraggio nella fase di avvio dell'adempimento. Per tali motivi, in questa fase iniziale del servizio, per avere conferma di aver ricevuto tutti i documenti previsti è opportuno che gli utenti consultino la loro posizione anche all'interno del servizio Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate.
 
Eventuali fatture passive che risultano non consegnate con "indisponibilità del recapito" devono essere lette e/o scaricate dal servizio Fatture e Corrispettivi ai fini della corretta detraibilità dell'imposta.

Consultare le guide dedicate in merito all'importazione delle fatture inviate ed all'importazione delle fatture ricevute per importare fatture attive, passive e notifiche presenti sul Portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate o ricevute tramite PEC o altri software.
 
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