Le categorie documentali sono
versionate per garantire la tracciabilità delle modifiche nel tempo e la corretta gestione dei documenti.
In questa guida trovi una panoramica su:
- cosa sono le versioni di una categoria documentale;
- quando viene creata una nuova versione;
- cosa succede ai documenti già classificati;
- come il versioning influisce sulla conservazione.
Queste informazioni ti aiutano a capire come gestire le modifiche senza impattare sui documenti già esistenti.
Cosa significa versioning delle categorie documentali
Il versioning consente al sistema di
tenere traccia delle modifiche apportate a una categoria documentale nel tempo.
Ogni volta che una categoria
viene modificata, il sistema crea una nuova versione, mantenendo lo storico delle configurazioni precedenti.
Questo garantisce:
- tracciabilità delle modifiche;
- coerenza dei dati associati ai documenti;
- sicurezza nelle operazioni di conservazione.
Quando viene creata una nuova versione
Una nuova versione di una categoria documentale viene creata
quando modifichi uno o più elementi della categoria, per esempio:
- aggiungi o rimuovi attributi;
- modifichi un attributo esistente;
- cambi l’associazione alla classe di conservazione.
Le modifiche non sovrascrivono la versione precedente, ma generano una
nuova versione attiva.
Versione attiva e versioni precedenti
Ogni categoria documentale ha:
- una versione attiva, utilizzata per i nuovi documenti;
- una o più versioni precedenti, mantenute a fini di tracciabilità.
Quando assegni una categoria a un documento, viene sempre utilizzata la
versione attiva al momento dell’associazione.
Le versioni precedenti non possono essere modificate.
Effetti del versioning sui documenti
Il versioning
non modifica automaticamente i documenti già classificati.
In particolare:
- i documenti già associati a una categoria mantengono la versione utilizzata al momento dell’assegnazione;
- le modifiche successive alla categoria non vengono applicate retroattivamente;
- i nuovi documenti utilizzano sempre l’ultima versione attiva.
Questo comportamento garantisce la coerenza delle informazioni nel tempo.
Versioning e attributi
Quando una nuova versione introduce modifiche agli attributi:
- i documenti già esistenti mantengono gli attributi della versione precedente;
- i nuovi documenti devono rispettare gli attributi della nuova versione;
- eventuali nuovi attributi obbligatori vengono richiesti solo ai documenti associati alla nuova versione.
Questo evita incongruenze e blocchi sui documenti già presenti.
Versioning e conservazione
Il versioning delle categorie documentali è particolarmente importante per la conservazione digitale.
Grazie al versioning:
- il sistema sa quali attributi e metadati erano validi al momento dell’invio in conservazione;
- viene garantita la tracciabilità delle configurazioni utilizzate;
- le modifiche successive non compromettono i documenti già conservati.
I documenti inviati in conservazione restano sempre coerenti con la versione della categoria utilizzata.
Cosa non cambia con il versioning
Il versioning delle categorie documentali:
- non modifica i documenti già associati;
- non richiede interventi manuali sui documenti esistenti;
- non influisce sulla consultazione dei documenti;
- non altera lo stato dei documenti già inviati in conservazione.
Gestione delle modifiche alle categorie documentali
Per gestire correttamente le versioni delle categorie documentali:
- pianifica le modifiche alle categorie prima di applicarle;
- evita cambi frequenti non necessari;
- verifica l’impatto sui nuovi documenti prima di salvare una nuova versione;
- utilizza le versioni per mantenere ordine e tracciabilità.