Gli attributi permettono di associare ai documenti informazioni strutturate, utili per la classificazione, la ricerca e l’invio in conservazione.
In questa guida trovi una panoramica su:
- cosa sono gli attributi di una categoria documentale;
- quali tipologie di attributi esistono;
- quando e dove vengono richiesti;
- perché sono importanti per la ricerca e la conservazione.
Cosa sono gli attributi di una categoria documentale
Gli attributi sono
campi informativi associati a una categoria documentale.
Quando assegni una categoria a un documento, gli attributi ti permettono di:
- descrivere meglio il contenuto del documento;
- inserire informazioni come date, numeri o valori di riferimento;
- rendere i documenti più facili da cercare e gestire.
Gli attributi vengono definiti dall’
utente admin durante la creazione o la modifica della categoria documentale.
Tipologie di attributi
Durante la configurazione di una categoria documentale, puoi definire diverse tipologie di attributi.
Attributi obbligatori
- devono essere sempre compilati;
- sono richiesti quando assegni la categoria a un documento;
- sono indispensabili per l’invio del documento in conservazione.
Se anche un solo attributo obbligatorio non è compilato, alcune operazioni, come l’invio in conservazione, non possono essere completate.
Attributi opzionali
- possono essere compilati facoltativamente;
- non bloccano l’utilizzo della categoria se lasciati vuoti;
- possono comunque essere usati per la ricerca dei documenti.
Modalità di compilazione degli attributi
Ogni attributo può essere configurato con una modalità di compilazione diversa.
Compilazione manuale
Con questa modalità:
- il valore dell’attributo viene inserito dall’utente;
- la compilazione avviene nel dettaglio del documento;
- l’utente deve inserire correttamente il valore richiesto.
Questa modalità è utile quando l’informazione non può essere determinata automaticamente.
Compilazione automatica
In questo caso:
- il valore dell’attributo viene impostato dal sistema;
- l’attributo può non essere modificabile;
- l’utente visualizza il valore, ma non deve inserirlo.
Questa modalità riduce il rischio di errori e velocizza la gestione dei documenti.
Dove vengono utilizzati gli attributi
Gli attributi intervengono in diversi momenti del ciclo di vita del documento.
Nel dettaglio documento
Quando associ una categoria a un documento:
- vengono mostrati gli attributi della categoria;
- devi compilare tutti gli attributi obbligatori;
- puoi compilare quelli opzionali, se necessario.
Nella ricerca dei documenti
Gli attributi possono essere utilizzati come filtri di ricerca.
Ad esempio:
- puoi cercare tutti i documenti di una categoria con un certo valore di attributo;
- puoi combinare più filtri per restringere i risultati.
Questo rende la ricerca più precisa, soprattutto in presenza di molti documenti.
Nell’invio in conservazione
Per inviare un documento in conservazione:
- tutti gli attributi obbligatori devono essere compilati;
- i valori devono essere coerenti con i metadati richiesti dalla conservazione;
- la categoria deve essere associata a una classe di conservazione.
Se questi requisiti non sono rispettati, l’invio in conservazione viene bloccato.
Attributi e flussi di attività
Quando l’invio in conservazione avviene tramite un flusso di attività:
- tutti i documenti coinvolti devono avere gli attributi obbligatori compilati;
- i documenti devono essere coerenti tra loro;
- eventuali attributi mancanti impediscono il completamento del flusso.
Verifica di aver compilato correttamente gli attributi prima di attivare il flusso.
Errori comuni
Durante la gestione degli attributi, possono verificarsi alcuni errori frequenti.
Presta attenzione in particolare a questi casi:
- creare categorie senza attributi e non poterle usare sui documenti;
- dimenticare di compilare un attributo obbligatorio;
- inserire valori non coerenti con il tipo di attributo;
- modificare una categoria senza considerare l’impatto sui documenti.
Una corretta configurazione iniziale semplifica tutte le operazioni successive.