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6.11 Come gestire i permessi di monitoraggio di un flusso

Introduzione

Quando configuri un flusso di attività, puoi condividere il modello e le istanze generate con singoli utenti o interi gruppi, così che possano seguirne l’andamento in tempo reale.

Come configurare i permessi

Durante la configurazione del flusso di attività, vai su Permessi in alto e segui queste indicazioni:
  • scegli uno o più utenti o i gruppi con cui condividere il modello e tutte le istanze che ne derivano e Aggiungi;
  • apri il menu a tendina in corrispondenza di ciascun utente/gruppo aggiunto e scegli il livello di permesso da assegnare tra visualizza e visualizza e scarica;
  • Salva. I permessi vengono salvati come attributi del modello:

Riepilogo dei permessi concessi

Dopo aver creato il flusso, per vedere il riepilogo dei permessi concessi, vai su Flussi di attività, scegli Gestione flussi e poi Modelli.
Vai sul nome del modello e su Permessi concessi per visualizzare:
  • il link Visualizza, presente solo se esistono condivisioni;
  • il totale delle condivisioni.
Vai su Visualizza per aprire la pagina con l’elenco dettagliato delle condivisioni, dove trovi:
  • il creatore del modello;
  • l'elenco di utenti/gruppi con il relativo permesso: 


Puoi aggiornare o revocare i permessi solo prima della pubblicazione del Modello: una volta attivato il modello, non puoi modificare utenti o gruppi.

Clonazione di un modello 

Quando cloni un modello, oltre alla struttura del flusso e alle sue impostazioni, vengono automaticamente inclusi anche gli utenti e i gruppi che hai autorizzato in precedenza a monitorarne l’avanzamento.
Tutti i relativi permessi di accesso, sia individuali che associati ai gruppi, vengono replicati nel modello clonato, garantendo continuità nella visibilità e nel controllo delle istanze generate.

Questo consente ai soggetti coinvolti di continuare a seguire i flussi senza dover riconfigurare manualmente i permessi di accesso.

Dettagli di modelli e istanze condivise

Modello condiviso
Una volta attivato, il modello risulta visibile anche nell’elenco modelli degli utenti con i quali è stato condiviso.

Gli utenti che hanno ricevuto la condivisione di un modello possono accedere a:
  • dettagli generali del modello;
  • elenco delle attività del flusso;
  • dettaglio di configurazione di ciascuna attività.
Gli utenti interni visualizzano i contenuti in sola lettura, poiché non possono modificare il modello.
Istanza condivisa
Una volta avviata, l'istanza è visibile anche nell’elenco istanze degli utenti con i quali è stata condivisa.

Gli utenti che hanno ricevuto la condivisione di un'istanza possono accedere a:
  • dettagli e stato dell'istanza;
  • link al modello;
  • dettaglio dei singoli passaggi.
Gli utenti abilitati alla condivisione, in base al permesso possono visualizzare o visualizzare e scaricare il dettaglio di istanza e i documenti che ne fanno parte.
 
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