Introduzione
Quando
configuri un flusso di attività, puoi
condividere il flusso e
le istanze generate con
singoli utenti o
interi gruppi, così che possano seguirne l’andamento in tempo reale.
Come configurare i permessi
Durante la
configurazione del flusso di attività, vai su
Permessi in alto e segui queste indicazioni:
- scegli uno o più utenti o i gruppi con cui condividere il flusso e tutte le istanze che ne derivano e Aggiungi;
- apri il menu a tendina in corrispondenza di ciascun utente/gruppo aggiunto e scegli il livello di permesso da assegnare tra visualizza e visualizza e scarica;
- Salva. I permessi vengono salvati come attributi del modello:
Riepilogo dei permessi concessi
Dopo aver creato il flusso vai sul
nome del flusso per vedere:
- il link Visualizza, che è presente solo se esistono condivisioni;
- il totale delle condivisioni.
Vai su
Visualizza per aprire la pagina con l’elenco dettagliato delle condivisioni, dove trovi:
- il creatore del modello;
- l'elenco di utenti/gruppi con il relativo permesso:
Puoi
aggiornare o revocare i permessi solo prima della pubblicazione del flusso: dopo averlo attivato, non potrai modificare utenti o gruppi.
Clonazione di un flusso
Quando
cloni un flusso, oltre alla struttura e alle impostazioni,
vengono automaticamente inclusi anche gli utenti e i gruppi che hai autorizzato in precedenza a monitorarne l’avanzamento.
Tutti i relativi permessi di accesso, sia individuali che associati ai gruppi, vengono replicati nel flusso clonato, garantendo continuità nella visibilità e nel controllo delle istanze generate.
Questo consente ai soggetti coinvolti di continuare a seguire i flussi senza dover riconfigurare manualmente i permessi di accesso.
Dettagli di flussi e istanze condivise
Flusso condiviso
Una volta attivato, il flusso risulta visibile anche nell’elenco flussi degli utenti con i quali è stato condiviso.
Gli utenti che hanno ricevuto la condivisione di un flusso possono accedere a:
- dettagli generali del flusso;
- elenco delle attività del flusso;
- dettaglio di configurazione di ciascuna attività.
Gli utenti interni visualizzano i contenuti in sola lettura, poiché non possono modificare il flusso.
Istanza condivisa
Una volta avviata, l'istanza è visibile anche nell’elenco istanze degli utenti con i quali è stata condivisa.
Gli utenti che hanno ricevuto la condivisione di un'istanza possono accedere a:
- dettagli e stato dell'istanza;
- link al flusso;
- dettaglio dei singoli passaggi.
Gli utenti abilitati alla condivisione, in base al permesso possono
visualizzare o
visualizzare e scaricare il dettaglio di istanza e i documenti che ne fanno parte.