Il
flusso semplificato consente di richiedere la firma di documenti in modo rapido,
senza configurare l'intero flusso.
È l'ideale per gestire velocemente le richieste verso firmatari interni o esterni all’organizzazione.
1. Accedi alla sezione Richieste di firma
Configura un flusso semplificato:
Puoi
avviare nuove richieste di firma,
consultare le richieste già inviate suddivise per stato e
visualizzare le richieste archiviate, con la possibilità di ripristinarle.
2. Carica i documenti da firmare
Vai su
Nuova richiesta di firma e
carica i documenti manualmente da Certified Platform o dal tuo dispositivo:
Usa il flusso semplificato solo con documenti caricati a mano, non con quelli caricati automaticamente.
3. Imposta la tipologia di firma
Dopo aver caricato i file, configura le impostazioni di firma:
- Per i documenti in formato PDF, viene applicata la firma PAdES. In questo caso puoi scegliere tra: Firma digitale, Firma semplice o Presa visione, quest’ultima disponibile solo per utenti interni.
- Se il documento ha un formato diverso da PDF, viene applicata la firma CAdES e puoi scegliere tra Firma digitale e Presa visione.
L’utente Admin può abilitare una
firma one-shot acquistata in precedenza per un utente interno. Sarà il redattore della richiesta a decidere se utilizzarla.
4. Aggiungi i destinatari e le note
Inserisci uno o più destinatari della richiesta di firma, anche appartenenti a gruppi:
- aggiungi nuovi destinatari interni o esterni;
- se necessario, modifica l'ordine di firma sequenziale e stabilisci l'ordine con cui i destinatari riceveranno le richieste di firma, oppure scegli la firma in parallelo, per inviare la richiesta a tutti i firmatari contemporaneamente;
- scegli dove far apporre le firme nel documento;
- se vuoi, aggiungi un messaggio personalizzato per ogni destinatario:
Il link inviato agli utenti esterni per firmare il documento scade automaticamente dopo 3 giorni, ma puoi personalizzare la durata in base alle esigenze.
5. Salva e avvia il flusso
Prima di avviare il flusso:
- verifica che tutte le impostazioni siano corrette;
- se necessario, modifica la cartella di destinazione dei documenti firmati. Per impostazione predefinita vengono salvati nella cartella personale di chi ha creato il flusso;
- conferma le impostazioni e vai su Avvia flusso per pubblicare e rendere attiva la richiesta di firma.
La redazione del flusso è disponibile solo da desktop, mentre la firma o il rifiuto sono possibili anche da smartphone.