Accedi al pannello Certified Platform con il tuo account Aruba, username del tipo
[email protected] e relativa password, quindi scegli il menu
Configurazioni > Documenti a sinistra. Se ti colleghi da
dispositivo mobile, il menu si trova sull'icona con le tre linee ☰ in alto a destra;
Come impostare permessi sui tag
Scegli la sezione
Tag. Puoi impostare i seguenti permessi:
- possono creare tag tutti gli utenti;
- solo l'azienda può creare tag.
Per rendere visibili i tag seleziona un'opzione dal menu a tendina:
- visibili a tutti;
- visibili solo a chi ha creato i tag.
Vai su
Salva per concludere.
Come gestire le varie versioni di uno stesso documento
Scegli la sezione
Versioning e
attivalo abilitando il pulsante. Puoi così gestire le varie versioni di uno stesso documento tenendo traccia delle varie modifiche effettuate nel tempo.
Seleziona il
numero di versioni ammesse e vai su
Salva per concludere:
Il versioning influisce sullo spazio occupato da una singola utenza.
Relazione tra versione del documento e versione della categoria documentale
Quando utilizzi il versioning dei documenti insieme alle categorie documentali, il sistema gestisce due tipi di versioni distintie:
- la versione del documento, che tiene traccia delle modifiche al contenuto del file;
- la versione della categoria documentale associata al documento.
Se una categoria documentale viene modificata, il sistema crea una nuova versione della categoria.
Questa modifica non viene applicata retroattivamente ai documenti già classificati.
I documenti già associati a una categoria mantengono la versione della categoria utilizzata al momento dell’associazione.
I nuovi documenti, invece, utilizzano sempre la versione attiva più recente della categoria documentale.
Perché il versioning è utile
La distinzione tra
versione del documento e v
ersione della categoria documentale garantisce la tracciabilità delle informazioni nel tempo.
In questo modo:
- le modifiche alle categorie non alterano i documenti già esistenti;
- è sempre possibile risalire alla configurazione utilizzata;
- la conservazione digitale resta coerente con i dati validi al momento dell’invio.