Panoramica delle impostazioni del servizio di Conservazione PEC
Nella sezione
Conservazione delle
Impostazioni della
Webmail PEC, puoi:
- Verificare lo stato del servizio: controlla se la conservazione è attiva.
- Visualizzare e modificare le figure del Responsabile della Conservazione e del Soggetto produttore dei pacchetti di versamento.
- Monitorare lo spazio disponibile: visualizza lo spazio acquistato e utilizzato.
- Gestire la modalità di conservazione: scegli tra modalità automatica o manuale.
- Impostare le regole di conservazione disponibili in modalità automatica.
- Consultare i log relativi alla conservazione dei messaggi.
Come visualizzare o modificare le figure della Conservazione PEC
Nel servizio di Conservazione PEC sono coinvolte due figure fondamentali:
- Responsabile della Conservazione: è la persona incaricata di definire e gestire le politiche di conservazione documentale, con piena autonomia e responsabilità.
- Soggetto produttore dei pacchetti di versamento: è il soggetto che genera e trasmette i pacchetti di versamento al sistema di conservazione, seguendo le modalità e i formati previsti dal manuale di conservazione e concordati con Aruba PEC.
Per visualizzare o modificare i dati relativi a queste figure:
- accedi alla Webmail PEC;
- vai su Impostazioni ⚙️ dal menu utente in alto a destra, contrassegnato dalla lettera iniziale della casella PEC o da un avatar;
- nel menu a sinistra seleziona Conservazione;
- su smartphone e alcuni tablet trovi la voce nel menu ☰;
- apri la scheda Informazioni;
- inserisci o aggiorna i dati relativi al Responsabile della Conservazione e al Soggetto produttore dei pacchetti di versamento;
- premi Salva per confermare le modifiche.
Il digest con l’elenco dei pacchetti conservati viene inviato all’email di posta ordinaria del Responsabile della Conservazione. Il digest è un documento periodico che riepiloga l’elenco dei pacchetti di versamento prodotti e conservati. È utile per verificare che i messaggi siano stati correttamente inviati e conservati secondo normativa.
Modalità e configurazione della Conservazione PEC
Il
servizio è attivo di default al momento dell’acquisto in
modalità automatica, con l’opzione predefinita di conservazione di tutti i messaggi: inviati, ricevuti e ricevute.
Puoi gestire la conservazione dei messaggi scegliendo tra due modalità:
- Automatica (consigliata): è la modalità predefinita e più comoda per la conservazione dei messaggi. Una volta attivata, le email vengono salvate automaticamente secondo le regole selezionate. Puoi scegliere:
- conservare tutti i messaggi: inviati, ricevuti e ricevute;
- conservare messaggi in entrata e ricevute;
- conservare tutti i messaggi inviati e ricevuti;
- conservare solo i messaggi ricevuti.
Puoi attivare anche l’opzione Escludi la posta indesiderata per non conservare i messaggi considerati spam. I messaggi identificati come spam restano accessibili nella cartella configurata per la posta indesiderata, che per impostazione predefinita è la Posta in arrivo.
Anche se scegli la modalità automatica, puoi aggiungere manualmente altri messaggi alla cartella Da conservare, senza cambiare le impostazioni principali.
- Manuale: permette di avere il controllo totale sui messaggi da conservare. In questo caso, devi spostare o copiare manualmente i messaggi nella cartella Da conservare.
I messaggi conservati non possono essere eliminati né è possibile richiederne la cancellazione. Assicurati che la configurazione della conservazione sia corretta e, in caso di spostamento o copia, verifica che i messaggi siano effettivamente da conservare.
Regole di conservazione
Per personalizzare le regole di conservazione:
- accedi alla Webmail PEC;
- vai su Impostazioni ⚙️ dal menu utente in alto a destra, contrassegnato dalla lettera iniziale della casella PEC o da un avatar;
- nel menu a sinistra seleziona Conservazione;
- su smartphone e alcuni tablet trovi la voce nel menu ☰;
- seleziona la scheda Informazioni;
- scegli la tipologia di messaggi da conservare automaticamente:
- Conserva tutti i messaggi: inviati, ricevuti e ricevute;
- Conserva messaggi in entrata e ricevute;
- Conserva tutti i messaggi inviati e ricevuti;
- Conserva solo i messaggi ricevuti.
- se vuoi, attiva l’opzione Escludi la posta indesiderata per non conservare i messaggi considerati spam;
- premi Salva per confermare l’operazione.
I messaggi vengono conservati a partire dalla
data di attivazione del servizio. Quelli ricevuti o inviati prima di tale data non vengono inclusi automaticamente e devono essere spostati manualmente nella cartella
Da conservare. Per maggiori informazioni, consulta la guida su
come copiare o spostare manualmente i messaggi non conservati.
Gli allegati restano visibili all’interno dei messaggi conservati, garantendo l’accesso completo alle informazioni contenute in ogni email.
Storico eventi
La sezione
Storico eventi delle
Impostazioni ti permette di consultare i log relativi alla conservazione dei messaggi.
Per accedere allo storico eventi:
- accedi alla Webmail PEC;
- vai su Impostazioni ⚙️ dal menu utente in alto a destra, contrassegnato dalla lettera iniziale della casella PEC o da un avatar;
- nel menu a sinistra seleziona Conservazione;
- su smartphone e alcuni tablet trovi la voce nel menu ☰;
- apri la scheda Storico eventi.
Ricerca dei log
Puoi filtrare i log in base a:
- Data;
- Tipo di azione, per esempio:
- quando lo spazio supera il limite, cioè in caso di overquota;
- quando viene modificata la modalità di conservazione e quale modalità è stata impostata;
- quando viene richiesta un’esibizione.
Visualizzazione dei log
Di default, vengono mostrati gli ultimi
50 eventi.
Come riattivare la conservazione se disattivata
Se la conservazione è stata disattivata, puoi riattivarla seguendo questi passaggi:
- accedi alla Webmail PEC;
- vai su Impostazioni ⚙️ dal menu utente in alto a destra, contrassegnato dalla lettera iniziale della casella PEC o da un avatar;
- nel menu a sinistra seleziona Conservazione;
- su smartphone e alcuni tablet trovi la voce nel menu ☰;
- sposta il selettore su Attivo;
- premi Salva per confermare l’operazione.
Se hai ricevuto o inviato messaggi prima della riattivazione, devi
conservarli manualmente spostandoli nella cartella
Da conservare.