Cos’è il formulario digitale
Il Formulario di Identificazione dei Rifiuti in formato digitale è il documento informatico che accompagna il trasporto dei rifiuti nell’ambito del RENTRI e consente di tracciare e garantire la corretta gestione dei rifiuti, dalla produzione alla destinazione finale.
Il FIR digitale viene:
- compilato dal produttore prima dell’avvio del trasporto e inviato al portale ministeriale RENTRI;
- preso in carico dal trasportatore;
- completato dal destinatario al momento della ricezione.
Il documento accompagna quindi il rifiuto lungo tutto il percorso e raccoglie, in un unico file, le informazioni sul rifiuto e le firme digitali di produttore, trasportatore e destinatario.
Anche per il formulario digitale è prevista la vidimazione iniziale, come per il tradizionale FIR cartaceo.
Quando usare il FIR digitale
È necessario usare il FIR digitale quando previsto dalla normativa, in base alle caratteristiche operative del produttore e al tipo di rifiuto gestito.
Deve essere usato:
- per tutti i rifiuti pericolosi, indipendentemente dal numero di dipendenti;
- per i rifiuti speciali non pericolosi, se l’azienda ha più di 10 dipendenti.
È sempre il produttore del rifiuto a definire la tipologia di formulario per l’intero processo.
In breve:
- è il produttore a emettere il formulario digitale;
- trasportatore e destinatario devono adeguarsi a gestire il formulario nel formato scelto dal produttore.
Negli altri casi, il formulario può continuare a essere in
formato cartaceo per tutti i soggetti coinvolti.
Quando è obbligatorio il FIR digitale, non è possibile utilizzare il formulario cartaceo.
Come abilitarti alla creazione di FIR digitali
Per creare e utilizzare i formulari digitali, ogni singola unità locale deve essere abilitata.
In questa fase lavorerai sia sul pannello RENTRI Smart sia sul portale ministeriale RENTRI.
1. Avvia la procedura da RENTRI Smart
- accedi al pannello RENTRI Smart;
- nel menu a sinistra vai su + Crea e seleziona Formulario Digitale;
- nel messaggio che indica che non puoi ancora creare formulari digitali, vai su Abilita la creazione dei formulari digitali;
- imposta il firmatario inserendo nome e cognome, quindi Prosegui.
Il
firmatario deve corrispondere alla
persona legalmente autorizzata a firmare il formulario e deve coincidere esattamente con il nome registrato sul
portale ministeriale RENTRI. In caso contrario, l’abilitazione o la firma del formulario potrebbero non andare a buon fine.
2. Verifica il certificato di firma sul portale ministeriale RENTRI
Accedi al
portale ministeriale RENTRI e segui questi passaggi:
- vai su Interoperabilità e poi su Certificati digitali RENTRI;
- verifica che sia presente un certificato di firma attivo;
- se non è presente, premi Emetti certificato e completa la procedura.
3. Recupera QR code e PIN di configurazione sul portale ministeriale RENTRI
Accedi al
portale ministeriale RENTRI e segui questi passaggi:
- vai su Interoperabilità e poi su Gestione dispositivi mobili;
- se richiesto, seleziona l’operatore iscritto;
- nell’elenco delle unità locali, individua quella che vuoi abilitare e premi sull’icona del QR code per visualizzarlo;
- salva l’immagine del QR code premendo il tasto destro del mouse e poi Salva immagine con nome.
Sempre nella sezione
Gestione dispositivi mobili:
- premi sull’icona dell’occhio nella colonna PIN di configurazione;
- copia il codice visualizzato (ti servirà nel passaggio successivo su RENTRI Smart).
4. Completa l’abilitazione su RENTRI Smart
Adesso torna nel
pannello RENTRI Smart:
- carica l’immagine del QR code che hai appena salvato (formato .bmp);
- nel campo PIN incolla il PIN di configurazione copiato dal portale ministeriale;
- premi Abilita creazione formulari digitali.
5. Salva il PIN di firma digitale
Al termine della procedura viene generato il PIN di firma digitale: salvalo e conservalo, perché è mostrato una sola volta.
Il PIN è necessario per firmare i FIR digitali.
Per
ogni unità locale abilitata viene generato un
PIN distinto.
Dopo averlo salvato, premi
Prosegui e conferma.
Potrai recuperare o cambiare il PIN seguendo la guida per la
gestione del PIN di firma per il formulario digitale.
Al termine di questi passaggi l'unità locale sarà abilitata e potrai creare, firmare e inviare i formulari digitali.
Creare, compilare e vidimare un FIR digitale
Per gestire i formulari accedi al
portale ministeriale RENTRI e crea almeno un
blocco virtuale dei formulari, indispensabile per la
vidimazione virtuale, che dal 13 febbraio 2025 ha sostituito la vidimazione cartacea.
Solo dopo la creazione del blocco virtuale è possibile creare, stampare e associare i formulari, sia digitali sia cartacei.
Vidimare un formulario
Accedi al
pannello RENTRI Smart:
- su Formulario vai su Crea e scegli il tipo di formulario;
- nel modulo di creazione del formulario, vai su Blocco e scegli il blocco da cui selezionare l’eFIR;
- poi scegli l’eFIR, identificato da un numero univoco.
Per creare e compilare un FIR digitale, devi essere abilitato.
Se non lo sei ancora, segui le indicazioni della sezione Come abilitarti alla creazione di formulari digitali di questa guida.
Creare e compilare un formulario digitale
Compila i campi richiesti seguendo queste indicazioni:
- seleziona il codice CER attivo dall'elenco;
- inserisci la quantità;
- inserisci l'attività di destinazione;
- nella sezione Produttore o Detentore verifica l'unità locale con cui è stato prodotto il rifiuto. I campi sono già compilati con i dati dell’azienda e dell’unità locale selezionata;
- se necessario seleziona una delle seguenti opzioni:
- Rifiuto in rinfusa: indica che il rifiuto è trasportato sfuso, non suddiviso in colli;
- Peso verificato alla partenza: indica che la quantità è stata determinata con pesatura effettuata prima del trasporto;
- Trasporto ADR: indica che il trasporto è soggetto alla normativa ADR per merci pericolose;
- se il trasporto è effettuato dal produttore seleziona Trasporto in conto proprio del produttore. In questo caso la sezione Trasportatori viene compilata automaticamente con i dati del produttore;
- inserisci Trasportatore e Destinatario selezionandoli tra gli operatori già configurati;
- completa le altre sezioni del formulario, se necessario;
- il numero identificativo univoco del formulario (EFIR) viene assegnato automaticamente dal portale ministeriale RENTRI e non richiede alcuna selezione manuale;
- premi Salva e invia a RENTRI.
Durante la compilazione, vengono mostrati i campi relativi alla quantità, al rifiuto e al trasporto.
Puoi compilare tutti i campi o solo quelli di tua competenza, in base agli accordi con il trasportatore.
I campi obbligatori sono contrassegnati dall’asterisco.
Dopo il salvataggio puoi modificare solo i dati relativi a
quantità e
trasporto.
Per correggere informazioni non modificabili dovrai annullare il formulario e crearne uno nuovo.
Per creare il formulario, i
codici CER e gli operatori devono essere configurati preventivamente; in assenza di tali dati non è possibile procedere.
Cercare un formulario su RENTRI Smart
Per cercare un
formulario creato da altri, accedi al
pannello RENTRI Smart, apri il menu a sinistra e vai su
Formulari Digitali:
- premi + Aggiungi formulario esterno;
- nella finestra Cerca formulario su RENTRI, inserisci il codice del formulario fornito da chi ha creato il FIR;
- premi Cerca.
Il formulario viene inserito nell’elenco dei tuoi Formulari Digitali.
Se non compare immediatamente,
aggiorna la pagina per visualizzarlo.
Per modificare o completare il formulario segui le indicazioni del paragrafo seguente.
Modificare o completare un formulario su RENTRI Smart
Accedi al
pannello RENTRI Smart, e nel menu a sinistra vai su
Formulari Digitali:
- individua il formulario;
- vai sulla colonna Azioni e premi modifica dati quantità o modifica dati trasporto;
- scegli la tipologia dei dati da modificare tra quelli proposti e compila tutti i campi obbligatori;
- poi premi Salva e invia a RENTRI.
Il sistema consente la modifica solo dei dati relativi a
quantità e
trasporto.
Per correggere dati non modificabili è necessario annullare il formulario e crearne uno nuovo.
Modificare un formulario firmato
Puoi modificare un formulario dopo averlo firmato, solo
se la tua firma è l'ultima ad essere stata apposta fino a quel momento.
La modifica annulla la tua firma e ti permette di correggere solo i dati relativi alla produzione del rifiuto.
Dopo la modifica, devi firmare nuovamente il formulario.
Come interpretare lo stato di un formulario digitale
Il formulario digitale può trovarsi in diversi stati, che indicano a che punto è il processo e se è richiesta un’azione da parte tua.
Di seguito una spiegazione pratica dei principali stati che puoi visualizzare nel pannello RENTRI Smart.
Da completare
Cosa significa
Il formulario è stato creato ma non contiene ancora tutti i dati necessari per poter essere inviato a RENTRI.
Lo stato rimane da completare anche in assenza delle informazioni relative al trasportatore.
Cosa puoi fare
- Completare o modificare l’inserimento delle informazioni mancanti.
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
- Annullare il formulario.
Il formulario in questo stato non può essere firmato.
Da firmare
Cosa significa
Il formulario è completo e attende la tua firma.
Cosa puoi fare
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
- Modificare il FIR.
- Apporre la firma digitale.
- Annullare il formulario.
Firmato
Cosa significa
Il formulario è stato firmato dal produttore ed è pronto per la fase successiva.
Cosa puoi fare
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
- Eliminare la tua firma per modificare il formulario. L’eliminazione è possibile solo se nessun altro ha firmato il formulario dopo di te.
In transito
Cosa significa
Il trasporto è in corso e non devi fare altre operazioni sul formulario.
Lo stato in transito si attiva al raggiungimento della data del trasporto inserita nel formulario.
Questo stato comprende diverse situazioni tecniche (annotazioni, trasbordi, firme intermedie), ma è sufficiente sapere che:
- Il viaggio è avviato.
- Il formulario non è modificabile.
Se operi come
Trasporto in conto proprio del produttore, nello stato
In transito la colonna
Azioni include ulteriori operazioni, come trasbordo totale, trasbordo parziale e sosta tecnica.
Cosa puoi fare
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
- Monitorarne lo stato.
- Attendere la presa in carico del destinatario.
In accettazione
Cosa significa
Il rifiuto è arrivato a destinazione e il destinatario sta completando le verifiche.
Cosa puoi fare
- Attendere l’esito dell’accettazione.
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
Accettato
Cosa significa
Il destinatario ha accettato il rifiuto e il formulario è concluso correttamente.
Cosa puoi fare
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
- Scaricare la copia in formato pdd, quando la funzionalità di conservazione sarà attiva.
Accettato parzialmente o Rifiutato
Cosa significa
Il destinatario potrebbe aver:
- Accettato solo una parte del rifiuto.
- Rifiutato il carico.
Cosa puoi fare
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
- Gestire eventuali azioni successive con trasportatore e nuovo destinatario.
- Firmare il formulario, se richiesto dal flusso operativo.
Completare annullamento
Cosa significa
È stata avviata la procedura di annullamento del formulario.
Per proseguire è necessario completare le informazioni richieste.
Cosa puoi fare
- Inserire le note obbligatorie relative all’annullamento per poter procedere alla fase successiva.
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
Firmare annullamento
Cosa significa
Le note di annullamento sono state inserite e il formulario è in attesa della firma per confermare l’annullamento.
Cosa puoi fare
- Apporre la firma per confermare definitivamente l’annullamento del formulario.
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
Annullato
Cosa significa
Il formulario è stato annullato.
Cosa puoi fare
- Visualizzare il dettaglio e scaricare il file in formato pdf o xfir.
- Nessuna azione operativa.
In sintesi
Lo stato del formulario ti serve per capire rapidamente:
- se devi fare qualcosa;
- se il trasporto è in corso;
- se il formulario è concluso.
In caso di dubbio, controlla sempre lo stato prima di:
- firmare;
- annullare;
- archiviare il formulario.
Firmare un FIR digitale
Accedi al
pannello RENTRI Smart e dal menu a sinistra vai su
Formulari Digitali:
- individua il formulario da completare;
- nella colonna Azioni, premi l'icona con i 3 puntini e seleziona Firma;
- inserisci il PIN di firma salvato durante l'abilitazione alla creazione dei FIR digitali;
- premi Firma.
Completa l’operazione entro 1 minuto dall’inserimento del PIN.
In caso di scadenza, sarà necessario ripetere la procedura di firma.
Se non ricordi il PIN di firma o desideri cambiarlo, segui la guida per
gestire il PIN di firma del FIR digitale.
Accettazione e conservazione del FIR digitale
Dopo l’accettazione del rifiuto da parte del destinatario e la firma del formulario, il sistema acquisisce automaticamente la versione definitiva del FIR digitale e la trasmette a RENTRI, se il rifiuto è pericoloso.
La conservazione digitale del FIR sarà disponibile a breve.
Quando sarà attiva, RENTRI Smart gestirà automaticamente l’invio dei formulari e non dovrai effettuare alcuna operazione.