Per salvare e gestire fatture come modello e decidere se inviarle in modalità manuale o automatica, definendone la cadenza di invio,
accedere al menu Impostazioni del pannello.
Eseguire i passaggi indicati nell'ordine descritto:
Impostare un modello di fattura ricorrente
Scegliere
Generali > Modelli fatture ricorrenti e cliccare su
Crea Modello ricorrente. Si apre la schermata di creazione fattura smart dove impostare i dati del modello e salvarlo:
- Data documento e numero progressivo saranno inseriti direttamente dal sistema in base alla data di creazione/invio del documento;
- è obbligatorio indicare: dati cliente, prodotti e servizi, dati pagamento;
- le date di scadenza dei pagamenti verranno ricalcolate dal sistema.
Cliccare su
Salva modello ricorrente per concludere.
Cosa succede se si cambia un dato nell'anagrafica di clienti, prodotti, pagamenti
I dati impostati derivanti da un'anagrafica, ad esempio dati cliente, prodotti e servizi, metodo di pagamento, ecc.,
non verranno automaticamente aggiornati all'interno del modello in caso di modifica dell'anagrafica corrispondente.
Per modificare un modello, correggere il dato in anagrafica e successivamente aggiornare il modello utilizzando l'anagrafica corretta.
Definire le impostazioni del modello
Cliccando su
Salva modello ricorrente si apre la finestra
Creazione modello di fattura ricorrente dove è necessario indicare:
Nome modello
Assegnare un nome personalizzato al modello in creazione. Il nome deve essere univoco.
Azione ricorrente
Scegliere se creare automaticamente una
bozza per la fattura, che dovrà essere poi inviata manualmente o creare e inviare a SdI la fattura con la frequenza indicata di seguito.
Per entrambe, su
Frequenza (ogni quanto creare/inviare la fattura) impostare:
- su Ogni quanti mesi indicare ogni quanti mesi effettuare la creazione / invio;
- su Giorno del mese di creazione/invio indicare il giorno del mese in cui effetturare la creazione / invio. Se si imposta un giorno, ad esempio 31, che non è presente in tutti i mesi, il sistema creerà ed invierà (se impostato creazione e invio) il giorno precedente disponibile del mese.
Di seguito un esempio pratico:
- ho selezionato l'opzione Crea e invia automaticamente la fattura con la frequenza indicata di seguito;
- su Ogni quanti mesi ho impostato 2;
- su Giorno del mese di creazione/invio ho digitato 15;
- su Data inizio creazione/invio ho scelto primo maggio.
Secondo i parametri impostati, il
primo invio della fattura ricorrente sarà fatto il 15 maggio, il secondo il 15 luglio ecc.
Data inizio creazione/invio
Scegliere dall'icona calendario la
data da cui iniziare la creazione / invio delle fatture ricorrenti. Se lo si desidera, si può impostare una data di fine invio delle fatture ricorrenti.
Invia copia di cortesia quando l'indirizzo email del cliente è disponibile
L'opzione è visibile solo se:
- si è scelto su Azione ricorrente l'opzione Crea e invia automaticamente la fattura con la frequenza indicata di seguito;
- si è salvato per il cliente inserito in fattura un indirizzo email in anagrafica e impostato l'invio automatico della copia cortesia della fattura. In caso contrario, l'azione di invio email è inibita.
Se si imposta questa opzione, sarà inviata anche una copia cortesia della fattura ricorrente all'indirizzo email associato al cliente in anagrafica.
Cliccare su
Salva modello per concludere.
Si possono creare fino a 10 modelli di fatture ricorrenti.