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4.5 Gestione dei Servizi DocFly PA e DocFly inclusi nel Programma PEC

DocFly Fatturazione PA è l'esclusiva soluzione proposta da Aruba PEC rivolta a clienti che hanno necessità di procedere all'emissione di fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione e di conservare i documenti in linea con la normativa vigente:
Il servizio presenta le seguenti caratteristiche e funzioni d'uso:
  • Produzione e/o invio al Sistema di Interscambio delle fatture elettroniche in formato XML, unico formato previsto dalla normativa, tramite interfaccia web o web services;
  • Possibilità di sottoscrivere digitalmente le fatture xml con certificato di firma intestato al cliente, attraverso l'integrazione con il sistema di firma automatica massiva erogato dalla certification authority Aruba PEC, oppure possibilità del cliente di delegare Aruba PEC ad eseguire per suo conto l'apposizione della firma digitale sul documento;
  • Verifica validità del certificato di firma apposto sul documento;
  • Verifica da interfaccia web dello stato delle fatture;
  • Notifica via PEC degli esiti provenienti dal Sistema di Interscambio per le fatture inviate;
  • Possibilità di scaricare in locale le fatture inviate alle PA in formato PDF;
  • Conservazione della fattura elettronica e relative ricevute SDI sul sistema DocFly - Conservazione Digitale a Norma;
I servizi sopraindicati di emissione, firma, trasmissione e conservazione della fattura elettronica sono erogati da Aruba PEC sulla base delle deleghe concesse alla medesima, in qualità di soggetto intermediario, dagli Operatori Economici.

Tutte le info sulle caratteristiche e l'utilizzo del servizio di Fatturazione PA sono raggiungibili da questo link. Il presente articolo ne esemplifica la procedura e la gestione d'ordine lato Partner.
Per effettuare l'ordine di un servizio DocFly PA è sufficiente autenticarsi al Pannello di Gestione e aprire il menù a tendina "Ordini DocFly":
  1. Selezionare la sottovoce "Docfly PA";
  2. Selezionare "Acquista DocFly PA":

    A fronte di tale operazione si apre la seguente schermata. Il sistema chiede di inserire alcune informazioni legate al Titolare a cui associare l'ordine DocFly PA.
  3. L'attività svolta dal titolare e ulteriori dati anagrafici legati ad esso:

    Una volta inseriti tutti i dati richiesti spuntare su "Conferma" per salvarli:

    Cliccare su "Ok" per procedere con l'acquisto:

    L'operazione si è conclusa con successo:

    Dalla seguente schermata:
  4. Il sistema riepiloga il dettaglio dell'ordine DocFly PA;
  5. Per ciascun ordine è disponibile un menù caratterizzato dai seguenti pulsanti:
    • Invia Email Accettazione Contratti: scegliendo questa azione viene inviata un'mail all'indirizzo di riferimento del cliente, contenente i moduli di contratto ed il link accettazione. È sufficiente confermare l'operazione nel passaggio successivo:

      Tale pulsante è presente solo se l'ordine risulta in stato "attesa documentazione", e può essere utilizzato dal Partner per rinviare l'email qualora il cliente non l'abbia ricevuta o cestinata.
    • Cancella Richiesta Attivazione: confermando tale operazione l'attivazione del servizio viene annullata ed il relativo importo è riaccreditato. È sufficiente confermare l'operazione nel passaggio successivo:
  6. Il tab Storico Spazio GB: mostra lo storico dello spazio GB precedentemente acquistato;
  7. Il tab Storico Rinnovi: mostra lo storico dei rinnovi legati al servizio DocFly PA ed al cliente in questione:

    Al termine dell'ordine viene inviata un'email per l'accettazione dei contratti alla casella certificata del cliente.
Per effettuare l'ordine di un servizio DocFly è sufficiente autenticarsi al Pannello di Gestione e aprire il menù a tendina "Ordini DocFly":
  1. Selezionare la sottovoce "Docfly";
  2. Selezionare "Nuovo":

    A fronte di tale operazione si apre la seguente schermata. Il sistema chiede di inserire alcune informazioni legate al Titolare a cui associare l'ordine DocFly PA;
  3. L'attività svolta dal titolare e ulteriori dati anagrafici legati ad esso:

    Da questo passaggio il Partner ha la possibilità di scegliere un titolare precedentemente registrato oppure schedarne uno nuovo:
     
    Titolare già censito Inserire un Nuovo Titolare
    Scegliere un titolare precedentemente registrato dalla lista dei Titolari. È sufficiente cliccare sull'icona indicata e corrispondente all'ID del titolare a cui si vuole associare il servizio DocFly:
    Fare clic su "Nuovo":

    Inserire tutti i dati richiesti e fare clic su "Conferma":

    Una volta aggiunto il Titolare appare la seguente schermata:
  4. Dati Titolare selezionati: riepilogo dati del Titolare;
  5. Selezione Tipologia Rinnovo: dal menù a tendina selezionare la durata del rinnovo;
  6. Selezione Starter Kit: dall'apposito menù scegliere la tipologia di Storage pre acquistato;
  7. Cliccare su "Avanti" per procedere con l'ordine:

    In fondo al form di acquisto si visualizza il riepilogo di ulteriori utenti, archivi e definizioni aggiuntive, modificabili dalle apposite caselle opzionali.
  8. Fare clic su "Avanti" per continuare con la richiesta dell'ordine:
  9. Cliccare su "Conferma" per ultimare la richiesta dell'ordine:

    A seguito di tale operazione viene visualizzata la seguente richiesta, vale a dire la necessità di specificare un responsabile di Conservazione e Produzione legati al servizio:
  10. In basso alla scheda d'ordine è visibile il seguente tab Responsabili e mediante i tasti indicati si ha la possibilità di selezionare il responsabile tra i Titolari precedentemente salvati:

    A seguire il dettaglio dell'ordine. Approvare i dati dal pulsante "Conferma":

    L'operazione è stata ultimata con successo:

    Dal riepilogo dati del Responsabile è visibile il tab Documenti mediante cui è possibile allegare un qualunque documento ad esso legato:

    Per ogni scheda del cliente è disponibile un menù che consente al Partner di gestirne il profilo in modo completo e autonomo:
  11. Storico dell'ordine: un elenco di tutta la documentazione legata all'ordine;
  12. Associazione Storage: indica gli ordini relativi al cliente;
  13. Responsabili: presenta i dati dei Responsabili inerenti all'ordine;
  14. Storico Rinnovi: mostra lo storico dei rinnovi legati al servizio DocFly ed al cliente in questione:



    Al termine dell'ordine il Partner riceve l'email di attivazione del servizio ed il Responsabile riceve un'email (presso l'indirizzo PEC) contenente le credenziali di accesso.
La sezione Storage è uno spazio disco utile per archiviare documenti e lo storico di tutti gli ordini DocFly. Per accedere alla sezione è sufficiente autenticarsi al Pannello di Gestione:
  • Aprire il menù a tendina "Ordini DocFly";
  • Selezionare "Storage DocFly":
A fronte di tale operazione si apre la seguente schermata che mostra l'elenco di tutti gli ordini DocFly già eseguiti:

Per aprire singolarmente la scheda d'ordine è sufficiente cliccare sull'icona indicata e corrispondente al Numero di Ordine:

Per ogni scheda d'ordine DocFly è disponibile il seguente menù in grado di garantire al Partner PEC la gestione completa del servizio:
  • Storico dell'ordine: un elenco di tutta la documentazione legata all'ordine;
  • Associazione Storage: indica gli ordini relativi al cliente;
  • Storico Rinnovi: mostra lo storico dei rinnovi legati al servizio DocFly ed al cliente in questione:
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