In seguito alla registrazione dei dati del Titolare descritto nella guida dedicata l'operatore deve stampare il modulo di richiesta certificato, apponendo le firme autografe, e caricare, in un unico documento e per ogni singolo upload, una copia digitale della seguente documentazione in formato immagine (ad esempio .jpg, .png) oppure in formato .pdf:

• il modulo di richiesta certificato firmato, cliccando su Upload in corrispondenza di Modulo firmato. L'operatore deve caricare il modulo di richiesta certificato precompilato e rilasciato dal CMS a seguito della registrazione dei dati anagrafici dell'utente:

• l documento di identità dell'utente, cliccando su Upload in corrispondenza di Scansione Documento:

• in presenza di altri dati specifici, come ad esempio, una carica ricoperta all'interno di un'organizzazione oppure eventuali abilitazioni professionali, allegare la documentazione attestante i requisiti previsti ed indicati nel modulo di richiesta certificato di Firma Digitale (quadro B2), cliccando su Upload in corrispondenza di Doc. comprovante Carica:

Caricata la documentazione, lo stato della pratica risulterà Da Verificare.

Aruba PEC esamina, quindi, la documentazione allegata entro 2 (due) giorni lavorativi notificando all'operatore eventuali mancanze e richiedendone l'integrazione.

Il sistema prevede, successivamente alla verifica della documentazione e per le pratiche nello stato di In attesa originale, l'invio tramite email della seconda parte dei codici PIN e PUK e del Codice utente.
Di seguito gli stati visibili successivi al controllo della documentazione da parte di Aruba PEC:

• Da correggere: è lo stato della pratica con documentazione non valida. In tal caso l'operatore deve fornire la documentazione mancante;
• Da conservare/In attesa originale: sono gli stati della pratica con la documentazione valida. L'operatore deve inviare la documentazione raccolta, in originale, all'indirizzo indicato nel modulo ogni settimana e comunque non oltre 30 (trenta) giorni, in caso contrario il certificato verrà sospeso. Prima di spedire gli originali, verificare che ogni fascicolo sia completo e che la spedizione sia tracciabile. La tracciabilità rappresenta una garanzia di sicurezza sia per chi spedisce che per chi riceve e per tenere sotto controllo eventuali slittamenti di consegna o inconvenienti.