Con
DocFly Conservazione Digitale puoi conservare a norma i documenti digitali previsti dalla normativa RENTRI.
In questa guida sono spiegati gli obblighi di conservazione, le funzionalità dedicate di DocFly e le differenze con
Aruba RENTRI Smart, che comprende la conservazione nel proprio servizio.
Quali obblighi di conservazione prevede la normativa RENTRI
Il
RENTRI, Registro Elettronico Nazionale per la Tracciabilità dei Rifiuti, è il sistema ministeriale per la tracciabilità dei rifiuti.
Il
D.M. 59/2023 ne disciplina il funzionamento e definisce i modelli e le modalità di gestione del registro cronologico di carico e scarico e del Formulario di Identificazione dei Rifiuti,
FIR.
Gli obblighi applicabili dipendono dall’attività svolta e non cambiano in base allo strumento utilizzato per gestire registri e formulari: il portale ministeriale RENTRI, Aruba RENTRI Smart o altri applicativi.
Chi deve conservare i documenti
L’obbligo di conservazione riguarda gli operatori che tengono il registro cronologico di carico e scarico in formato digitale e i soggetti tenuti a conservare il FIR digitale.
Per il
registro cronologico di carico e scarico, tra i soggetti obbligati alla tenuta rientrano, nei casi previsti dalla normativa:
- chi svolge attività professionale di raccolta e trasporto di rifiuti;
- commercianti e intermediari di rifiuti senza detenzione;
- imprese ed enti che effettuano operazioni di recupero e smaltimento;
- imprese ed enti produttori iniziali di rifiuti pericolosi;
- imprese ed enti con più di 10 dipendenti, produttori iniziali delle tipologie di rifiuti non pericolosi individuate dalla normativa;
- consorzi e sistemi riconosciuti per il recupero e il riciclaggio di imballaggi e particolari tipologie di rifiuti.
Per le condizioni applicabili, gli esoneri e le modalità alternative di tenuta, consulta la
guida ufficiale RENTRI sui soggetti obbligati alla tenuta del registro.
Per il FIR digitale, la copia completa deve essere conservata a norma dal produttore/detentore, dal trasportatore e dal destinatario.
Gli intermediari e i commercianti senza detenzione non hanno l’obbligo di conservare la copia completa del FIR digitale.
Per approfondire, consulta le
guide ufficiali RENTRI sul FIR digitale da conservare a norma e sul
ruolo degli intermediari e dei commercianti senza detenzione.
Documenti digitali da conservare
Se sei soggetto ai relativi obblighi, devi conservare a norma:
- il registro cronologico di carico e scarico tenuto in formato digitale;
- il Formulario di Identificazione dei Rifiuti emesso e gestito in formato digitale, FIR digitale.
La conservazione digitale a norma deve rispettare le Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e garantisce nel tempo l’integrità, l’autenticità, la reperibilità e l’utilizzabilità dei documenti.
La conservazione a norma è richiesta anche se utilizzi i servizi di supporto del portale ministeriale RENTRI.
Per approfondire, consulta la
guida ufficiale RENTRI sulla conservazione a norma.
Durata della conservazione
Il D.Lgs. 152/2006 prevede:
- registro cronologico di carico e scarico — conservazione per 3 anni dalla data dell’ultima registrazione;
- copie del FIR — conservazione per 3 anni.
Per i registri relativi alle operazioni di smaltimento dei rifiuti in discarica è prevista la conservazione a tempo indeterminato.
Questi termini riguardano gli obblighi normativi e sono distinti dalla durata del servizio di conservazione acquistato.
Frequenza del versamento del registro
Il versamento definitivo del registro digitale nel sistema di conservazione deve avvenire almeno una volta all’anno. Puoi effettuare versamenti più frequenti in base alle procedure adottate dalla tua organizzazione.
Questa frequenza è distinta dai termini previsti per annotare i movimenti e trasmettere i dati al portale ministeriale RENTRI.
Per approfondire, consulta la
guida ufficiale RENTRI sull’immodificabilità del registro digitale.
Come conservare i documenti RENTRI con DocFly
Con
DocFly Base puoi utilizzare il
versamento semplificato RENTRI per caricare:
- il registro cronologico di carico e scarico in formato .xml;
- il FIR digitale in formato .xfir.
I documenti possono essere generati dal portale ministeriale RENTRI o da altri applicativi, purché rispettino il formato e la struttura previsti da RENTRI, secondo gli schemi di validazione
XSD di riferimento.
Sono ammessi anche documenti originariamente XML o xFIR e successivamente firmati nei formati accettati dal servizio, come
.p7m.
La funzionalità è disponibile anche per gli utenti aggiuntivi DocFly Base abilitati al versamento.
Classi documentali e dati associati
Nel versamento semplificato, i documenti vengono conservati nelle
classi RENTRI già configurate automaticamente dal sistema.
Non devi creare nuove classi né configurare manualmente i metadati, cioè i dati associati ai documenti.
Per consultare i metadati previsti e le informazioni sulle classi RENTRI, vai su
Classi documentali nel pannello. Per i dettagli, segui la guida per
consultare le classi documentali.
Durante il caricamento, DocFly estrae e compila automaticamente questi dati.
Prima di confermare il versamento puoi verificarli e, se la funzione
Modifica è disponibile, correggerli. Il file originale resta invariato.
Per i prerequisiti, i formati ammessi, i limiti di caricamento e la procedura, segui la guida al
versamento semplificato RENTRI.
Puoi conservare i documenti RENTRI anche tramite il
versamento manuale o
guidato, dopo aver
creato e configurato una classe documentale con i metadati e i formati necessari.
Questa configurazione è distinta dalle classi RENTRI automatiche del versamento semplificato.
Differenze tra DocFly e Aruba RENTRI Smart
I due servizi rispondono a esigenze diverse.
DocFly Conservazione Digitale
DocFly è dedicato alla
conservazione digitale a norma.
Puoi utilizzarlo, per esempio, se gestisci il registro e i FIR digitali sul portale ministeriale RENTRI o con un altro software gestionale e hai bisogno di conservare i documenti prodotti.
Per questi documenti, DocFly Base mette a disposizione il
versamento semplificato RENTRI, con classi documentali già configurate, compilazione automatica dei metadati e controlli sui file caricati.
Puoi utilizzare anche il
versamento manuale o
guidato, dopo aver
creato e configurato una classe documentale con i metadati e i formati necessari.
Dopo la conservazione puoi ricercare e consultare i documenti e scaricare i pacchetti di distribuzione (PDD), utili anche per l’esibizione in caso di controlli.
Puoi inoltre conservare altre tipologie di documenti aziendali, nel rispetto dei requisiti previsti.
Aruba RENTRI Smart
Aruba RENTRI Smart permette di
gestire registri,
movimenti di carico e scarico e
formulari, attraverso un collegamento con il portale ministeriale RENTRI.
La conservazione digitale a norma è compresa nel servizio.
I movimenti trasmessi tramite RENTRI Smart e i FIR digitali idonei vengono inviati automaticamente in conservazione.
Puoi inoltre caricare e conservare registri cronologici generati tramite il portale ministeriale o altri strumenti, secondo i requisiti indicati nella guida su
Come caricare registri esterni per la conservazione in RENTRI Smart.
Puoi conservare anche FIR digitali generati fuori da RENTRI Smart, aggiungendoli tramite
Aggiungi formulario esterno.
Puoi aggiungere solo formulari ai quali hai accesso nel portale ministeriale RENTRI.
La conservazione avviene automaticamente quando il servizio riceve la versione definitiva del formulario, purché sia idoneo.
Non caricare registri già conservati con altri servizi, anche se sono trascorsi i termini di conservazione previsti dalla legge.
Un nuovo caricamento non sostituisce la conservazione precedente e non copre eventuali periodi in cui il documento avrebbe dovuto essere conservato.
Per approfondire, consulta la guida sulla
conservazione dei documenti e PDD in RENTRI Smart.