Le categorie documentali consentono di classificare i documenti e di associarvi informazioni strutturate tramite attributi.
Nel tempo, può essere necessario:
- ricercare una categoria documentale;
- disattivarla o riattivarla;
- eliminarla, se non più necessaria.
Questa guida spiega come gestire correttamente il ciclo di vita delle categorie documentali all’interno di Certified Platform.
Accedere all’elenco delle categorie documentali
Per visualizzare e gestire le categorie documentali:
- accedi al pannello Certified Platform;
- vai su Configurazioni e poi su Documenti. Se ti colleghi da dispositivo mobile, il menu si trova sull'icona con le 3 linee ☰ in alto a destra;
- seleziona Categorie documentali.
Viene visualizzato l’elenco di tutte le categorie disponibili.
Elenco delle categorie documentali
Nell’elenco delle categorie documentali sono visualizzate le principali informazioni utili per la gestione e il controllo delle categorie:
- Nome della categoria;
- Stato, che può essere Attiva o Disattivata;
- Associazione alla conservazione, se presente;
- Numero di attributi configurati.
Le categorie di sistema non possono essere modificate o eliminate.
Cercare una categoria documentale
Per individuare rapidamente una categoria documentale:
- utilizza il campo di ricerca presente nell’elenco;
- inserisci il nome, o parte del nome della categoria;
- visualizza i risultati.
La ricerca consente di individuare sia categorie attive sia categorie disattivate.
Disattivare una categoria documentale
Una categoria disattivata
non è più selezionabile quando carichi un
nuovo documento o
modifichi la categoria di un
documento esistente.
Per disattivare una categoria:
- individua la categoria nell’elenco;
- premi l'icona con i 3 puntini orizzontali;
- seleziona Disattiva;
- conferma l’operazione.
I documenti già associati alla categoria continueranno a mantenere la categoria e i relativi attributi.
Riattivare una categoria documentale
Una categoria documentale disattivata può essere riattivata, se le condizioni lo consentono.
Per riattivare una categoria:
- individua la categoria disattivata nell’elenco;
- seleziona Attiva.
La categoria tornerà disponibile per l’associazione ai nuovi documenti.
La riattivazione potrebbe non essere disponibile se la categoria è associata a una classe di conservazione non più accessibile.
Eliminare una categoria documentale
Una categoria documentale può essere eliminata solo
se non è mai stata utilizzata su alcun documento.
Per eliminare una categoria:
- individua la categoria nell’elenco;
- seleziona Elimina;
- conferma l’operazione.
Le categorie già utilizzate su uno o più documenti non possono essere eliminate.