Cosa comporta la rettifica dei metadati di un documento
Il pannello di Conservazione consente di rettificare uno o più metadati associati ai documenti conservati.
La rettifica permette di sostituire, aggiungere o cancellare informazioni a corredo del documento.
Può essere utile, per esempio, se un documento è stato associato per errore a una pratica diversa da quella corretta.
La rettifica comporta la creazione di nuovi Pacchetti di Archiviazione (PdA) contenenti solo i metadati rettificati.
Il contenuto dei PdA originali non subisce variazioni.
Come rettificare i metadati di un documento conservato
Accedi al
pannello DocFly e seleziona
Archivio nel menu di sinistra.
Se il menu non è disponibile, seleziona l’icona con le
3 linee orizzontali ☰ accanto a
DocFly Base.
Vai su
Conservato e mantieni selezionata la voce
Vista documenti.
In questa vista trovi l’elenco dei documenti conservati. Per cercarli, consulta la guida per
ricercare i pacchetti conservati e versati.
Dal menu
Azioni del documento da rettificare, seleziona
Rettifica metadati.
Nella pagina
Rettifica metadati, modifica i metadati del documento conservato.
I metadati sono suddivisi per categorie, per esempio Metadati previsti da normativa obbligatori.
Espandi la categoria di interesse e modifica i metadati necessari.
Puoi anche aggiungere metadati, in base a quanto previsto dalla classe documentale selezionata.
Dopo aver completato le modifiche, seleziona
Salva.
I metadati vengono modificati e viene
creato un nuovo PdA di rettifica, contenente solo i metadati rettificati.
Il nuovo PdA di rettifica ha dimensione 0 B, perché non contribuisce all’aumento dello spazio occupato.
Per consultare le rettifiche effettuate, seleziona il nuovo PdA rettificato e, nel dettaglio, espandi la sezione
Dettagli metadati.
Come riconoscere i PdA rettificati e richiedere il PdD finale
Puoi riconoscere i PdA rettificati dal menu
Archivio.
Vai su
Conservato e, nella sezione
Ricerca pacchetti di archiviazione, seleziona
Vista PdA.
Se non trovi PdA nell’elenco, modifica i filtri di ricerca oppure segui la guida per
consultare i Pacchetti di Archiviazione.
I PdA rettificati sono riconoscibili da:
- un’icona con due frecce curve disposte in cerchio, che indica la rettifica;
- l’indicazione PdA-update nella colonna Identificativo PdA utente;
- la dimensione 0 B, perché il PdA contiene solo metadati rettificati.
Seleziona il PdA per accedere al
dettaglio.
Dal dettaglio del PdA rettificato, seleziona
Visualizza il PdA finale.
In questo modo accedi alla pagina da cui puoi richiedere il
Pacchetto di Distribuzione (PdD) finale, che contiene il PdA iniziale e i PdA di rettifica eseguiti.
Nella pagina
Richiedi pacchetto di distribuzione, assegna un nome alla richiesta di esibizione.
Per inviare la richiesta, seleziona
Richiedi PdD.
Dopo l’invio, il sistema mostra una conferma.
All’indirizzo PEC indicato
durante la configurazione del servizio viene inviata l’email
La tua richiesta di esibizione del servizio DocFly Conservazione Digitale.
Il PdD è disponibile nel
menu Esibizioni, dove puoi scaricarlo come file ZIP.