Come effettuare un versamento manuale
Per versare documenti in conservazione,
autenticarsi sul pannello e selezionare il pulsante
Nuovo versamento in alto a sinistra. Se il pulsante non fosse visibile, cliccare su
☰ a fianco di Docfly Base.
Su
Scegli tipo di versamento selezionare
Versamento manuale:
Scegliere dal menu a tendina la
classe documentale su cui effettuare il versamento e cliccare su
Prosegui. Su
Carica documento e file metadati scegliere se si vuole fare un caricamento
singolo o
multiplo.
Per caricare un file .zip contenente più documenti, spuntare la voce Multiplo.
Selezionare il documento o il file .zip da versare con
Scegli file.
Sono consentiti file di dimensione massima pari a 300 MB. L'elenco dei formati dei documenti è presente in pagina.
Il nome del documento o del file .zip caricato compare in pagina a fianco di Singolo/Multiplo. Se necessario nei campi
Identificativo Documento,
Identificativo PdA (pacchetto di archiviazione)
utente e
Identificativo PdV (pacchetto di versamento) indicare eventuali dati identificativi del documento/i.
Da
File dei metadati caricare con
Scegli File un file
json o
csv per i metadati. I file
json o
csv di esempio possono essere scaricati
dal pannello di Conservazione consultare la sezione dedicata di questa guida:
- scaricare un json singolo per versamento singolo e modificarlo come indicato in questa guida;
- scaricare un json multiplo per il versamento multiplo di file contenuti in un .zip. In questo caso andrà creato un file json con i gruppi di informazioni ripetute per il numero di documenti contenuti nello zip, come indicato in questa guida;
Se si sceglie csv si scarica in locale un unico file in questo formato.
Sono ammessi solo file nominati metadata.json o metadata.csv.
Cliccare su
Esegui caricamento per concludere:
Il
versamento è concluso. Per i possibili
esiti consultare la sezione dedicata di questa guida.
Come scaricare i file json o csv dal pannello di Conservazione
Caratteristiche dei file json o csv
Il file, json o csv, è il file con con cui
vengono forniti i valori dei metadati della classe documentale. Cioè stabiliscono l'obbligatorietà dei campi a seconda di quanto impostato in fase di configurazione.
Scaricare i file json
Per scaricare i file json, accedere al menu di sinistra
Gestione Account e scegliere la sezione
Classi Documentali. Espandere la classe da usare per il versamento (ad esempio Classe 1):
Si vedono i dettagli della classe. Scorrere la schermata, cliccare sul pulsante
Scarica template e scegliere json o csv:
Se si sceglie json, si scarica in locale un
file metadata.zip contenente:
- 1 cartella multiplo, con all'interno il file json, già con nome file corretto, da utilizzare per caricamento multiplo o singolo con file .zip. Modificare il file come indicato in questa guida;
- 1 cartella singolo, con all'interno il file json, già con nome file corretto, da utilizzare per caricamento singolo. Modificare il file come indicato in questa guida.
Se si sceglie csv si scarica in locale un unico file in questo formato.
Esito del versamento
Esito positivo del versamento
Concluso il caricamento dei file, cliccando sul pulsante
Esegui caricamento, il sistema di conservazione effettua una serie di controlli atti a verificare:
- leggibilità;
- integrità;
- corrispondenza del documento alle regole stabilite per la classe documentale di appartenenza, ad esempio controllo sulla validità della firma digitale apposta.
Se l'esito è positivo, si visualizza la schermata
I documenti sono stati versati nella classe scelta e si riceve, all'indirizzo PEC fornito
durante la configurazione del servizio, l'email
rapporto di versamento, con allegato il rapporto di conservazione.
È creato il pacchetto di versamento. I
documenti saranno conservati quando sarà applicata la
regola per la creazione automatica del pacchetto indicata
durante la prima configurazione.
La conservazione è attestata dalla ricezione dell'email
Rapporto di versamento, che indica la creazione del
pacchetto di archiviazione. Per i dettagli
consultare questa guida.
Esito negativo del versamento
Se i controlli, indicati sopra, eseguiti nei documenti versati danno esito negativo, il caricamento non avviene e si riceve, all'indirizzo PEC fornito
durante la configurazione del servizio, l'email di
esito del versamento con allegato un file .xml con il dettaglio dell'errore riscontrato.