9.08 Creazione e gestione fascicoli

Un fascicolo è una aggregazione strutturata e univocamente identificata di documenti già conservati all’interno del sistema. Il presente articolo esemplifica le modalità per creare, ricercare ed eliminare un fascicolo:
 
Di seguito le modalità di creazione di un fascicolo:
  1. autenticarsi sul pannello;
  2. selezionare l’apposita voce in home page: 
  3. alla sezione Gestione fascicoli per l'archivio xxxxx visualizzata selezionare il tasto Nuovo Fascicolo, in alto a destra: 
  4. da Nuovo fascicolo compilare i campi indicati. È obbligatorio indicare solo la voce Identificativo – oggetto fascicolo, contrassegnata da asterisco (la compilazione di ulteriori voci è utile in fase di ricerca di uno specifico fascicolo, IPA titolare e IPA partecipante identificano la Pubblica Amministrazione e la PA partecipante cui fa riferimento il documento);
  5. cliccare su Salva per completare l'operazione:
Il fascicolo creato è visibile alla sezione Gestione fascicoli per l'archivio xxxxx. Per inserire documenti all’interno del fascicolo creato, cliccare su Visualizza in corrispondenza dello stesso, quindi:
  1. alla scermata Fascicolo id=xxxxx scegliere il pulsante Aggiungi file in basso a sinistra:
  2. ricercare i documenti conservati utilizzando i metadati impostati come filtro. Conclusa la ricerca, si visualizza l'elenco di tutti i file che corrispondono ai criteri di ricerca impostati. Per aggiungerli al fascicolo, inserire il flag in corrispondenza del file desiderato quindi cliccare su Aggiungi Selezionati al Fascicolo;
  3. in alternativa, cliccare su + Aggiungi al Fascicolo in corrispondenza del file desiderato senza inserire il flag al nome dello stesso. Si visualizza un messaggio di conferma dell'operazione;
  4. per tornare al fascicolo cliccare su Torna al Fascicolo:
Una volta creato un fascicolo, è possibile scaricare su locale il contenuto, inserire o rimuovere documenti all'interno o eliminarlo. Di seguito i dettagli:
  1. autenticarsi sul pannello;
  2. selezionare l’apposita voce in home page: 
  3. si visualizzano i fascicoli precedentemente creati. È possibile ricercare un singolo fascicolo, inserendo uno o più criteri di ricerca, e cliccando su Filtra;
  4. eliminare un intero fascicolo, utilizzando il pulsante corrispondente. Il sistema chiede conferma dell'operazione;
  5. selezionando Visualizza si accede alla sezione Fascicolo id=xxxxxx:
  6. dalla sezione Fascicolo id=xxxxxx è possibile:
    1. scegliere il tasto Scarica Fascicolo in fondo a sinistra (l'operazione comporta la creazione del relativo pacchetto di distribuzione e il salvataggio dello stesso in locale);
    2. aggiungere ulteriori documenti da Aggiungi file;
    3. eliminare uno più documenti utilizzando il pulsante Rimuovi dal fascicolo:
 
Si ricorda che l'accesso al pannello di Conservazione è inibito e l'utenza bloccata:
  • in caso di inserimento di una password errata per un numero eccessivo di volte consecutive. Si consiglia di eseguire un reset password in caso di smarrimento per evitare il blocco dell'account;
  • se non si modifica la password di accesso ogni 6 mesi. Si consiglia di cambiarla prima della scadenza.
 
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